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Title:
DOCUMENT DISCARDING MANAGEMENT SYSTEM AND DOCUMENT DISCARDING MANAGEMENT METHOD
Document Type and Number:
WIPO Patent Application WO/2008/149744
Kind Code:
A1
Abstract:
It is possible to provide a document discarding management system and a document discarding management method which can confirm/manage that a document has been completely discarded. A document discarding device (10) which discards a document acquires information identifying a document when discarding the document and transmits the information to a document management server (15). The document management server (15) records the information for identifying the document transmitted from the document discarding device (10).

Inventors:
ISHIDERA EIKI (JP)
Application Number:
PCT/JP2008/059798
Publication Date:
December 11, 2008
Filing Date:
May 28, 2008
Export Citation:
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Assignee:
NEC CORP (JP)
ISHIDERA EIKI (JP)
International Classes:
G06K17/00; G06Q10/00; B02C18/06; B02C18/16
Foreign References:
JP2007004431A2007-01-11
JP2006325160A2006-11-30
JP2006209286A2006-08-10
JP2007061722A2007-03-15
JP2006099348A2006-04-13
JP2007034904A2007-02-08
JP2007135174A2007-05-31
JP2006268549A2006-10-05
JP2002120475A2002-04-23
JP2005190365A2005-07-14
Attorney, Agent or Firm:
KATO, Asamichi (20-12 Shin-Yokohama 3-chomeKohoku-ku, Yokohama-shi, Kanagawa, JP)
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Claims:
 書類を破棄する手段と、書類を破棄する際に該書類を特定する情報を取得する手段とを備える書類破棄装置と、
 前記書類破棄装置から前記書類を特定する情報を受信して記録し、書類が破棄されているか否かを管理する書類管理サーバと、を含む書類破棄管理システム。
 前記書類破棄装置は、
 入力された書類の情報を取り込む取り込み部と、
 前記書類の情報から書類を特定する情報を抽出する特定部と、
 前記書類を特定する情報を前記書類管理サーバに送信する通信部と、
 前記入力された書類を破棄する廃棄部と、を備え、
 前記書類管理サーバは、
 書類の状態情報を管理する書類管理データベースに接続され、
 前記書類管理データベースの、前記書類を特定する情報に対応する書類の状態情報を破棄状態に更新する書類破棄管理部を備えること、
 を特徴とする請求項1に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類を特定する情報の少なくとも一部が、バーコード又は2次元コードであること、
 を特徴とする請求項1又は2に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類を特定する情報の少なくとも一部が、紙紋であること、
 を特徴とする請求項1乃至3のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類を特定する情報の少なくとも一部が、書類の画像情報全体であること、
 を特徴とする請求項1乃至4のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類を特定する情報の少なくとも一部が、書類の紙の色であること、
 を特徴とする請求項1乃至5のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類を特定する情報の少なくとも一部が、書類の印刷に用いられたインクの紫外線反射光スペクトルであり、
 前記書類破棄装置は、前記紫外線を照射するランプと、紫外線反射スペクトルを読み取るセンサと、により紫外線反射光スペクトルを取得すること、
 を特徴とする請求項1乃至6のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類を特定する情報が、書類に予め付与されているRFIDのID情報であり、
 前記書類破棄装置は、RFIDリーダ/ライタによりRFIDのID情報を取得すること、
 を特徴とする請求項1乃至7のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類管理データベースは、前記書類を特定する情報とともに、該書類を印刷した人物を特定する情報を登録可能となっていること、
 を特徴とする請求項2乃至8のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類管理データベースは、前記書類を特定する情報とともに、該書類の取り扱い責任者を特定する情報を登録可能となっていること、
 を特徴とする請求項2乃至9のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類管理データベースは、前記書類を特定する情報とともに、該書類の破棄期限を登録可能となっていること、
 を特徴とする請求項2乃至10のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 更に、任意の書類を印刷する際に、前記書類を特定する情報を決定し、前記書類を特定する情報を前記書類管理データベースに記憶する採番機能を有する採番プリンタを含むこと、
 を特徴とする請求項2乃至11のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記採番プリンタは、前記決定した書類を特定する情報を、前記印刷する書類に印刷すること、
 を特徴とする請求項12に記載の書類破棄管理システム。
 前記採番プリンタは、紙紋を読み込むスキャナ機能を有し、
 任意の書類を印刷する際に、前記紙紋を前記書類管理データベースに記憶すること、
 を特徴とする請求項12又は13に記載の書類破棄管理システム。
 前記採番プリンタは、書類の紙の色を読み込むスキャナ機能を有し、
 任意の書類を印刷する際に、前記紙の色を前記書類管理データベースに記憶すること、
 を特徴とする請求項12乃至14のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記採番プリンタは、紫外線を照射するランプと、紫外線反射スペクトルを読み取るセンサと、に接続され、
 任意の書類を印刷する際に、前記ランプとセンサにより得られた紫外線反射スペクトルを前記書類管理データベースに記憶すること、
 を特徴とする請求項12乃至15のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記採番プリンタは、RFIDリーダ/ライタに接続され、
 任意の書類を印刷する際に、前記RFIDリーダ/ライタにより得られたRFIDのID情報を前記書類管理データベースに記憶すること、
 を特徴とする請求項12乃至16のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 前記書類管理サーバは、予め定められた期日までに書類が破棄されていない場合に、前記書類の印刷者又は責任者に対して、前記書類の破棄を促すための電子メールを送信すること、
 を特徴とする請求項1乃至17のいずれか一に記載の書類破棄管理システム。
 請求項1乃至18のいずれか一に記載の書類破棄管理システムの書類管理サーバに接続可能な書類破棄装置であって、
 書類を破棄する際に、該書類を特定する情報を取得する手段と、
 前記書類を特定する情報を前記書類管理サーバに対し送信する手段と、を備えたこと、
 を特徴とする書類破棄装置。
 請求項1乃至18のいずれか一に記載の書類破棄管理システムの書類管理サーバに接続可能な採番プリンタであって、
 任意の書類を印刷する際に、該書類を特定する情報を決定し、前記書類を特定する情報を前記書類管理データベースに記憶する採番機能を備えること、
 を特徴とする採番プリンタ。
 書類を破棄する際に書類を特定する情報を取得する書類破棄装置から、前記書類を特定する情報を受信して記録し、書類が破棄されているか否かを管理することを特徴とする書類管理サーバ。
 書類を破棄する書類破棄装置が、書類を破棄する際に、該書類を特定する情報を取得し、
 前記書類破棄装置と接続された書類管理サーバが、前記書類破棄装置から前記書類を特定する情報を受信して記録すること、
 を特徴とする書類破棄管理方法。
Description:
書類破棄管理システム及び書類 棄管理方法

[関連出願]
 本出願は、2007年6月6日に出願された日本特 出願2007-150395に基づく優先権を主張するも であり、該日本出願の全部を引用により本 に繰込む。
 本発明は機密保持等のため、書類の破棄管 を行う書類破棄管理システム及び書類破棄 理方法に関する。

 機密保持等のため、書類のプリントアウ を行った者を管理するシステムや、プリン アウトした書類をコピーするとモアレ効果 より書類が読めなくなるような特殊な印刷 行う等の書類管理システムが知られている また、特許文献1には、スキャナ機能を有し 、細断してはいけない書類を退避させること のできるシュレッダーが開示されている。

特開2000-42440号公報

 上記文献の開示事項は、引用をもって本書 繰込み記載されるものとする。
 上記した特許文献1に記載のシュレッダーに よれば、廃棄すべきでない書類を細断してし まうことを避けることが可能となるが、破棄 してよいと判断された書類はそのまま細断さ れてしまう。即ち、従来の技術では、ある書 類が確実に破棄されたのか否かを確認する手 段がないという問題点がある。

 本発明は、上記した観点に基づいてなさ たものであって、その目的とするところは ある書類が安全に破棄されたか否かを事後 に確認・管理することのできる書類破棄管 システム及び書類破棄管理方法を提供する とにある。

 本発明の第1の視点によれば、書類を破棄 する際に、該書類を特定する情報を取得する 書類破棄装置と、前記書類破棄装置から前記 書類を特定する情報を受信して記録し、書類 が破棄されているか否かを管理する書類管理 サーバと、を含む書類破棄管理システムが提 供される。

 本発明の第2の視点によれば、前記書類破 棄管理システムの構成要素となる書類破棄装 置、書類管理サーバ、採番プリンタが提供さ れる。

 本発明の第3の視点によれば、下記手順に よる書類破棄管理方法が提供される。書類を 破棄する書類破棄装置が、書類を破棄する際 に、該書類を特定する情報を取得する。次に 、前記書類破棄装置と接続された書類管理サ ーバが、前記書類破棄装置から前記書類を特 定する情報を受信して記録する。

 本発明によれば、書類を破棄した際に、 書類を特定する情報が記録されるため、本 にその書類が破棄されたか否かを確認する とが可能となる。

本発明の第1の実施形態に係る書類破棄 管理システムの構成を表した図である。 本発明の第2の実施形態に係る書類破棄 管理システムの構成を表したブロック図であ る。 本発明の第2の実施形態に係る書類破棄 管理システムの書類管理データベースに登録 される書類管理データの一例を表した図であ る。 本発明の第2の実施形態の動作を説明す るためのシーケンス図である。 本発明に係る書類破棄管理システムの 類管理データベースに登録される書類管理 ータの別の例を表した図である。 本発明に係る書類破棄管理システムの 類管理データベースに登録される書類管理 ータの別の例を表した図である。 本発明の第3の実施形態に係る書類破棄 管理システムの構成を表したブロック図であ る。 本発明の第3の実施形態の動作を説明す るためのシーケンス図である。

符号の説明

 10、20 書類破棄装置
 11、21 取り込み部
 12、22 廃棄部
 13、23 特定部
 14、24 通信部
 15、25 書類管理サーバ
 16、26 書類管理データベース(書類管理DB)
 27 採番プリンタ
 151、251 書類破棄管理部

 始めに本発明の種々の展開可能形態につ て説明する。本発明の書類破棄装置は、入 された書類の情報を取り込む取り込み部と 前記書類の情報から書類を特定する情報を 出する特定部と、前記書類を特定する情報 前記書類管理サーバに送信する通信部と、 記入力された書類を破棄する廃棄部と、を えるものとすることができる。

 書類管理サーバは、書類の状態情報を管 する書類管理データベースに接続され、前 書類管理データベースの、前記書類を特定 る情報に対応する書類の状態情報を破棄状 に更新する書類破棄管理部を備えるものと ることができる。

 前記書類を特定する情報は、バーコード は2次元コード、紙紋、書類の画像情報全体 、書類の紙の色、書類の印刷に用いられたイ ンクの紫外線反射光スペクトル、書類に予め 付与されているRFIDのID情報等から得るものと することができる。これらの一部分のみを用 いて書類を特定可能であれば、その全部を用 いる必要は無い。また反対に、これらを複数 組み合わせて書類を特定するようにしてもよ い。

 前記書類管理データベースには、前記書 を特定する情報のほか、該書類を印刷した 物、該書類の取り扱い責任者、該書類の破 期限を登録可能としてもよい。

更に、任意の書類を印刷する際に、前記書 類を特定する情報を決定し、前記書類を特定 する情報を前記書類管理データベースに記憶 する採番機能を有する採番プリンタを備える ことも好ましい。この採番プリンタに、前記 決定した書類を特定する情報を印刷させるよ うにしてもよい。

 また、前記採番プリンタに、紙紋や書類 紙の色を読み込むスキャナ機能が備えられ いる場合には、書類を印刷する際に、前記 紋や書類の紙の色を前記書類管理データベ スに記憶させる構成も採用できる。また、 記採番プリンタに、紫外線を照射するラン と、紫外線反射スペクトルを読み取るセン と、が接続されている場合には、書類を印 する際に、前記ランプとセンサにより得ら た紫外線反射スペクトルを前記書類管理デ タベースに記憶させる構成も採用できる。 に、前記採番プリンタに、RFIDリーダ/ライ が接続されている場合には、書類を印刷す 際に、前記RFIDリーダ/ライタにより得られた 印刷書類と紐付けられたRFIDのID情報を前記書 類管理データベースに記憶させる構成も採用 できる。

 また、予め定められた期日までに書類が 棄されていない場合に、前記書類の印刷者 は責任者に対して、前記書類の破棄を促す めの電子メールを送信するようにしてもよ 。

 上記した本発明の展開可能形態は、書類 棄管理方法にも同様に展開可能である。

 続いて、本発明の実施形態について図面 参照して詳細に説明する。

[第1実施形態]
 図1は、本発明の第1の実施形態に係る書類 棄管理システムの構成を表した図である。 1を参照すると、本実施形態に係る書類破棄 理システムは、書類破棄装置10と、書類管 サーバ15と、により構成される。書類破棄装 置10は、セットされた破棄対象の書類から、 該書類を特定するための書類特定情報を取 する機能と、書類管理サーバ15に対し、取 した書類特定情報を送信する機能とを備え いる。

 なお、本発明における書類とは、紙やOHP ート等の媒体に出力された文書、図面、帳 類、技術資料、ダンプデータ等が含まれる のとする。また、プリンタや印刷機等によ て印刷される印刷物への適用を想定するが 手書きのメモや研究記録等の書類も管理対 とすることができる。

 上記書類破棄装置10は、例えば、企業等に いて、書類の持ち出し・複写を制限すると もに、配布等された書類は管理者に返納す か、必ず書類破棄装置10で破棄するといった ルールにて運用されるエリア等に好適に設置 される。
 上記書類特定情報としては、破棄対象の書 を特定することのできる各種の情報を用い ことができる。例えば、書類の一部に印刷 れた管理番号、書類の画像情報全体、紙紋 書類の紙の色、印刷に用いられたインクの 外線反射光スペクトル、これらのハッシュ 、あるいは、これらの組み合わせ等を用い ことができる。また、予め書類に印刷して るバーコードや、QRコード(登録商標)等の2 元コードの符号情報、予め書類に貼られて るRFIDタグのID情報等を単体又は上記各種の 報を組み合わせて用いることも可能である

 従って、書類破棄装置10側には、上記書 特定情報の種別に応じた書類特定手段が備 られる。例えば、書類の画像情報全体、紙 、書類の紙の色等を書類特定情報とする場 には、これらを読み取るイメージスキャナ 備えられる。インクの紫外線反射光スペク ルを書類特定情報とする場合には、紫外線 照射ランプと、その反射光を読み取るセン が備えられる。また、書類に予めバーコー や2次元コードを書類特定情報とする場合に 、これらの符号体系の認識アルゴリズムを 載したバーコードスキャナ又は2次元コード スキャナが備えられる。

 書類管理サーバ15は、書類破棄装置10から 書類特定情報を受信して記録し、少なくとも 破棄が確実に行われた書類の情報を管理する 。

 以上のように、本実施形態では、書類破 装置10により破棄した書類の記録が書類管 サーバ15に残るため、少なくとも破棄した書 類を確認することができる。反対に、書類管 理サーバ15に記録が残っていない書類は、書 所有者等の手元に残っているか、正規な手 で破棄されていないことを把握することが きる。

[第2実施形態]
 続いて、上記書類特定情報を書類管理デー ベースにて管理するようにした本発明の第2 の実施形態について図面を参照して詳細に説 明する。図2は、本発明の第2の実施形態に係 書類破棄管理システムの構成を表したブロ ク図である。図2を参照すると、本実施形態 に係る書類破棄管理システムは、書類破棄装 置10と、書類管理サーバ15と、書類管理デー ベース(書類管理DB)16とを含んで構成されて る。

 書類破棄装置10は、入力された書類の情 を取り込む取り込み部11と、細断処理、焼却 処理、溶解処理等により書類を廃棄する廃棄 部12と、取り込み部11によって取り込まれた 報から書類を特定する書類特定情報を読み る特定部13と、書類特定情報を書類管理サー バに送信する通信部14と、を備えている。

 書類管理サーバ15は、書類破棄装置10から 書類特定情報を受信する手段と(図示省略)、 類管理DB16に書類特定情報等を登録し、書類 の破棄を確認可能とする書類破棄管理部151と を備えている。

 書類管理DB16は、発行された各書類の状態 を管理するデータベースである。図3は、書 管理DB16に登録される書類管理データを表し 図である。図3に示すように、書類特定情報 にて特定される書類の状態、破棄日付を記録 することが可能となっている。

 続いて、本実施形態の動作について説明 る。図4は、本実施形態の動作を説明するた めのシーケンス図である。図4を参照すると まず、破棄対象の書類が、書類破棄装置10に セットされると、書類破棄装置10の取り込み 11で入力された書類の情報の取り込みが行 れる(ステップS001)。

 前記書類の情報の取り込みが完了すると 書類破棄装置10の廃棄部12で書類を、例えば 細断して破棄する処理が行われる(ステップS0 02)。

 次に、書類破棄装置10の特定部13で、ステ ップS001で取得した情報から書類特定情報を 出する処理が行われる(ステップS003)。

 上記第1の実施形態でも説明したように、 例えば、書類に予めバーコードや2次元コー が印刷されている場合には、書類画像に対 て当該バーコード認識アルゴリズムや2次元 ード認識アルゴリズムを適用して読み取っ 結果を書類特定情報とすることができる。

 また、紙紋を用いる場合には、紙繊維の ターンを読み取って予め記憶されている紙 維パターンとの比較を行うことで書類特定 報を抽出することもできる。

 また、書類の画像情報の一部又は画像情 全体を用いることも可能であり、予め記憶 れている書類の画像情報の一部又は画像情 全体との比較を行うことで書類特定情報を 出することもできる。

 書類の紙の色を用いる場合には、紙の色 読み取って予め記憶されている紙の色との 較を行うことで書類特定情報を抽出するこ もできる。

 更に、前記取り込み部11で、書類の情報 して、紫外線を照射した際の反射光が取り まれている場合には、この紫外線反射光ス クトルを読み取って予め記憶されているス クトルとの比較を行うことで書類特定情報 抽出することもできる。

 また、書類に予めRFIDが付与されている場 合は、前記取り込み部11で取り込まれたRFIDの ID番号をそのまま書類特定情報として用いる とができる。

 なお、上記書類特定情報を抽出する際の 較において用いる紙繊維パターンや画像情 全体や紙の色や紫外線反射光スペクトルは 書類破棄装置10の内部のメモリ等に記憶し おく構成としてもよいし、書類管理DB16に記 しておき、書類管理サーバ15に照会する構 を取ることも可能である。

 書類破棄装置10の通信部14で、ステップS00 3で抽出した書類特定情報を書類管理サーバ15 に送信する処理が行われる(ステップS004)。

 前記書類特定情報を受信した書類管理サ バ15の書類破棄管理部151は、書類管理DB16に クセスし、書類特定情報に対応する書類の 理データの状態情報を「未破棄」から「破 」に更新するとともに、書類管理サーバ15 部のシステムタイマの値を用いて破棄日時 登録する(ステップS005)。

 上記書類管理DB16に登録された情報は、例 えば、破棄書類一覧/未破棄書類一覧として ライアントの画面や紙媒体に出力すること より、各書類が正規の手続で破棄されてい か否かを確認することができる。

 もちろん、書類特定情報により、上記書 管理DB16に該当データを問い合わせることに より、個々の書類の状態を確認できるように してもよい。

 また、本実施形態によれば、破棄が行わ た日付が書類管理DB16に記録されるため、予 め定められた期日までに書類が安全に破棄さ れたかどうかも確認することが可能となって いる。

 以上の本発明の第2の実施形態を説明した が、書類管理DB16に登録する書類管理データ 以下のような項目を追加することも好まし 。図5は、書類管理データの書類特定情報、 態情報に加えて、当該書類の印刷者情報を 加した例である。印刷者情報としては、例 ば、印刷要求を行った端末のユーザ名や、 類管理責任者から書類配布先として入力さ た氏名情報等を用いることができる。本変 実施形態によれば、書類管理サーバ15から 破棄期限を守らなかった印刷者に書類を破 又は返納するよう電子メール等を送信する とが可能となる。また、印刷者に代え、あ いは、追加して、当該書類の取扱い責任者 登録するようにしてもよい。

 図6は、書類管理データに書類特定情報、 印刷者情報、状態情報に加えて、当該書類の 破棄期限情報を追加した例である。このよう にすれば、破棄期限を守らなかった印刷者を 抽出する作業が容易化される。例えば、図6 例では、「User3」がその所持する書類「A00002 」を破棄していないことを確認することがで きる。ここで、「User3」に対して、書類破棄 置10を用いて破棄するよう促し、「User3」が 、上記のように書類の破棄を行うと、書類「 A00002」の状態情報が「破棄」に更新される。

[第3実施形態]
 続いて、上記第2の実施形態に、書類特定情 報を印刷する機能を備えた採番機能付きプリ ンタ(以下、「採番プリンタ」)を追加した本 明の第3の実施形態について図面を参照して 詳細に説明する。図7は、本発明の第3の実施 態に係る書類破棄管理システムの構成を表 たブロック図である。図7を参照すると、本 実施形態に係る書類破棄管理システムは、書 類破棄装置20と、書類管理サーバ25と、書類 理データベース(書類管理DB)26と、採番プリ タ27と、を含んで構成されている。

 図7の書類破棄装置20、書類管理サーバ25 び書類管理DB26は、それぞれ上記第2の実施形 態の書類破棄装置10、書類管理サーバ15及び 類管理データベース16と、ほぼ同様であるの で、以下、上記第2の実施形態と相違する部 を中心に説明する。

 採番プリンタ27は、書類をプリントアウ (印刷)するときに、予め定める書類特定情報 の生成規則により、書類特定情報を決定し、 書類に印刷するとともに、書類管理サーバ25 介して、前記生成した書類特定情報を含ん 書類管理データを書類管理DB26に新規登録す る採番機能を有するプリンタである。

 続いて、本実施形態の動作について説明 る。図8は、本実施形態の動作を説明するた めのシーケンス図である。図8を参照すると まず、採番プリンタ27が、印刷要求を受けた 書類の書類特定情報を生成し、当該書類の書 類データとともに書類特定情報を印刷する( テップS100)。

 上記書類特定情報としては、バーコード 2次元コードを好適に用いることができる。 書類破棄装置20側での書類特定情報の抽出が 易化される。また、採番プリンタ27が、ス ャナを備えたプリンタである場合には、該 キャナより、画像情報全体や紙紋のパター や紙の色を読み取り、書類管理サーバ25に送 信することもできる。また、紫外線照射する ランプと紫外線反射スペクトルを読み取るセ ンサや、RFIDリーダ/ライタにより、書類特定 報を入力し、書類管理サーバ25に送信する ともできる。

 書類の印刷が完了すると、採番プリンタ2 7は、書類管理サーバ25に対して、前記生成し た書類特定情報を送信する(ステップS101)。

 前記書類特定情報を受信した書類管理サ バ25の書類破棄管理部251は、書類管理DB26に クセスし、書類特定情報によって特定され 書類の書類管理データを新規登録する(ステ ップS102)。

 以下、ステップS103~S107の動作は、上記し 第2の実施形態のステップS001~S005と同様であ る。

 以上、本実施形態によれば、印刷した書 に自動的に書類特定情報を割り当て、書類 理DB26に登録することが可能となり、破棄管 理を行う対照書類の範囲を容易に拡げること が可能となる。

 以上、本発明の好適な実施形態を説明した 、本発明は、上記した実施形態に限定され ものではなく、書類を破棄する際に、該書 を特定するための情報を取得し、該書類特 情報の記録有無によって書類が破棄されて るか否かを管理するという本発明の基本的 術的思想を逸脱しない範囲で、更なる変形 置換・調整を加えることができる。
 例えば、本発明の全開示(請求の範囲を含む )の枠内において、更にその基本的技術思想 基づいて、実施態様ないし実施例の変更・ 整が可能である。また本発明の請求の範囲( レーム)の枠内において、種々開示要素の多 様な組合せ・置換ないし選択が可能である。
 本発明の更なる課題・目的及び展開形態は クレームを含む本発明の全開示事項からも 明らかにされる。