USUARIO EN UN HOTEL

D E S C R I P C I O N

OBJETO DE LA INVENCIÓN

La presente invención es de aplicación para huéspedes/hoteles y usuarios/sitio webs en línea.

Se describe un método en línea que agiliza tanto el proceso de entrada (check- in) como el de salida (check-out) en los hoteles, así como permite al huésped hacer un seguimiento de su consumo durante su estancia en el hotel accediendo a su cuenta desde cualquier dispositivo conectado, y almacenar y tener a disposición un histórico de cuentas pagadas en hoteles.

ANTECEDENTES DE LA INVENCIÓN Hoy en día, los procesos de negocio en los hoteles para la entrega de acceso en la llegada (check-in) y salida de una habitación con su correspondiente pago (check-out) están muy estandarizados, especialmente en grandes cadenas hoteleras con presencia internacional. En cuanto al check-in, un huésped que dispone de una reserva en un hotel se presenta en la recepción entregando un código de reserva o su documento nacional de identidad y/o pasaporte, lo que permite a la recepción del hotel identificar su reserva en los sistemas de gestión. Una vez identificada, la recepción actualiza la reserva con los datos personales del huésped, le asigna un número de cuarto y realiza un bloqueo en su tarjeta de crédito por una cantidad supenor al total de la estancia. Este bloqueo se realiza principalmente para garantizar el pago de la estancia y de los consumos realizados, ya que de esta manera el hotel se evita un impago. En caso que el huésped abandone la habitación del hotel sin avisar, este cargará automáticamente el total de la cuenta contra este bloqueo realizado en la tarjeta. Igualmente, por motivos de segundad es obligatorio que los hoteles tengan un registro de sus huéspedes, introduciendo en sus sistemas de gestión los datos relativos a la documentación de identidad del mismo, además del nombre y apellidos y otros datos personales.

Entre el día de entrada (check-in) y el día de salida (check-out) la cuenta del huésped es actualizada diariamente en tiempo real en los sistemas de gestión del hotel con los consumos diarios realizados por el cliente (bebidas del minibar, llamadas telefónicas, conexión a internet, restaurante, etc).

En relación con el check-out, el día de salida, el huésped acude a la recepción y solicita el check-out indicando el número de la habitación. En recepción imprimen en un folio la cuenta final actualizada con los últimos consumos realizados para que el huésped revise y acepte los consumos presentados. Al aceptar la cuenta, la recepción realiza el cobro contra el bloqueo realizado en la tarjeta de crédito del huésped durante el check-in y se cierra la cuenta en los sistemas de gestión del hotel.

En el mundo de la hostelería, uno de los principales problemas a los que se enfrentan todos los responsables de recepción y directores de hotel es la fila de clientes que se forma en la recepción antes del mediodía para solicitar el check-out de habitaciones. Si el tiempo de espera se alarga (cosa que suele ser habitual en hoteles con mas de 100 unidades de alojamiento) esta espera puede hacer cambiar la opinión positiva acerca del hotel de gran cantidad de huéspedes, justo en el último momento de su estancia. El check-out es uno de los aspectos que más influirá en la repetición de un hotel por parte del huésped. Desde el punto de vista de gestión hotelera, el tiempo empleado en el check- out dura una media de 5 minutos. Mucho más intensivo en recursos del hotel es el tiempo empleado en el check -in, que dura una media de 10 minutos. En el mercado, existen servicios de check -in y check -out hotelero:

- Dependen de un hardware, como puede ser una torre de check -in/ check -out.

- Son específicos para cada cadena hotelera.

- Están vinculados a un número de reserva, cuya memorización complica el uso, frente a login y contraseña vinculado a datos personales.

Estos tres puntos complican y reducen el uso de estos servicios: inversión en hardware, obsolescencia, sistemas distintos para cada cadena. Distintas cadenas internacionales de hoteles han desarrollado servicios de check-out complejos poco orientados al huésped y que solo pueden ser utilizados en los hoteles de la cadena y por clientes que normalmente deben estar adhendos al programa de fidelización de la misma. Todo esto hace que prácticamente no sean usados, tengan un coste elevado por el uso intensivo de equipamiento hardware (torres de check-in/check-out por ejemplo) y por lo tanto, el retorno de la inversión sea prácticamente nulo.

Por otro lado en el mercado existen servicios de check-in en sitio webs donde la seguridad para los receptores y usuarios depende de la veracidad de los datos personales. Actualmente un usuario puede transferir a terceros sus datos personales almacenados en distintos perfiles, por ejemplo es posible loguearse en una web de reservas hoteleras mediante un usuario de Facebook.

Sin embargo cada vez que se hace uso de estos servicios se deben cumplimentar los datos personales, como por ejemplo cada vez que se solicita un webcheck-in en un vuelo, se deben de cumplimentar los datos personales en el sitio web de la aerolínea. Por otro lado es de destacar en el contexto hotelero que los datos de documento nacional de identidad y pasaporte son importantes, y normalmente estos datos son enviados a la policía según la legislación vigente en la mayoría de países.

DESCRIPCIÓN DE LA INVENCIÓN

Las principales características técnicas de la invención son:

- Integración de distintos sistemas de gestión hotelera existentes en el mercado para mostrar de manera online y en tiempo real, los detalles de una cuenta abierta. - Sistema centralizado que permite detectar cuando un usuario registrado tiene una cuenta abierta en los sistemas de gestión de los hoteles. Una vez identificada una cuenta abierta, el software desarrollado la actualiza con los últimos consumos y almacena la cuenta final una vez cerrada en el sistema de gestión hotelera.

- Proceso de validación presencial de documentos nacionales de identidad y pasaportes para garantizar que se muestra la cuenta al usuario registrado que la solicita, dando lugar una base de datos personales validada.

Una primera aplicación de la invención es un servicio de Express check-out para el sector de la hostelería que permite a usuarios registrados:

- visualizar su cuenta abierta cualquier día de estancia en un hotel afiliado al servicio, - solicitar el check-out de su habitación desde cualquier lugar sin necesidad de tener que pasar por la recepción del hotel donde está hospedado, y

- almacenar/recuperar antiguas cuentas cerradas.

Todas estas funcionalidades están disponibles en un espacio personalizado de la plataforma en línea a la que el usuario tiene acceso simplemente introduciendo su login y contraseña que registró previamente en un formulario de alta disponible en la misma.

La presente invención centraliza toda esta información en una única base de datos accesible por cualquier usuario interesado en conocer sus consumos en distintos hoteles. Para poder tener acceso a ella, previamente el usuario debe rellenar un formulario en la plataforma en línea, donde introduce su documento nacional de identidad y pasaporte, entre otros datos personales.

Mediante esta aplicación es posible acceder al detalle actualizado de los consumos de una cuenta abierta (estancia no finalizada) en un hotel en cualquier momento y lugar, desde un dispositivo cualquiera conectado a Internet. El usuario puede visualizar desde cualquier dispositivo conectado a Internet la cuenta de una estancia en curso en el hotel, con consumos actualizados de internet, teléfono, minibar y otros servicios.

El desarrollo software extrae el detalle de consumos de huéspedes almacenados en distintos sistemas de gestión de hoteles.

La información extraída es almacenada, procesada y estructurada para permitir a un usuario registrado en la plataforma en línea visualizar en cualquier momento la información detallada de sus consumos en el hotel desde cualquier dispositivo conectado a Internet usando un identificador vinculado a su documento nacional de identidad y pasaporte. Por motivos de seguridad y privacidad, el usuario registrado debe validar en la recepción de un hotel afiliado su documento nacional de identidad y pasaporte para poder visualizar la información de sus consumos y efectuar el check-out. Este proceso se realiza para garantizar que se muestra la información al usuario registrado que la solicita y evitar suplantaciones de personalidad. De esta manera, sus datos personales como nombre, apellidos, domicilio, numeración y caducidad de los documentos, han quedado verificados de forma presencial en la recepción de un hotel. Es un caso particular de la aplicación anterior, se pone a disposición a los sistemas de gestión de los hoteles de los datos personales almacenados y validados de un usuario registrado en la plataforma en línea, lo que supone un intercambio de información durante los procesos de check-in y check-out entre usuarios registrados y hoteles afiliados a la plataforma en línea.

El empleo de este sistema permite ahorrar recursos a los hoteles dado que no se hace necesario personal extra en momento de hora punta o periodos de alta actividad, mientras que para el usuario también supone un ahorro de recursos, tiempo, ya que puede hacer el check out en cualquier momento y lugar dentro de los parámetros temporales establecidos. El check-out se puede realizar de manera cómoda y sencilla (2 clicks) en cualquier momento y desde cualquier lugar, (un click para acceder a la cuenta y otro para solicitar el check-out), a diferencia de las soluciones de las cadenas hoteleras donde es necesario introducir diferentes datos de la estancia (hotel, día de entrada, día de salida, código de reserva, número de habitación, etc).

La plataforma aporta un acceso seguro y único para poder realizar entradas y salidas en hoteles sin tan siquiera tener que pasar por recepción, de camino al hotel por ejemplo, lo cual resulta especialmente ventajoso en instalaciones de difícil acceso o edificios que carecen de facilidades para personas con discapacidad. En este sentido el método aquí escrito permite a personas con minusvalías o de disminuciones de sus capacidades físicas el poder realizar entrada y salida en hoteles sin tener que llegar hasta la recepción del hotel.

Por otro lado el usuario registrado tiene la posibilidad de solicitar a la plataforma en línea la transferencia de su información personal validada presencialmente al siguiente hotel en el que va se va a alojar. A su llegada al nuevo hotel, el usuario registrado no debe proveer de sus datos personales y el hotel no debe ni tomarlos ni verificarlos, ya que anteriormente otro hotel afiliado los validó.

En el momento de la llegada al hotel, el usuario registrado se encuentra con sus datos validados. Para el hotel afiliado que validó los datos la primera vez, éstos son tan importantes como para el hotel en el que ocurre el nuevo alojamiento (cada noche estos datos son datos enviados telemáticamente a la Policía).

Los datos de documento nacional de identidad y pasaporte son enviados a la Policía normalmente de acuerdo con la legislación vigente en la mayoría de países. La plataforma en línea que se propone dispone de una base de datos personales que incluyen estos datos que son validados de forma presencial por un tercero interesado.

Por otra parte el usuario registrado tiene la posibilidad de solicitar a la plataforma en línea la transferencia de su información personal validada a un sitio web que le requiere dicha información. De este modo, el usuario registrado no debe cumplimentar sus datos personales en el sitio web que los requiere. El sitio web recibe datos reales y validados.

También se puede solicitar la transferencia de información con los datos almacenados en la plataforma en línea. La diferencia es sustancial, ya que todos estos datos almacenados en la plataforma en línea han sido validados presencialmente en una recepción de hotel. Si por ejemplo un usuario registrado en la plataforma en línea y cuyos datos personales, incluyendo documento nacional de identidad y pasaporte, han sido validados, quiere comprar un billete de avión en un sitio web de una aerolínea, en lugar de dar uno a uno sus datos personales, se identifica mediante el login y contraseña de la plataforma oniine. De este modo, sus datos personales validados presencialmente se transfieren desde la base de datos a la de la aerolínea, con consentimiento del usuario registrado.

Este sistema permite una mejora de los procesos de check-out y check-in, así como mejora el recuerdo que el huésped se lleva del hotel en el check-out y de la eficiencia de los recursos hoteleros destinados al check-in.

A diferencia con otras soluciones permite un acceso oniine al detalle actualizado de la cuenta abierta en el hotel durante cualquier día de la estancia en el hotel desde cualquier lugar, facilita un acceso inmediato a las antiguas cuentas pagadas, ya que el servicio permite almacenar el histórico de cuentas de manera que el usuario tiene un acceso inmediato a sus antiguas cuentas sin necesidad de tener que introducir datos extra, reduciendo considerablemente el número de interacciones (llamadas o emails) con el hotel solicitando el detalle de antiguas cuentas cerradas.

Por otra parte el servicio es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. No se precisa la instalación de ningún dispositivo hardware donde por ejemplo, introducir un número de reserva para identificar la cuenta abierta en el hotel, ni estar físicamente dentro del hotel. Una vez registrado el usuario, el desarrollo software de la invención verifica si el usuario tiene cuentas abiertas en alguno de los hoteles afiliados al servicio para mostrarla y almacenarla en el histórico de cuentas. Este sistema de check-out permite eliminar barreras para unlversalizar (disponible en cualquier hotel), estandarizar (siempre de la misma manera) y facilitar al máximo el proceso de check-out (servicio intuitivo y sencillo) en los hoteles.

Por otra parte de acuerdo con el procedimiento de la presente invención se mejora la relación transaccional entre usuarios registrados y empresas afiliadas a la plataforma en línea, permitiendo la transferencia consentida de datos personales validados de los usuarios registrados.

DESCRIPCIÓN DE LOS DIBUJOS

Para complementar la descripción que se está realizando y con objeto de ayudar a una mejor comprensión de las características de la invención, de acuerdo con un ejemplo preferente de realización práctica de la misma, se acompaña como parte integrante de dicha descripción, un juego de dibujos en donde con carácter ilustrativo y no limitativo, se ha representado lo siguiente:

Figura 1.- Muestra un diagrama de bloques del proceso de registro y creación de nuevo usuario en el sitio web. Figura 2.- Representa un diagrama de bloques en el que se muestra el proceso de validación del usuario.

Figura 3.- Muestra un diagrama de bloques con el proceso de identificación del cliente registrado.

Figura 4.- Muestra un diagrama de bloques con el proceso de visualización de la cuenta registrada.

Figura 5.- Muestra un diagrama de bloques en el que se representa el proceso de actualización de lote (batch).

Figura 6.- Muestra un diagrama de bloques en el que se ha representado el procedimiento de solicitud de salida del hotel. Figura 7 - Muestra un diagrama de bloques en el que se ha representado el procedimiento de solicitud de entrada al hotel.

REALIZACIÓN PREFERENTE DE LA INVENCIÓN

Se describe a continuación un modo de realización del método de gestión de operaciones de hospedaje de un usuario en un hotel que constituye el objeto de la presente invención. El método de gestión de operaciones es de aplicación para hoteles que están vinculados y conectados permanentemente a un servidor central de una plataforma, en el que el servidor a su vez comprende una base de datos.

El método comprende las siguientes etapas:

-registro del usuario en la base de datos, donde el registro comprende proporcionar al menos un número de documento identificativo con valor legal,

- asignación mediante el servidor central al usuario de al menos un identificador único vinculado al número de documento identificativo con valor legal,

-almacenamiento en la base de datos de dicho identificador único de usuario,

- generación de un histórico de transacciones realizadas por el usuario mediante identificación del identificador único,

- envío desde el servidor central al menos un primer mensaje a un dispositivo electrónico con capacidad de acceso a redes de comunicación del usuario, donde dicho mensaje comprende los datos almacenados en la base de datos cuando se ha generado al menos el identificador único, - generación por parte del usuario, mediante el dispositivo electrónico con capacidad de acceso a redes de comunicación, de un mensaje de llegada o salida del hotel determinando una estancia o una salida del hotel, en el que dichos mensajes pueden estar cifrados, así como se pueden almacenar en la base de datos junto con respectivos sellos de tiempo,

-envío de dicho mensaje a al menos uno de: servidor central y hotel,

- generación por parte del servidor central u hotel, en función del resultado del paso anterior, de comandos de: cierre de estancia y salida del hotel/inicio estancia y llegada al hotel,

-asignación a dicho usuario mediante el identificador único de una llegada al hotel cuando se determina que el usuario ha llegado al hotel, y

- asignación a dicho usuario mediante el identificador único de una salida del hotel cuando se determina que el usuario ha salido del hotel.

En lo que se refiere a la etapa de asignación de un identificador único, ésta se lleva a cabo mediante al menos de uno de los siguientes procesos:

-generación de números aleatorios a partir del número de documento identificativo y porque comprende desestimar identificadores ya generados anteriormente, y

-vinculación del documento identificativo con al menos una dirección de correo electrónico del usuario.

Por otro lado se contempla adicionalmente que el método incorpore una etapa de validación del número de documento identificativo con valor legal mediante verificación de la identidad del portador del documento identificativo. Esta validación se puede realizar mediante un sistema de identificación biométrica, y el sistema de identificación biométrica puede comprender medios de visión artificial destinados a realizar una toma de datos del documento de identificación de al menos uno de: firma, foto y número de documento y/o imagen del rostro del usuario para verificación de identidad.

El método comprende asimismo el paso de revisión del histórico de transacciones para verificar si se ha realizado la validación. En el caso de que se detecte que no se ha realizado esa validación entonces se solicita al usuario realizar dicha validación.

Por otra parte a efectos de seguridad y para detectar posibles impagos tras la salida del hotel, se ha previsto que el método incorpore la operación de establecer una alarma cuando el mensaje de salida de hotel se genera a una hora y/o día distinto de una hora y día de salida establecidos previamente.

El sistema permite identificar la entrada o salida del hotel del usuario y en el caso de que la ubicación geográfica del hotel y la ubicación geográfica del usuario sean distintas, entonces dichas ubicaciones son determinadas mediante geolocalización del dispositivo electrónico con capacidad de acceso a redes de comunicación del usuario.

El método comprende adicionalmente la etapa de envío de los datos de usuario presentes en la base de datos a un hotel de destino seleccionado por el usuario.

Asimismo el método incorpora adicionalmente la etapa de revisión por parte del usuario de las transacciones asignadas, revisión que se realiza mediante acceso desde el dispositivo electrónico con capacidad de acceso a redes de comunicación comunicando con el servidor central. De este modo el método permite al huésped hacer un seguimiento de su consumo durante su estancia en el hotel, accediendo a su cuenta desde cualquier dispositivo conectado así como almacenar y tener a disposición un histórico de cuentas pagadas en hoteles.