« Enveloppe postale pour envoi en recommandé avec accusé de réception, procédé de réalisation associé et équipement de traitement de telles enveloppes »

La présente invention concerne une enveloppe postale pour envoi en recommandé avec accusé de réception. Elle vise également un procédé de réalisation de cette enveloppe, ainsi qu'un équipement pour traiter de telles enveloppes.

Le domaine de l'invention concerne les enveloppes postales utilisées pour des envois de documents ou d'objets en recommandé, avec ou sans accusé de réception.

L'envoi d'un pli ou d'une lettre recommandée par un particulier nécessite actuellement de remplir une liasse de mise à disposition dans les bureaux de poste et de la remettre avec le pli ou la lettre à un préposé, qui va ensuite coller cette liasse sur une face du pli et remettre à l'expéditeur un premier feuillet de la liasse collée, qui constitue une preuve du dépôt.

Dans les entreprises et les administrations, où des quantités importantes de lettres recommandées sont envoyées quotidiennement, un temps considérable est employé à apposer et coller des liasses pour envoi recommandé sur des plis tels que des notifications ou des mises en demeure.

Il existe déjà un produit appelé « ^" Prêt à recommander Suivi » commercialisé en France par La Poste. Ce produit est proposé sous la forme d'un document à plat pliable en deux, comprenant une face interne sur laquelle il est possible d'écrire un message ou que l'on peut insérer dans une imprimante, et une face externe comprenant (i) un premier volet sur lequel est collée une liasse comprenant un feuille détachable de preuve de dépôt et une feuille fixe d'identification de suivi incluant deux papillons amovibles comprenant des codes -barre d'identification pour le suivi de la lettre, et un second volet sur lequel est collé un accusé de réception détachable.

Ce produit postal, qui assure à la fois une fonction de suivi et une fonction de recommandé avec accusé de réception, n'est cependant pas

adapté pour l'envoi de documents qui ne peuvent être imprimés directement et qui impliquent l'utilisation d'une enveloppe pour les contenir. Il existe donc un besoin pour un nouveau produit postal permettant d'envoyer des plis en recommandé d'une façon plus aisée et plus souple que les solutions actuelles.

Par ailleurs, un problème majeur rencontré par le système actuel des envois e recommandé avec accusé de réception réside dans le fait que si la preuve de réception est effectivement bien apportée à l'émetteur d'un envoi grâce au retour du volet « AR », il n'en demeure pas moins impossible pour le récepteur de prouver que l'enveloppe recommandée qu'il a reçu contenait bien le même contenu que celui que l'émetteur prétendait lui avoir envoyé.

Il en résulte des litiges fréquents entre émetteur et destinataire qui portent ainsi sur le contenu de l'enveloppe et qui ne peuvent être résolus du fait de la faiblesse intrinsèque du mode actuel d'envoi en recommandé. Le but de l'invention est de remédier à ces inconvénients en proposant un nouveau concept d'enveloppe postale pour recommandé avec accusé de réception, qui procure à la fois une simplification de l'utilisation de cette enveloppe et en même temps un moyen imparable de preuve sur le contenu de cette enveloppe. Cet objectif est atteint avec une enveloppe postale pour envoi en recommandé avec accusé de réception, comprenant :

- un premier volet comportant une première ouverture pour y introduire un document et des premiers moyens pour fermer cette première ouverture,

- un second volet comportant une seconde ouverture pour y introduire une copie dudit document, et des seconds moyens pour fermer cette seconde ouverture, lesdits premier et second volets étant maintenus l'un contre l'autre par des moyens d'attache amovibles et reliés l'un à l'autre par des moyens de liaison détachables, et

- une liasse de documents autoduplicants détachables incluant chacun une zone « expéditeur » et une zone « destinataire », ladite liasse de documents étant fournie fixée sur une zone prédéterminée d'une face externe de l'un desdits premier ou second volets.

Les moyens d'attache amovible peuvent être réalisés par des technique connues, notamment des bandes ou revêtements adhésifs.

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Les particuliers, entreprises et administrations peuvent désormais ^' disposer d'une enveloppe postale dans laquelle la fonction de recommandé est réellement intégrée, ce qui contribue à une réduction considérable des temps de traitement. Par ailleurs, une telle enveloppe est utilisée de telle façon qu'un premier volet reste en possession du destinataire qui peut l'ouvrir et accéder à son contenu, tandis que l'autre volet est retourné à l'émetteur.

On entend ici par liasse de documents une superposition ou un empilement de feuilles reliées entre elles, quel que soit le mode de liaison entre elles.

La liasse de documents autoduplicants détachables comprend de préférence un document de preuve de dépôt superposé à un document d'avis de passage, et un document d'accusé de réception disposé sous le document d'avis de passage. L'enveloppe postale selon l'invention peut en outre comprendre, directement sur sa face avant, une première zone vierge disposée sensiblement sous les zones « destinataire » des documents autoduplicants détachables, ainsi qu'une seconde zone vierge disposée sensiblement sous les zones « expéditeur » des documents autoduplicants détachables. Dans une première version d'une enveloppe selon l'invention, la liasse de documents autoduplicants détachables est située dans la partie droite de la face avant de ladite enveloppe.

Dans une seconde version d'une enveloppe selon l'invention, la liasse de documents autoduplicants détachables est située dans les parties gauche et droite de ladite enveloppe.

Dans une forme particulière de réalisation d'une enveloppe selon l'invention, la liasse de documents autoduplicants détachables comprend en outre une partie latérale solidaire des moyens de fermeture.

Chaque document de la liasse peut en outre avantageusement comprendre une zone pour recevoir des données de transmission de l'enveloppe, notamment sous la forme d'un code barre, et la face avant de l'enveloppe comprend en outre une zone pour recevoir ces informations d'identification et/ou de datation uniques.

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Ces informations d'identification et/ou de datation sont générées au moment du traitement des enveloppes par les services postaux et vont permettre d'authentifier un envoi et son contenu à une date certaine.

Le format de ces informations d'identification et/ou de datation peut correspondre à des normes ou réglementations en vigueur, mais peut aussi être propriétaire. La génération des informations d'identification et/ou de datation peut mettre en œuvre des algorithmes connus et publics ou à l'inverse utiliser des techniques de codage et/ou de cryptographie.

Les moyens de liaison détachable comprennent par exemple un piquetage disposé sur une pliure reliant des deux volets.

Les informations d'identification peuvent être transférées de manière irréversible sur le document et sa copie, par exemple par piquetage ou impression par un faisceau laser. Lé les informations d'identification peuvent être transférées par impression de données alphanumériques sur le document et sa copie.

Suivant un autre aspect de l'invention, il est proposé un procédé pour réaliser une enveloppe postale pour envoi en recommandé selon l'invention, comprenant :

- une réalisation de deux premier et second volets comportant chacun une première et une seconde ouverture agencée pour recevoir respectivement un document et sa copie, ces deux volets étant reliés de manière détachable,

- une impression d'une face externe de l'un desdits volets d'une enveloppe comprenant une ouverture pour y introduire un ou plusieurs documents et des moyens pour fermer cette ouverture, et

- une fixation, sur ladite face externe, d'une liasse de documents autoduplicants détachables incluant chacun une zone « expéditeur » et une zone « destinataire ».

Suivant encore un autre aspect de l'invention, il est proposé un équipement pour traiter, une enveloppe postale pour envoi en recommandé avec accusé de réception, cette enveloppe étant pourvue de deux volets agencés pour recevoir respectivement un document et une copie dudit document, comprenant des moyens d'affranchissement de ladite enveloppe

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- 5 - et des moyens pour transférer sur chacun desdits volets des informations d'identification et/ou de datation communes aux deux volets.

Ces moyens de transfert peuvent être de préférence agencés pour transférer de manière irréversible les informations d'identification sur le document et sur sa copie.

D'autres avantages et caractéristiques de l'invention apparaîtront à l'examen de la description détaillée d'un mode de mise en œuvre nullement limitatif, et des dessins annexés sur lesquels :

- la figure 1 illustre un premier exemple de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention ;

- La figure IA illustre une variante de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention, dans laquelle le second volet est pourvu d'une zone d'accusé réception ;

- la figure 2 illustre un second exemple de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention ;

- les figures 3A à 3C illustrent différentes étapes de l'utilisation et du traitement d'une enveloppe selon l'invention ;

- La figure 4 illustre un processus d'envoi d'un document en recommandé avec accusé de réception, mettant en œuvre une enveloppe postale selon l'invention ;

- la figure 5 illustre un mode particulier de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention ; et

- la figure 6 illustre au sein d'un même schéma synoptique deux exemples particulier de mise en œuvre du procédé de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention.

On va maintenant décrire, en référence à la figure 1, un premier exemple de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention.

Une enveloppe postale 1 selon l'invention comprend, en référence à la figure 1, un premier volet IA et un second volet IB relié entre eux par une pliure 20.

Chaque volet IA, IB comporte une ouverture 2A, 2B pour introduire respectivement un document ou un pli et sa copie, un rabat 3A, 3B pour refermer l'enveloppe, une face externe 4A et une face interne 4B qui peut inclure le mode d'emploi de cette enveloppe.

La face externe 4A comprend, dans sa partie droite, une zone « active » 13 sur laquelle est fixée une liasse 7 de documents ou formulaires destinée à l'envoi en recommandé de l'enveloppe, un préaffranchissement 6, et une zone d'identification 16 dans laquelle est imprimé un code barre de transmission unique, et dans sa partie gauche, une zone 15A prévue pour recevoir une information d'identification et/ou de datation, et éventuellement une zone « publicitaire » 5 prévue pour recevoir un message publicitaire.

L'information d'identification et/ou de datation II, inscrite de manière irréversible dans la zone 15A et sur les documents DA, DB contenus dans chacun des volets IA, IB, peut par exemple comporter une donnée numérique ou alphanumérique unique générée séquentiellement ou selon un algorithme dédié et une indication de date.

La liasse 7 de documents comprend les formulaires ou volets suivants :

- un formulaire ou volet 10 de preuve de dépôt,

- un formulaire ou volet 11 d'avis de passage,

- un formulaire ou volet 12 d'accusé de réception.

Chacun de ces formulaires ou volets comprend une zone « expéditeur » et une zone « destinataire ». Le formulaire 10 situé le premier dans la liasse 7 est prévu pour recevoir dans ces deux zones respectivement des informations sur l'expéditeur et sur le destinataire de l'enveloppe, sous forme d'inscription autographe, soit par impression à partir d'un équipement informatique. La zone active 13 comprend en outre un cadre « expéditeur » et un cadre « destinataire » directement imprimés et situés sensiblement sous les zones « expéditeur » et « destinataire » des formulaires de la liasse

Les formulaires 10, 11 et 12 sont réalisés dans un matériau autoduplicant ou autocopiant conventionnel, permettant une reproduction des informations « expéditeur » et « destinataire » dans les zones correspondantes des formulaires 11 et 12 et dans les cadres correspondants de la zone active 13.

Les formulaires 10, 11 et 12 présentent des largeurs croissantes, de façon à fournir sur le bord droit de la liasse 7 des languettes signalant les fonctions respectives des formulaires.

En référence à la figure IA qui illustre une variante de réalisation, l'enveloppe postale 100 comporte deux volets détachables 100A, 100B, et une zone d'accusé de réception disposée sur la face interne du second volet

100B. La face externe du premier volet 100A est pourvue d'une liasse 70 pouvant comprendre ou non un document d'accusé de réception.

Il est à noter que la zone d'accusé de réception prévue sur la face interne du second volet pourrait tout aussi bien être remplacée par une document d'accusé réception fixé de manière détachable sur l'une des faces de ce second volet.

Dans un second exemple de réalisation illustré par la figure 2, l'enveloppe postale l', pourvue de deux volets IA', IB', comporte une liasse de documents 7' qui d'étend sensiblement sur les parties gauches et droite de la face externe du premier volet IA' de l'enveloppe, avec une zone « expéditeur » située dans la partie gauche et une zone « destinataire » située dans la partie droite.

On va maintenant décrire, en référence aux figures 3A à 3C, un premier exemple d'utilisation d'une enveloppe postale selon l'invention.

Un utilisateur expéditeur, après avoir inséré un document dans le volet IA une enveloppe postale 1 selon l'invention et une copie de ce document dans le second volet IB et refermé ces deux volets, remplit les deux cadres « expéditeur » et « destinataire » du formulaire 10. Un préposé des services postaux oblitère le pré-affranchissement, détache (I) le formulaire 10 et le remet à l'expéditeur à titre de preuve de dépôt.

L'enveloppe postale 1, qui comprend alors (II) sur la face externe de son premier volet IA le formulaire 11 d'avis de passage, est traitée dans les réseaux de transport et de tri de courrier. Au cours de ce traitement, une information d'identification et/ou de datation II est transférée de manière irréversible sur chacun des volets et sur les documents DA, DB contenus respectivement dans ces deux volets.

Ensuite, le seul volet IA est distribué (III) au destinataire par un préposé à la distribution qui remet alors le formulaire 11 en tant qu'avis de

passage (IV). Si le distributeur accepte l'enveloppe, il signe alors le document 12 d'accusé de réception qui est retourné vers l'expéditeur. Le volet IA ne contient alors plus de formulaire (V), mais sa zone active 13 contient les deux cadres « expéditeur » et « destinataire » remplis. On va maintenant décrire, en référence à Ia figure 4, un processus global de traitement d'enveloppes postales selon l'invention, avec deux options 1, 2 correspondant respectivement à une première configuration d'enveloppe correspondant à la figure 1 et à une seconde configuration d'enveloppe correspondant à la figure IA. On considère un émetteur qui insère (α) dans les deux volets IA, IB d'une enveloppe 1 selon l'invention, respectivement un document DA et une copie DB de ce document. Il scelle (β) l'enveloppe 1, mentionne le nom et l'adresse d'un destinataire, et l'envoie par un réseau postal vers ce destinataire. Lors du dépôt de cette enveloppe, il reçoit du bureau récepteur un récépissé 10 de preuve de dépôt issu de la liasse autoduplicante.

Il peut s'agir, soit d'une enveloppe 1 comprenant un document d'accusé de réception dans sa liasse de documents fournie fixée sur la face externe du premier volet (option 1), soit d'une enveloppe 100 comprenant du document d'accusé de réception fixée sur la face interne du second volet.

Un équipement de traitement EA procède (δ) alors à l'oblitération de l'enveloppe, puis au transfert irréversible d'une information d'identification et/ou de datation II dans une cartouche d'identification 15A sur la face externe du volet IA et sur les deux documents DA, DB. Ce transfert irréversible peut être réalisé soit sous forme mécanique au moyen d'un ensemble d'aiguilles, soit sous forme optique au moyen d'un faisceau laser, soit encore au moyen de revêtements autoduplicants sur les surfaces des internes et/ou externes des volets, soit encore par des moyens de transfert thermique. Pour cela, on pourra avantageusement mettre en œuvre des techniques éprouvées pour le traitement des enveloppes Soleau par l'Institut National de la Propriété Industrielle.

Dans l'option 1, les deux volets IA, IB sont ensuite séparés par un moyen mécanique (non représenté) tel qu'un couteau ou tout autre moyen équivalent. Le volet IA muni de l'information d'identification II est ensuite

remis au destinataire qui, après avoir accepté ce volet et signé le récépissé de preuve de réception 12 (retourné à l'émetteur, étape η), peut accéder au contenu DA. Le volet IB, lui aussi muni de manière irréversible de la même information d'identification II, a été retourné par les services postaux à l'émetteur qui est alors prié de conserver ce volet IB scellé. Dès lors que ce volet IB aurait été ouvert, l'émetteur perdrait alors la validité de son envoi en recommandé.

Dans l'option 2, le facteur apporte au destinataire l'enveloppe complète affranchie et identifiée. Il détache devant lui les deux volets et lui fait signer le document d'accusé de réception fixé sur le second volet. Il remet au destinataire le premier volet, l'avis de passage et il récupère le second volet pourvu du document d'accusé de réception dorénavant signé. Ce second volet 100B est retourné par voie postale à l'émetteur.

Ainsi, à l'issue du processus de traitement, chaque partie est détenteur d'un document DA (le destinataire) ou DB (l'émetteur) qui est marqué de manière irréversible et non altérable par une information d'identification unique et commune aux deux volets.

L'identité entre les deux documents sera dès lors indispensable pour que la transmission postale en recommandé puisse être déclarée authentique.

Ainsi, si un émetteur veut apporter la preuve qu'un destinataire a bien reçu un contenu correspondant à ce qu'il assure lui avoir envoyé, il pourra requérir auprès d'un tribunal ou de toute autre instance arbitrale ou de médiation, la communication par le destinataire du document DA qui sera alors comparé au document DB que l'émetteur a reçu des services postaux après séparation des deux volets. La comparaison des informations d'identification et de datation présentes sur chacun des deux documents permettra d'établir formellement que le contenu reçu était bien identique à celui envoyé. A l'inverse, si un destinataire souhaite démontrer la réalité du document qu'il a effectivement reçu, il pourra requérir auprès d'un tribunal ou de toute autre instance d'arbitrage ou de médiation, la communication par l'émetteur du volet IB scellé dont le contenu DB sera alors comparé au document DA contenu dans le volet IA que ce destinataire a reçu. Si ces

deux contenus sont différents et/ou s'avèrent marqués par des informations d'identification différentes, cet envoi en recommandé sera invalidé.

On peut aussi prévoir, en référence à la figure 5, un mode particulier de réalisation d'une enveloppe postale 100' selon l'invention comportant deux volets 100A', 100B' et pourvue d'une liasse 700 dans laquelle le formulaire ou volet 120 d'accusé de réception est prolongé d'une bande 71 collée au rabat de fermeture 3A du volet IA de l'enveloppe et débordant ce rabat. Cette bande 71 comporte une mention « AR » et comprend à son extrémité une zone adhésive prévue pour la fixer sur la face arrière de l'enveloppe lorsque le rabat de fermeture 3A est fixé en position fermée.

Cette bande assure une fonction de scellement de l'enveloppe jusqu'à ce que le volet 120 d'accusé de réception soit détaché par le préposé au moment du retrait de l'enveloppe postale par le destinataire. Pour faciliter ce détachement, une ligne de prédécoupage 72 peut être prévue sur le volet 120 au niveau du pli du rabat de fermeture 3.

On va maintenant décrire, en référence à la figure 6 et à titre d'exemple non limitatif, un mode particulier de mise en œuvre d'un procédé de réalisation d'une enveloppe postale selon l'invention. Une chaîne 50 d'approvisionnement en continu d'enveloppes postales à deux volets est équipée d'une unité 51 d'impression de la face avant de ces enveloppes, cette unité d'impression 51 étant programmée pour imprimer un code barre d'identification unique sur chaque enveloppe.

Une chaîne d'alimentation 54 en liasses 7 de formulaires autoduplicants est pourvue d'une unité d'impression 53 programmée pour imprimer le code barre d'identification correspondant à celui sur lequel cette liasse va être apposée.

A la jonction entre les deux chaînes, une unité 52 est prévue pour apposer et fixer les liasses 7 sur les faces avant des enveloppes postales qui sont ensuite acheminées vers une unité de conditionnement. Bien sûr, l'invention n'est pas limitée aux exemples qui viennent d'être décrits et de nombreux aménagements peuvent être apportés à ces exemples sans sortir du cadre de l'invention. En particulier, le format et le matériau constitutif des enveloppes postales peuvent être quelconques.