Transaktionssystem für Beförderungsleistungen und Verfahren zum Befördern und Abrechnen von Sendungen

Beschreibung:

Die Erfindung betrifft ein TransaktionsSystem zum Verarbeiten von Transaktionsinformationen von wenigstens einem Transport¬ unternehmen, mit einem Mittel zum Erfassen von versandrelevan- ten Daten, einem Mittel zum Übertragen der versandrelevanten Daten als Datentelegramme und mit einem Abrechnungsmodul.

Die Erfindung betrifft ferner ein Verfahren zum Befördern von Transportgütern, wobei eine Abrechnung von Transportleistungen erfolgt.

Ein gattungsgemäßes Versandtransaktionssystem sowie ein gat¬ tungsgemäßes Verfahren sind aus der Europäischen Patentschrift EP 0 938 715 Bl sowie ihrer deutschen Übersetzung DE 697 07 009 T2 bekannt.

Das gattungsgemäße Versandtransaktionssystem sieht eine Um¬ gebung zum Verarbeiten von Transaktionsinformationen mehrerer Absender und Versandunternehmen vor. Dieses bekannte Versand- transaktionssystem weist einen zentralen Prozessor auf, der auf Transaktionsinformationen anspricht, Berechtigungsprofil- kriterien abspeichert und feststellt, ob die Transaktions¬ informationen den Berechtigungsprofilkriterien entsprechen, wobei die Berechtigungsprofilkriterien Informationen über autorisierte Benutzer enthalten.

Es ist wünschenswert, ein Versandtransaktionssystem bereitzu¬ stellen, das sowohl einen möglichst geringen Aufwand erfordert

als auch eine schnelle und zeitnahe Abrechnung von Beför¬ derungsleistungen ermöglicht.

Erfindungsgemäß wird ein Versandtransaktionssystem nach Anspruch 1 bereitgestellt.

Die Erfindung beinhaltet ferner ein Verfahren zum Befördern und Abrechnen von Transportgütern gemäß Anspruch 7.

Vorteilhafte Weiterbildungen des Versandtransaktionssystems sind in der nachfolgenden Beschreibung offenbart und Gegen¬ stand der Patentansprüche 2 bis 6.

Bevorzugte Ausführungsformen des Verfahrens sind gleichfalls nachfolgend offenbart und ferner Gegenstand der Ansprüche 8 bis 17.

Die Erfindung sieht vor ein Transaktionssystem zum Verarbeiten von Transaktionsinformationen so auszugestalten, bzw. ein Ver- fahren zum Transportieren und/oder Abrechnen von Transport¬ dienstleistungen so auszugestalten, dass eine Abrechnung für eine oder mehrere Transporteinheiten erfolgt, dass zu den Transporteinheiten gehörende versandrelevanten Daten erfasst und an ein Abrechnungsmodul weitergeleitet werden.

Die Weiterleitung der versandrelevanten Daten an das Abrech¬ nungsmodul erfolgt in einer besonders bevorzugten Ausführungs- form der Erfindung in Datentelegrammen.

Bei der Transporteinheit handelt es sich vorzugsweise um ein

Behältnis für eines oder mehrere Transportgüter und/oder ein digitales Abbild des Behältnisses, beispielsweise eine der Sendungseinheit zugeordnete Identifikationsangabe.

Das Abrechnungsmodul ist so ausgestaltet, dass es einen Spei¬ cher enthält, der einen geschützten Bereich aufweist, der ein nachträgliches Ändern und/oder Löschen von gespeicherten In¬ formationen verhindert.

Ein wichtiges Beispiel einer Information, die vor einem nach¬ träglichen Ändern und/oder Löschen möglichst geschützt sein sollte, ist eine für die Transporteinheit ermittelte vorläufi¬ ge Abrechnungsinformation.

Es ist besonders vorteilhaft, dass die vorläufige Abrechnungs- information bei Eintritt eines Ereignisses in eine endgültige Abrechnungsinformation umgewandelt wird.

Eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung zeich¬ net sich dadurch aus, dass ein Gewicht von in den Transport¬ einheiten befindlichen Transportgütern berücksichtigt wird.

Ferner ist es zweckmäßig, dass bei der Abrechnung der Trans- portleistung eine zu erwartende Anzahl von in den Transport¬ einheiten befindlichen Transportgütern berücksichtigt wird.

Eine besonders vorteilhafte Ausgestaltung der Erfindung sieht vor, dass wenigstens ein Teil der Transportgüter Postsendungen sind.

Hierbei ist es besonders zweckmäßig, dass die Abrechnung in Abhängigkeit von einer Sendungseinheit und/oder in Abhängig¬ keit von einer Sendungskategorie und/oder in Abhängigkeit von mehreren Sendungskategorien erfolgt.

Eine Einteilung von Postsendungen in verschiedene Sendungska¬ tegorien ist grundsätzlich bekannt und trägt dem unterschied¬ lichen Bearbeitungsaufwand bei weiteren Bearbeitungsschritten,

beispielsweise der Sortierung in Briefzentren und der Auslie¬ ferung, Rechnung.

Die Vorteile der Erfindung lassen sich jedoch auch außerhalb des Transportes von Postsendungen erzielen.

Beispielsweise ermöglicht die Erfindung eine Abrechnung der Transportleistungen mit einem möglichst geringen Bedarf an zu speichernden Informationen.

Die Erfindung ermöglicht ferner eine schnelle Abrechnung von Versandleistungen.

Ferner ist es möglich, die Erfindung für eine zeitnahe Abrech- nung von Versanddienstleistungen einzusetzen.

Ein weiterer durch die Erfindung erzielbarer Vorteil ist, dass sie eine schnelle und zuverlässige Datenspeicherung ermög¬ licht.

Außerdem ist es erfindungsgemäß möglich, ein Computersystem mit einem möglichst geringen Speicherbedarf einzusetzen.

Außerdem kann durch den Einsatz der Erfindung der Datenüber¬ tragungsaufwand verringert werden.

Die Erfindung eignet sich für einen Einsatz bei der Beförde¬ rung und/oder Abrechnung beliebiger Transportgüter.

Da die Erfindung insbesondere eine Abrechnung einer Vielzahl von Sendungen, insbesondere von massenhaft verschickten Sen- ^• düngen ermöglicht, ist es besonders vorteilhaft, sie zur Ab¬ rechnung von Postsendungen einzusetzen.

Ein besonders bevorzugter Einsatz der Erfindung betrifft eine Abrechnung zwischen wenigstens zwei Transportunternehmen.

Ein derartiger Einsatz erfolgt in einer besonders bevorzugten Ausführungsform der Erfindung dadurch, dass eine Abrechnung in Abhängigkeit von einem vorgesehenen Transportweg erfolgt.

Weitere Vorteile, Besonderheiten und zweckmäßige Weiterbil¬ dungen der Erfindung sind Gegenstand der Unteransprüche und der nachfolgenden Darstellung bevorzugter Ausführungsbeispiele anhand der Zeichnungen:

Von den Zeichnungen zeigt :

Fig. 1 eine Prinzipdarstellung von Relationen zwischen ein¬ zelnen Modulen des erfindungsgemäßen Transaktions- Systems;

Fig. 2 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess- integration Endvergütung - Statistik;

Fig. 3 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess- integration Endvergütung - Transportabrechnung;

Fig. 4 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess¬ integration BdV-Wesen - Transportabrechnung;

Fig. 5 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess¬ integration BdV-Wesen - Abrechnung Endvergütungen;

Fig. 6 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess- integration BdV-Wesen - Nachforschung/Ersatz;

Fig . 7 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess - integration BdV-Wesen - Statistik und

Fig . 8 eine Prinzipdarstellung von Modulen für eine Prozess¬ integration zur Nachforschung/zum Ersatz - Abrechnung Endvergütung und Transport abrechnung .

Obwohl die Erfindung sich grundsätzlich auch für einen Einsatz innerhalb eines einzelnen Transportunternehmens eignet , ist es besonders zweckmäßig , die Erfindung für eine Abrechnung zwi ¬ schen verschiedenen Transportunternehmen einzusetzen .

So ist es beispielsweise möglich, Leistungen zwischen ver- schiedenen Speditionen abzurechnen .

Es ist besonders vorteilhaft , die Erfindung für Transportvor¬ gänge und/oder Abrechnungsvorgänge von Transportunternehmen einzusetzen, die große Sendungsmengen transportieren . Dies ist beispielsweise bei der Abrechnung zwischen verschiedenen Post- unternehmen einzusetzen . Insbesondere bei einem Transport von Postsendungen, die Einzugsbereiche verschiedener Postunterneh¬ men erreichen, ist die Erfindung besonders vorteilhaft .

Die nachfolgend dargestellte besonders bevorzugte Ausführungs- form der Erfindung betrifft ein integriertes System mit Ver¬ fahren zur Abrechnung von postalischen Leistungen zwischen Postgesellschaften einerseits und andererseits der Abrechnung von Dienstleistungsunternehmen, welche den postalischen Ver- sand zwischen den Postgesellschaften vornehmen .

Besonders bevorzugte Ausführungsformen der Erfindung enthalten eines oder mehrere der nachfolgend dargestellten Module .

Durch einen Einsatz von einem oder mehreren der dargestellten Module ist eine automatisierte Handhabung von verschiedenen Abrechnungsprozessen möglich.

Beispiele für derartige Abrechnungsprozesse sind:

- Abrechnung Endvergütung für postalischen Versand; Transportabrechnung für postalischen Versand;

- BDV-Wesen als standardisierter Korrekturprozess; - Nachforschung / Ersatz für die Be- und Abrechnung von verlo¬ renen/beschädigten Sendungen;

Erstellung einer Statistik im Rahmen der Entgeltfindung für die Abrechnungsprozesse entsprechend vorgegebener Abrech¬ nungskriterien.

Nachfolgend wird ein besonders bevorzugtes erfindungsgemäßes Verfahren als SICMA (System for international cargo and mail accounting) bezeichnet.

Ein derartiges System eignet sich insbesondere für eine Ab¬ rechnung von internationalen Versandleistungen, vorzugsweise zwischen verschiedenen Postunternehmen. Die dargestellten Aus¬ führungsbestandteile und Vorteile sind jedoch auch bei einem Transport und/oder einer Abrechnung innerhalb eines Landes, sowie innerhalb eines einzelnen Transportunternehmens einsetz¬ bar. Ein Einsatz bei Postunternehmen ist gerade wegen des dort vorhandenen besonders hohen Sendungsaufkommens besonders vor¬ teilhaft.

Ein Beispiel einer zusätzlich zu der Abrechnungsinformation speicherbaren logistischen Information ist eine Belegiden¬ tifikation.

Mit der Belegidentifikation kann auch die Abrechnungsinfor- mation gespeichert werden, welche in den Abrechnungsbeleg ein¬ geflossen ist (progressive und retrograde Nachvollziehbar¬ keit) .

Derartige Informationen stellen eine besonders bevorzugte Aus¬ führungsform der erfindungsgemäßen vorläufigen Abrechnungsin¬ formation dar.

Ferner ist es zweckmäßig, dass mit der Abrechnungsinformation der Status der Abstimmung gespeichert wird, so dass sich dar¬ aus die Änderbarkeit im Sinne einer vorläufigen oder abschlie¬ ßenden Abrechnung erkennen lässt.

Eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung zeich¬ net sich dadurch aus, dass mit der Abrechnungsinformation der Status des Beleges gespeichert wird, so dass daraus die weite¬ re Belegverarbeitung gesteuert werden kann (hiermit ist ge¬ meint, dass der Status eines Abstimmungsbeleges die vor- und nachgelagerten Prozesse beeinflusst. Beispiel: So lange der

Beleg x noch nicht erzeugt wurde, können Daten in den Beleg x einfließen. Weiter: Wenn der Beleg x erzeugt wurde, können keine neuen/geänderten Daten in den Beleg x einfließen. Wei¬ ter: Erst wenn der Beleg x abgestimmt ist, dann kann der Beleg y mit Daten aus dem Beleg x erzeugt werden, usw.) .

Obwohl die Erfindung sich grundsätzlich für eine Abrechnung beliebiger Versandleistungen eignet, ist ein Einsatz der Er¬ findung zur technischen Handhabung postalisch relevanter Ab- rechnungsprozesse besonders vorteilhaft.

Zweckmäßigerweise enthält das System einzelne oder mehrere der nachfolgend dargestellten Systemkomponenten einschließlich der systemseitig realisierten beziehungsweise realisierbaren Ab-

laufe. Auf dieser Basis werden die Besonderheiten der techni¬ schen Applikation dargestellt, welche in der Integration der Prozessdaten begründet liegen. Darüber hinaus lässt sich im Rahmen der realisierten gemeinsamen Datenhaltung eine zentrale Sicht auf die internationale postalische Abrechnung als Ganzes darstellen. Hierdurch wird eine höchstmögliche Sicherung von Entgeltinformationen gewährleistet, die den rechtlichen Grund¬ sätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter BuchführungsSysteme (GoBS) auch für die hier dargestellten Abrechnungsprozesse in vollem Umfang entspricht.

Nachfolgend werden besonders bevorzugte Komponenten der tech¬ nischen Module beschrieben. Obwohl auch ein Einsatz einzelner Module vorteilhaft ist, ermöglicht das Zusammenwirken der ein- zelnen Module besonders vorteilhafte Wirkungen, insbesondere im Hinblick auf eine möglichst schnelle und zuverlässige Hand¬ habung und oder Abrechnung von Versanddienstleistungen.

Insbesondere ist es zweckmäßig, dass ein Ergebnis der Abrech- nung als eine vorläufige Abrechnungsinformation in einem Spei¬ cher gespeichert wird.

Ferner wird in einer besonders zweckmäßigen Ausführungsform das Transaktionssystem so ausgestaltet, bzw. das Verfahren so durchgeführt, dass überprüft wird, ob Änderungen von Eigen¬ schaften der Transporteinheiten und/oder des Transportweges erfolgten, und dass für den Fall, dass eine derartige Änderung erfolgte, eine weitere vorläufige Abrechnung in Form einer Rechnungsinformation in dem Speicher gespeichert wird.

Im Rahmen der Abrechnung der Endvergütung werden auf Basis der von Abrechnungsprozessen für Brief, Fracht und Transit (je¬ weils Import / Export) zeitnah und vollständig abrechnungsre¬ levante Daten der Logistik entweder manuell erfasst oder über

eine eigens definierte Datenschnittstelle in SICMA zu abrech¬ nungsrelevanten Belegen verarbeitet. Im Beleg werden Informa¬ tionen zum Geschäftsvorfall gespeichert, wodurch innerhalb der Abrechnung eine eindeutige Referenzierung (im Sinne von Nach- vollziehbarkeit) gewährleistet ist. Aus den Belegen werden au¬ tomatisch offene Posten in einer eigenen Nebenbuchhaltung ge¬ bucht, die dann zwischen den Postgesellschaften zu resultie¬ renden Forderungen oder Verbindlichkeiten je Geschäftspartner verrechnet werden. Der Zahlungsausgleich erfolgt entweder durch ein speziell entwickeltes Clearing-Verfahren oder per Einzelabrechnung durch eigens entwickelte Zahlprogramme .

Eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung ermög¬ licht eine schnelle und zeitnahe Erfassung von Abrechnungsbe- trägen.

Bei den eingesetzten Abrechnungsinformationen kann es sich grundsätzlich um beliebige Informationen handeln, auf deren Grundlage eine Abrechnung der Transportleistungen erfolgen kann. Insbesondere gehören hierzu Forderungen und Verbindlich¬ keiten.

Die AbrechnungsInformationen sind vorzugsweise in einem Stan¬ darddatenformat gespeichert.

Schnittstellen für einen Zugang zu den Dateninformationen sind so gestaltet, dass ein möglichst uneingeschränkter Einsatz der Abrechnungsinformationen ermöglicht wird.

In einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung ist eine automatisierte Datenübertragung vorgesehen.

Es ist besonders vorteilhaft, Forderungen und Verbindlichkei¬ ten periodengerecht innerhalb des Rechnungswesens darzustel¬ len. Hierzu ist es vorteilhaft, dass die logistischen Daten - insbesondere die für die Abrechnung einsetzbaren versand¬ relevanten Daten - die logistischen Daten zum Zeitpunkt ihrer Entstehung in SICMA gebucht werden. In einer besonders bevor¬ zugten Ausführungsform verläuft der Prozess der Abrechnung von Endvergütungen zwischen Postgesellschaften zeitlich versetzt zu den logistischen Strömen über mehrstufige Abstimmungen.

Hier werden unabhängig von den logistischen Prozessen Korrek¬ turen der Abrechnungen erfasst . In einer besonders bevorzugten Ausführungsform kommt ein Abstimm- und Korrekturmanagement zum Einsatz, welches sämtliche Änderungen mit Bezug zu den Ur- Sprungsbelegen speichert und die Daten buchhalterisch nach¬ vollziehbar aktualisiert.

Aufgrund der mehrstufigen Abstimmung der Abrechnungen kann es vorkommen, dass die gebuchten Forderungen und Verbindlich- keiten gar nicht oder nicht vollständig durch Zahlung ausge¬ glichen werden müssen. Damit nur der tatsächlich abgestimmte Forderungs- und Verbindlichkeitsbestand in die Zahlungen ein¬ fließt, sieht eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung einen Einsatz von Modulen vor, welche die offenen Posten entsprechend ihres Abstimmgrades markieren, um im Rah¬ men der automatischen Zahlungsläufe eine selektive Verarbei¬ tung sicherzustellen.

Die Erfindung eignet sich sowohl für eine unmittelbare Abrech- nung zwischen zwei Transportunternehmen als auch für eine Ab¬ rechnung über eine Zentrale Clearing-Stelle.

Eine Abrechnung über eine Zentrale Clearing-Stelle erfolgt in einer besonders bevorzugten Ausführungsform wie folgt : Abhän¬ gig von den Stammdateneinstellungen des Abrechnungspartners werden dessen offene Posten im Rahmen des Zahlprogramms geson¬ dert behandelt. Die Programme in SICMA ermöglichen die Zusam¬ menfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten unterschied¬ licher Abrechnungspartner zu einer Zahlung.

Ein besonders bevorzugter Einsatzbereich betrifft einen Trans¬ port, bei dem Postunternehmen externe Transportdienstleister beauftragen.

Die Transportunternehmen stellen für die übergebenen Con- signments (Übergabenachweise) periodische Rechnungen, die in SICMA geprüft und bezahlt werden.

Die Prüfung der zum Teil per EDI elektronisch übermittelten Rechnungen erfolgt gegen die im Export generierten Logistik- daten, die in SICMA entweder manuell oder über eine standar¬ disierte Schnittstelle aus einem Produktionssystem verarbeitet werden können.

Das erfindungsgemäße Transport- und Abrechnungsverfahren eig- net sich auch zu einer automatisierten Bearbeitung von Abrech¬ nungsvorgängen, die entsprechend von Vorgaben durchgeführt werden.

Ein Beispiel für derartige einzuhaltende Vorgaben sind die An¬ forderungen zum Beheben von Unregelmäßigkeiten durch Übermitt- lung von Bulletins de Verification (BdV) . Hierdurch werden Un¬ regelmäßigkeiten im Austausch von postalischem Versand zwi¬ schen den internationalen Auswechslungsstellen gemeldet. In SICMA wurde hierfür ein eigenes Anwendungsmodul entwickelt, welches es ermöglicht, abgehende Meldungen zu erstellen sowie

eingehende Meldungen zu erfassen und bezüglich des Abstim¬ mungsergebnisses zu bearbeiten. Weiterhin sind standardisierte Antwortschreiben integriert, welche auf Basis der geltenden Vertragsverhältnisse zu einer Standardisierung der Verfahren und Absicherung der Entgeltänderungen im Rahmen der rechtli¬ chen Gegebenheiten führen. Als Folge der Abstimmung von BdV zwischen den Postgesellschaften werden Unregelmäßigkeiten auf¬ geklärt und somit eine korrekte Datenbasis hergestellt, die direkt oder indirekt die Abrechnung der Endvergütungen und der Transportabrechnungen beeinflusst. Daher werden sämtliche BdV- Daten in SICMA mit Bezug zum logistischen Ursprungsbeleg abge¬ speichert. Falls eine BdV mehrfach abgestimmt werden muss, wird jede Version einzeln abgespeichert, wodurch die Nachvoll¬ ziehbarkeit gewährleistet wird.

Eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung sieht vor, Änderungen von Abrechnungsinformationen mit Bezug zu einem logistischen Ursprungsbeleg zu speichern.

Dies hat den Vorteil, dass die Schnelligkeit der Abrechnung und die Manipulationssicherheit weiter erhöht werden.

Derartige Änderungen von Abrechnungsinformationen können sich beispielsweise aufgrund des dargestellten Verfahrens zum Über- mittein von Unregelmäßigkeiten im Austausch von postalischen

Versendungen ergeben.

Zur weiteren Erhöhung der Datensicherheit und der Nachvoll¬ ziehbarkeit, sowie der Manipulationssicherheit ist es beson- ders zweckmäßig die Abrechnungsinformationen mit Versionsanga¬ ben zu verknüpfen.

Eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung zeich¬ net sich dadurch aus, dass ferner Abrechnungsprozesse für be¬ sondere Sendungen durchgeführt werden können und dass auch für Ansprüche bezüglich der Haftung und der Zahlung von Ersatzan¬ sprüchen - insbesondere bei Verlust oder Beschädigung dieser Sendungen, beispielsweise Wertbriefe, Einschreiben und Wert¬ pakete, Abrechnungsvorgänge durchgeführt werden können.

Im Rahmen dieses Abrechnungsprozesses werden Nachforschungs¬ aufträge von Absendern besonderer Sendungen (Wertbrief, Ein¬ schreiben, Wertpaket) bezüglich der Haftung und der Zahlung von Ersatzansprüchen bearbeitet.

In SICMA werden Verbindlichkeiten aus Ersatzansprüchen entwe¬ der manuell erfasst oder über eine Schnittstelle zu einem Nachforschungssystem maschinell zu Eingangsrechnungen ver¬ arbeitet, gebucht und bezahlt. Forderungen, die sich aus Ersatzleistungen ergeben, welche nicht durch das eigene Unternehmen zu verantworten sind, können ebenfalls in SICMA entweder manuell als Ausgangsrech¬ nungen erfasst -oder über eine Schnittstelle zu einem Nachfor¬ schungssystem maschinell verarbeitet, gebucht und in Rechnung gestellt werden. Die entsprechenden Zahlungsein- und -ausgänge werden in SICMA verarbeitet

Ferner ist es durch einen Einsatz dieser Ausführungsform der Erfindung möglich, Ersatzleistungen an Absender im Inland (be¬ zogen auf das Transportunternehmen, für das die Abrechnung durchgeführt wird) zu berechnen.

Eine weitere bevorzugte Ausführungsform der Erfindung zeichnet sich durch einen Einsatz von Modulen aus, welche in Abhängig¬ keit des Abrechnungspartners verschiedene Zahlungsarten ermög-

liehen: direkt, über ein Clearing-Verfahren oder durch Ver¬ rechnung mit den Endvergütungen.

Eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung zeich- net sich dadurch aus, dass bei einer Abrechnung Statistikin^ formationen eingesetzt werden.

Vorzugsweise erfolgt eine Abrechnung so, dass sowohl eine ge¬ wichtsbezogene, als auch eine stückbezogene Abrechnungskompo- nente berücksichtigt werden und in die Berechnung der Abrech¬ nungsinformation eingehen.

Falls die Logistikdaten lediglich Gewichtsinformationen ent¬ halten, ist es zweckmäßig, anhand der Gewichtsinformationen und eines vorher festlegbaren Statistikverfahrens Stückzahlen zu ermitteln. Hierbei zählt die empfangende Postgesellschaft die eingehenden Behälter entsprechend einer vertraglich ver¬ einbarten Stichprobenrate aus. Das Ergebnis der Auszählungen kann in einer für SICMA entwickelten, ,Web-basierten Anwendung erfasst und über eine Schnittstelle zu papiergebundenen Ab¬ stimmdokumenten verarbeitet werden. Die Papierbelege werden zwischen den Postgesellschaften abgestimmt. Das Resultat der Abstimmung ist ein gewichtsbasierter Stückwert (IPK := Items per kilo) , welcher bei der Abrechnung der Endvergütungen be- rücksichtigt werden muss.

Die Abstimmung des IPK-Wertes erfolgt zeitlich versetzt zur Buchung der Endvergütungen.- Somit kann die laufende Buchung nur auf Basis vergangenheitsbezogener IPK-Werte erfolgen, was zu einer Unscharfe der tatsächlichen Forderungen und Verbind¬ lichkeiten führt. Würde man mit einer Korrektur der Buchungen bis zum Zeitpunkt der abgestimmten IPK-Werte warten, so ergä¬ ben sich hieraus zwangsläufig mehr oder weniger hohe perioden¬ fremde Erlöse und/oder Verbindlichkeiten.

Daher wurde in SICMA ein Berechnungsverfahren für den IPK-Wert entwickelt, welches auf Basis der erfassten statistischen Da¬ ten und unter Berücksichtigung von saisonalen Schwankungen ei- nen Trendwert ermittelt, welcher periodisch aktualisiert und in den laufenden Buchungen der logistischen Daten berücksich¬ tigt wird. Unabhängig vom Ausgang der Abstimmung des IPK- Wertes wird das Risiko falscher Forderungen und/oder Verbind¬ lichkeiten minimiert.

Für den Fall, dass im Rahmen bilateraler Abstimmungen ein IPK- Wert vereinbart wird, der von dem in SICMA errechneten Wert abweicht, kann durch einen in SICMA entwickelten Simulations- report die durch die Abweichung resultierende, abrechnungs- relevante Differenz ermittelt und im Rahmen einer Korrektur¬ buchung systemseitig erfasst werden. Durch die Kombination aus Simulationsreport und Vorschaurechnung können die Entgeltdaten zeitnah und buchhalterisch korrekt dargestellt werden. Die Au¬ tomatisierung des Verfahrens schließt eine manuelle Manipu- lierbarkeit der Entgeltinformationen weitestgehend aus.

Obwohl bereits ein Einsatz einzelner Module vorteilhaft ist, wird durch ein Zusammenwirken der Module insbesondere ihre In¬ tegration in ein Gesamtsystem die Datenqualität weiter erhöht.

Fig . l beschreibt die zentralen Relationen der technischen Mo¬ dule in integrativer Hinsicht , welche in den folgenden Ab¬ schnitten dann j eweils einzeln dargestellt werden . Die Be¬ schreibung der einzelnen Relationen erfolgt zunächst in Form einer Architektur / Prozessdarstellung, auf die eine Beschrei ¬ bung des Ablaufes folgt . Abschließend werden dann j eweils die besonders bevorzugten Bestandteile der Relation aufgeführt .

Relation 1: Abrechnung Endvergütung <-> Statistik

Die in Fig. 2 dargestellte Relation betrifft Briefsendungen im Import, welche nach den vertraglich vereinbarten statistischen Verfahren abgerechnet werden.

Es ist besonders vorteilhaft, bei der Ermittlung der Abrech¬ nungsdaten Daten einzusetzen, die sich aus mehreren oder gege¬ benenfalls - was besonders bevorzugt ist - allen der nachfol- gend ermittelten Daten ergeben, aus dem in logistischen Pro¬ zessen ermittelten Gewicht, aus den papiergebundenen Abstim¬ mungsverfahren für Gewichte, sowie Statistiken und Entgeltab¬ rechnungen.

Hierdurch ist es möglich, eine zeitnahe, vollständige und kor¬ rekte Buchung von Forderungen vorzunehmen.

Nachfolgend wird eine besonders bevorzugte Ausführungsform der Erfindung dargestellt, welche es ermöglicht, auf Grundlage der vorläufigen Abrechnungsdaten endgültige Abrechnungsdaten für die Ermittlung einer Endvergütung zu ermitteln. Eine Prinzip¬ darstellung einer besonders zweckmäßigen Anordnung der Module, sowie einer zugehörigen Prozessintegration zur Abrechnung ei¬ ner Statistikdaten berücksichtigenden Endvergütung darstellen ist aus Fig. 2 ersichtlich.

Al

Im Rahmen von Auszählungen beim Wareneingang werden Stückzah¬ len in Bezug zu Gewichten erhoben und systemseitig erfasst . Diese Daten werden in SICMA zu papiergebundenen Abstimmformu¬ laren verarbeitet/ die die Basis für die Festlegung eines IPK- Wertes bilden.

A2

Damit bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung ein stück¬ basierter Preis für die Buchung von Forderungen ermittelt wer¬ den kann, wird vom System auf Basis der Vergangenheitswerte einmal monatlich ein statistischer Trendwert für die laufende Abrechnung ermittelt, welcher für die Buchung der Forderungen im Folgemonat herangezogen wird.

Bl Auf Basis des Wareneinganges erfolgt ein Abgleich der Sen¬ dungsgewichte mit den Begleitpapieren und die systemseitige Erfassung. Die Sendungsdaten werden systemseitig zu Abstimmdo¬ kumenten verarbeitet, die die Basis für die Abrechnung der ge¬ wichtsbezogenen Entgelte darstellen. B2 Damit bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung eine entsprechende Forderung im System gebucht werden kann, werden die gewichtsbezogenen Preise der Sendungsströme noch vor Ab¬ stimmung der papiergebundenen Formulare ermittelt und system¬ seitig gebucht. Preisfindung, Kontenfindung und Buchung erfol- gen automatisiert. Der manuelle Eingriff ist auf die Bearbei¬ tung von Verarbeitungsfehlern beschränkt .

A3

Im Rahmen der Abstimmung der vom System generierten Statistik- formulare wird innerhalb eines vorgebbaren Abrechnungsinter- walles , beispielsweise monatlich oder j ährlich, ein IPK-Wert festgelegt , welcher rückwirkend für das abgestimmte Abrech¬ nungsj ahr zur Entgeltbestimmung herangezogen wird . Da die Bu¬ chung der Entgelte aber bereits unter j ährig mit voraus sichtli- chen IPK-Werten (siehe A2 ) erfolgt ist , muss nach der endgül ¬ tigen Abstimmung des IPK-Wertes ggf . eine Korrektur der unter¬ j ährig gebuchten Forderungen erfolgen . Dies geschieht in SICMA durch einen eigens programmierten sog . Simulationsreport , wel ¬ cher die abrechnungsrelevanten Entgeltdifferenzen ermittelt , die durch eine Korrektur des abgestimmten IPK-Wertes entste-

hen. Die mit dem Report festgestellte Entgeltdifferenz kann systemseitig in eine Korrekturbuchung übernommen werden, die im Rahmen der wiederum papiergebundenen Abstimmung der Jahres- entgelte automatisch berücksichtigt wird.

B3

Im Rahmen der Abstimmung der durch das System generierten Ge¬ wichtsaufstellungen ergeben sich Korrekturen, welche Auswir¬ kungen auf die bereits gebuchten Forderungen haben. Das in SICMA integrierte Abstimm- und Korrekturwesen ermöglicht eine inhaltliche Änderung der abzustimmenden Formulare. Die so er- fassten Korrekturen erzeugen neue Abrechnungsbelege, die zum einen den Forderungsbestand entsprechend korrigieren und zum anderen in den wiederum papiergebundenen Formularen der Jah- resabstimmung berücksichtigt werden.

A4

Die Daten der abgestimmten Statistikformulare werden system¬ seitig in Jahresabrechnungen zusammengefasst, in welche auch die Abstimmergebnisse der GewichtsaufStellungen einfließen. Die Überleitung der Informationen erfolgt systemgestützt und in Abhängigkeit vom Status der Formulare. Somit ist gewähr¬ leistet, dass eine Jahresrechnung erst nach Abstimmung der Statistikformulare und der GewichtsaufStellungen erstellt wer- den kann.

B4

Die Daten der abgestimmten Gewichtsauf Stellungen werden sys¬ temseitig in Jahresabrechnungen zusammengefasst , in welche auch die Abstimmergebnisse der Statistikformulare einfließen . Die Überleitung der Informationen erfolgt systemgestützt und in Abhängigkeit vom Status der Formulare . Somit ist gewähr¬ leistet , dass eine Jahre srechnung erst nach Abstimmung der Statistikformulare und der Gewichtsauf Stellungen erstellt wer- den kann .

C

Im Rahmen der Jahresabrechnungen werden die Daten der Statis¬ tik mit denen der GewichtsaufStellungen zusammengeführt. Auf Basis der abgestimmten IPK-Werte erfolgt eine Ermittlung der Gesamtstückzahlen. Die derart berechneten Stückzahlen und die vorliegenden Gewichte ermöglichen wiederum eine automatische Ableitung des stück- und gewichtsbasierten Entgelts. Da die Daten bereits im Vorfeld durch das System gebucht wurden, re- sultiert aus der Jahresabrechnung kein eigener Buchungsbeleg. Vielmehr werden die unterjährig gebuchten Forderungen system- seitig zusammengefasst und somit ein Bezug zur Jahresabrech¬ nung hergestellt. Diese Systematik ermöglicht dann die Erfas¬ sung und Buchung ggf. notwendiger Korrekturen der Jahresab- rechnung im Rahmen eines programmtechnisch entwickelten

Abstimm- und Korrekturwesens mit Bezug zu diesem Formular.

Der systemseitig ermittelte IPK-Wert ist unabhängig von dem zeitlich bis zu 1,5 Jahren im Nachlauf abgestimmten IPK-Wert und liefert umso genauere Werte, je mehr Vergangenheits- bezogene Daten zu dessen Berechnung zur Verfügung stehen. Vergleichsrechnungen mit und ohne Berücksichtigung des errech¬ neten IPK-Wertes haben ergeben, dass bei Verwendung des Berechnungsmodells die Abweichung der Forderungen pro Abrech- nungspartner und Jahr von bis zu 50% auf unter 5% gesenkt wer¬ den können.

Durch die Integration des IPK-Simulationsreports sowie des automatisierten Abstimm- und Korrekturwesens in die Entgelt- abrechnung haben Korrekturen des IPK-Wertes sofortige Auswir¬ kungen auf die Abrechnung. Stückbasierte Entgeltinformationen werden vollständig, nachvollziehbar und manipulationssicher im System dargestellt .

Relation 2: Abrechnung Endvergütung <-> Transportab¬ rechnung

Die im Folgenden beschriebene Relation betrifft Brief-, Fracht- und Transitsendungen im Export, für welche mit aus¬ ländischen Postgesellschaften End- und Durchgangsvergütungen und mit beauftragten Transportunternehmen Transportentgelte abgerechnet werden.

Zu integrieren sind Gewichtsdaten aus den logistischen Strömen und Daten aus den eingehenden Rechnungen der Transportgesell¬ schaften.

Eine besonders bevorzugte Modulanordnung für eine Prozessinte¬ gration einer Transportabrechnung in die Endvergütung ist in Fig. 3 dargestellt.

A

Auf Basis der im Export produzierten postalischen Versendungen werden Begleitpapiere erstellt, welche die Basis für die Be- und Abrechnung der End- und Durchgangsvergütungen mit aus¬ ländischen Postgesellschaften darstellen.

Bl

Die im Export produzierten postalischen Versendungen werden zu Transporten zusammengestellt und an externe Unternehmen über¬ geben, die sie zur Bestimmungsstelle transportieren und an ei¬ ne ausländische Postgesellschaft übergeben. Für den Transport wird ein Übergabenachweis erstellt, welcher die Grundlage für die Rechnungsstellung des Transportunternehmens bildet. Auf Basis des Transports wird in SICMA ein Beleg erstellt, welcher gegen die mit zeitlichem Versatz eingehende Rechnung des Transportunternehmens geprüft werden kann. Da nicht sämtliche Transportleistungen nach transportiertem Gewicht abgerechnet werden, erfolgt eine Belegerstellung in Abhängigkeit von Transportart und -weg.

B2

Die vom Transportunternehmen erstellten Rechnungen werden sys - temseitig gegen die erfassten Transportbelege geprüft und als Verbindlichkeiten gebucht . Nicht in Rechnung gestellte Gewich¬ te können mit einem entsprechenden Status versehen werden, so dass sie nach Klärung entweder zu einem späteren Zeitpunkt nachgebucht oder im Rahmen des Jahresabschlusses ausgebucht werden können . Zuviel in Rechnung gestellte Gewichte können erfasst und nach Klärung der Umstände ggf . nachgebucht oder storniert werden .

C

Die Gewichtsabstimmung mit den ausländischen Postgesell- Schäften kann zum Ergebnis haben, dass das Gewicht der dekla¬ rierten postalischen Versendungen korrigiert werden muss. Dies hat sowohl Einfluss auf die mit den Postgesellschaften abzu¬ rechnenden End- und Durchgangsvergütungen als auch auf die Ab¬ rechnung mit den Transportgesellschaften. Daher werden in SICMA die logistischen Daten des postalischen Versandes in Re¬ lation mit den abzurechnenden Transportgesellschaften gespei¬ chert. Änderungen der Gewichte im Rahmen der Gewichts¬ abstimmung zwischen den Postgesellschaften haben somit direk¬ ten Einfluss auf die Abrechnung mit den Transportgesell- schaften. Da die Korrekturen mit unterschiedlichen Abrech¬ nungspartnern abgestimmt werden müssen, werden die entspre¬ chenden Änderungen dem Transportunternehmen gesondert gemeldet und abgerechnet . Dem rechnungsprüfenden Mitarbeiter werden die Korrekturen bereits bei der Rechnungsprüfung in SICMA ange- zeigt, so dass er sie ggf. bereits im Rahmen der normalen

Transportabrechnung berücksichtigen kann.

Durch zentrale Datenhaltung der postalischen Versanddaten und der abzurechnenden Transportleistungen können Interdependenzen zwischen den Abrechnungsprozessen systeinseitig dargestellt

werden. Änderungen der Gewichte im Kontext der Abstimmung des postalischen Versandes wirken sich direkt auf die Abrechnung der Transportleistungen aus. Die Änderungen können im Rahmen der eigens programmierten Rechnungsprüfung selektiv übernommen und verarbeitet werden, so dass zu jedem Zeitpunkt die Abrech¬ nung der Transportleistungen mit aktuellen Daten möglich ist.

Relation 3: BdV-Wesen <-> Transportabrechnung

Die im Folgenden beschriebene Relation betrifft Brief-, Fracht- und Transitsendungen im Export, für welche mit auslän¬ dischen Postgesellschaften End- und Durchgangsvergütungen und mit beauftragten Transportunternehmen Transportentgelte abge¬ rechnet werden.

Zu integrieren sind Gewichtsänderungen aufgrund von abgestimm- ten BdV, logistische Daten der exportierten Transporte und Da¬ ten aus den eingehenden Rechnungen der Transportgesellschaf¬ ten.

Eine besonders bevorzugte Prozessintegration einer Transport- abrechnung in das BdV-Wesen ist in Fig. 4 dargestellt.

Al

Das BdV-Wesen in SICMA ermöglicht die Erfassung von Korrektu¬ ren zum postalischen Versand, die mit Bezug zum Ursprungsbeleg systemseitig gespeichert werden. Über eine Versions- und Sta¬ tusverwaltung wird der aktuelle Stand für die Berechnung und Abstimmung der exportierten Mengen transparent und nachvoll¬ ziehbar dargestellt. Durch das integrierte Abstimm- und Kor¬ rekturmanagement kann im Kontext der Gewichtsabstimmung zwi- sehen den Postgesellschaften festgestellt ^' werden, ob und in¬ wieweit erstellte BdV in der Abrechnung berücksichtigt wurden bzw. zu berücksichtigen sind.

A2

Im Rahmen des BdV- Wesens in SICMA können auch Korrekturen zu den im Export erstellten Übergabenachweisen erfasst und mit Bezug zu diesen abgespeichert werden . Über eine Versions- und Statusverwaltung wird der aktuelle Stand für die Berechnung und Abstimmung der exportierten Mengen transparent und nach¬ vollziehbar dargestellt .

Bl

Die im Export produzierten postalischen Versendungen werden zu Transporten zusammengestellt und an externe Transportdienst- leister übergeben, die sie zur Bestimmungsstelle transportie¬ ren und an eine ausländische Postgesellschaft übergeben. Für den Transport wird ein Übergabenachweis erstellt, welcher die Grundlage für die Rechnungssteilung des Transportunternehmens bildet. Auf Basis des Transports wird in SICMA ein Beleg er¬ stellt, welcher gegen die mit zeitlichem Versatz eingehende Rechnung des Transportunternehmens geprüft werden kann. Da nicht sämtliche Transportleistungen nach transportiertem Ge¬ wicht abgerechnet werden, erfolgt eine Belegerstellung in Ab¬ hängigkeit von Transportart und -weg.

B2 Die vom Transportunternehmen erstellten Rechnungen werden sys- temseitig gegen die erfassten Transportbelege geprüft und als Verbindlichkeiten gebucht . Nicht in Rechnung gestellte Gewich¬ te können mit einem entsprechenden Status versehen werden, so dass diese nach Klärung entweder zu einem späteren Zeitpunkt nachgebucht oder im Rahmen des Jahresabschlusses ausgebucht werden können . Zuviel in Rechnung gestellte Gewichte können erfasst und nach Klärung der Umstände ggf . nachgebucht oder storniert werden .

Durch die im Export erstellten BdV ergeben sich Gewichtsabwei¬ chungen bezüglich der postalischen Versendungen und/oder der Transporte. Diese haben sowohl Einfluss auf die mit den Post- gesellschaften abzurechnenden End- und Durchgangsvergütungen als auch auf die Abrechnung mit den Transportgesellschaften selbst. Daher werden in SICMA die logistischen Daten der pos¬ talischen Versendungen in Relation zu den abzurechnenden Transportgesellschaften gespeichert. Änderungen der Gewichte im Rahmen der BdV-Bearbeitung haben somit direkten Einfluss auf die Abrechnung mit den Transportgesellschaften. Da die Korrekturen mit unterschiedlichen Abrechnungspartnern abge¬ stimmt werden müssen, werden die entsprechenden Änderungen den Transportunternehmen gesondert gemeldet und abgerechnet . Dem rechnungsprüfenden Mitarbeiter werden die Korrekturen durch BdV bei der Rechnungsprüfung in SICMA angezeigt, so dass er sie ggf. bereits im Prozess der normalen Transportabrechnung berücksichtigen kann.

Durch zentrale Haltung der postalischen Versanddaten und der abzurechnenden Transportleistungen werden Interdependenzen zwischen den Abrechnungsprozessen systemseitig dargestellt. Das integrierte BdV-Wesen greift auf diesen Datenbestand di¬ rekt zu, ändert ihn entsprechend dem aktuellen Stand der Ab¬ stimmungen und speichert die jeweils aktuellen Versionen. Dies gewährleistet die jederzeitige Nachvollziehbarkeit der ^■ Historie der Abstimmungen. Änderungen der Gewichte im Rahmen des BdV-Wesens wirken sich direkt auf die Abrechnung der Transportleistungen aus. Die Änderungen können mittels der ei¬ gens programmierten Rechnungsprüfung selektiv übernommen und verarbeitet werden, so dass zu jedem Zeitpunkt eine Abrechnung der Transportleistungen mit aktuellen Daten möglich ist.

-Relation 4: BdV-Wesen <-> Abrechnung Endvergütung

Die im Folgenden beschriebene Relation betrifft postalischen Versand von Brief- und Frachtsendungen im Im- und Export, für welche mit ausländischen Postgesellschaften Endvergütungen ab¬ gerechnet und zu denen Korrekturen im Rahmen von BdV gemeldet und bearbeitet werden.

Zu integrieren sind logistische Daten mit Endvergütungsrele- vanz, sowie Datenänderungen aufgrund abgestimmter BdV. Hier- durch wird eine zeitnahe, vollständige und korrekte Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten gewährleistet.

In Fig. 5 ist eine besonders bevorzugte Prozessintegration des BdV-Wesens in eine Abrechnung von Endvergütungen dargestellt.

Al

Um bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung eine system¬ seitige Buchung von Forderungen oder Verbindlichkeiten zu er¬ möglichen, werden diese zunächst auf Basis der in der Logistik erfassten Sendungsströme ermittelt und anschließend systemsei- tig als Endvergütungen gebucht. Preisfindung, Kontenfindung und Buchung erfolgen automatisiert. Der manuelle Eingriff ist auf die Bearbeitung von Verarbeitungsfehlern beschränkt .

A2

Im Wareneingang der Bestimmungsstelle können beim physischen Abgleich der Sendungsmengen mit den Begleitpapieren Unregelmä¬ ßigkeiten festgestellt werden, die im Rahmen des BdV-Wesens der jeweiligen Absendestelle gemeldet werden.

A3

Das in SICMA entwickelte BdV-Bearbeitungsmodul ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung abgehender und eingehender BdV. BdV werden in SICMA immer mit Bezug zum logistischen Ursprungsbe-

leg erzeugt und können aufgrund der zentralen Datenhaltung mit Versionskontrolle immer auf die jeweils aktuellen Logistik¬ daten zugreifen. Datenänderungen im Rahmen des BdV-Wesens wer¬ den mit Bezug zum Ursprungsbeleg als eigenständige Versionen in den Bereich der Logistikdaten zurückgeschrieben.

B

Die erstellten BdV führen zu Korrekturen der postalischen Ver¬ sendungen. Diese haben Einfluss auf die mit den Postgesell- Schäften abzurechnenden Endvergütungen. Beim Speichern einer BdV werden daher in SICMA nicht nur die logistischen Daten korrigiert, sondern auch die hierdurch abzurechnenden Endver¬ gütungen. Dadurch ist zu jedem Zeitpunkt der Stand der Forde¬ rungen und Verbindlichkeiten vollständig und korrekt im System nachvollziehbar abgebildet.

Die zentrale Haltung der postalischen Versanddaten inklusive aller Korrekturen ermöglicht die Integration des BdV-Wesens mit der Berechnung und Buchung der Endvergütungen. Das BdV- Wesen greift auf diesen Datenbestand direkt zu, ändert ihn entsprechend dem aktuellen Stand der Abstimmungen und spei¬ chert die jeweils gültigen Versionen. Dies gewährleistet die jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Historie der Abstimmun¬ gen. Änderungen der abrechnungsrelevanten Daten haben dadurch direkten Einfluss auf die Abrechnung der Endvergütungen. Die Änderungen können mittels des eigens programmierten Abstimm- und Korrekturmanagements selektiv übernommen und verarbeitet werden, so dass zu jedem Zeitpunkt die Abrechnung der Endver¬ gütungen mit aktuellen Daten möglich ist.

Relation 5: BdV-Wesen <-> Nachforschung/Ersatz

Die im Folgenden beschriebene Relation betrifft postalische Versendungen von Brief- und FrachtSendungen im Export, für welche der jeweilige Absender einen Nachforschungsauftrag er¬ teilt hat und zu denen Korrekturen im Rahmen von BdV gemeldet und bearbeitet werden.

Zu integrieren sind Änderungen logistischer Daten mit Endver- gütungs- und Haftungsrelevanz, die sich aufgrund abgestimmter BdV ergeben und Daten von Nachforschungsaufträgen zur Be- und Abrechnung von Ersatzleistungen mit ausländischen Postgesell¬ schaften.

In Fig. 6 ist eine besonders bevorzugte Prozessintegration des BdV-Wesens in die Abrechnung von Nachforschungsaufträ¬ gen/Ersatzleistungen dargestellt.

A Im Rahmen des in SICMA entwickelten BdV-Wesens kann für haf - - tungsrelevante BdV-Arten die Klärung der Haftungsfrage durch integrierte Bearbeitungsprozesse herbeigeführt werden . Werden Nachforschungsaufträge gestellt , so greift das Nachforschungs- system auf Daten des BdV-Wesens zu . Somit kann der Haftungsan- spruch sofort dem am postalischen Versand beteiligten Unter¬ nehmen zugeordnet werden (eigene Postgesellschaft , Transport ¬ unternehmen, ausländische Postgesellschaft ) .

B Auf Basis der festgestellten HaftungsZuordnung werden Ersatz¬ leistungen verursachungsgerecht gebucht .

Die zentrale Datenhaltung der postalischen Versanddaten inklu¬ sive aller Korrekturen ermöglicht die Integration des BdV- Wesens mit der Berechnung und Buchung von Ersatzleistungen. Das Nachforschungssystem kann auf diese Daten direkt zugreifen und gemäß dem aktuellen Stand der geklärten Haftungsfrage Er¬ satzleistungen verursachungsgerecht abrechnen.

Relation 6: BdV-Wesen <-> Statistik

Die im Folgenden beschriebene Relation betrifft Briefsendungen im Import, welche nach den vertraglich vereinbarten statisti¬ schen Verfahren abgerechnet werden.

Zu integrieren sind Daten aus den statistisch erhobenen Stück- zahlen, Gewichte aus den logistischen Strömen und Korrektur¬ daten zu postalischen Versendungen, die sich aufgrund von BdV ergeben.

In Fig. 7 ist eine besonders bevorzugte Prozessintegration zum Einbeziehen von Statistikdaten in das BdV-Wesen dargestellt.

A

Das in SICMA entwickelte BdV-Bearbeitungsmodul ermöglicht die

Erstellung abgehender BdV. BdV werden immer mit Bezug zum lo- gistischen Ursprungsbeleg erzeugt und können aufgrund der zen¬ tralen Datenhaltung mit Versionskontrolle immer auf die je¬ weils aktuellsten Logistikdaten zugreifen. Datenänderungen in¬ nerhalb des BdV-Wesens werden mit Bezug zum Ursprungsbeleg als eigenständige Versionen in den Bereich der Logistikdaten zu- rückgeschrieben.

B

Im Rahmen der statistischen Ermittlungsverfahren werden ein¬ zelne Behälter im Wareneingang physisch ausgezählt. Das Ergeb- nis der Auszählung kann in SICMA erfasst werden. Im Kontext der BdV-Bearbeitung kann auf die Daten der statistischen Aus¬ zählung zugegriffen werden. Dadurch lassen sich Abweichungen zwischen den die postalischen Versendungen begleitenden Bele¬ gen und dem tatsächlichen Wareneingang systemseitig feststel- len. Im Ergebnis können die Daten direkt zu Meldungen (BdV) verarbeitet werden.

Durch zentrale Datenhaltung und -integration werden Unregel¬ mäßigkeiten systemtechnisch identifiziert und über das inte- grierte BdV-Wesen zu Meldungen verarbeitet, die dann zur Kor¬ rektur und Sicherung der Entgeltdaten führen.

Relation 7: Nachforschung/Ersatz <-> Abrechnung Endvergütung und Transportabrechnung

Die im Folgenden beschriebene Relation betrifft postalischen

Versand von Brief- und Frachtsendungen im Export, für welche der Absender einen Nachforschungsauftrag erteilt hat und zu denen Korrekturen im Rahmen von BdV gemeldet und bearbeitet werden.

Zu integrieren sind Änderungen logistischer Daten mit Endver- gütungs- und Haftungsrelevanz, die sich aufgrund abgestimmter BdV ergeben, sowie Daten von Nachforschungsaufträgen zur Be- und Abrechnung von Ersatzleistungen mit ausländischen Postge- Seilschaften.

In Fig. 8 ist eine besonders bevorzugte Prozessintegration Nachforschung/Ersatz - Abrechnung Endvergütung und Transport- abrechnung dargestellt.

Ablauf / Integration

A Entsprechend dem zuvor dargestellten Prozess wird für einen Nachforschungsauftrag zunächst die Haftungsfrage geklärt und schließlich der Ersatzanspruch verursachungsgerecht erfasst und gebucht .

B

Sollte ein Ersatzanspruch gegenüber einem Transportunternehmen bestehen, so wird die resultierende Forderung bei der Abrech¬ nung der Verbindlichkeiten gegenüber der Transportgesellschaft berücksichtigt. Dem rechnungsprüfenden Mitarbeiter werden die gegenzurechnenden Ersatzleistungen angezeigt, so dass er sie ggf. bereits im Rahmen der normalen Transportabrechnung be¬ rücksichtigen kann.

C Sollte ein Ersatzanspruch gegenüber einer Postgesellschaft be¬ stehen (Forderung oder Verbindlichkeit) , so können die Ersatz¬ leistungen entweder im Rahmen der Abrechnung von Endvergütun¬ gen mit einfließen oder gesondert abgerechnet werden . Die Art der Abrechnung kann über das Stammdatenmanagement in SICMA pro Abrechnungspartner eingestellt werden .

Durch zentrale Datenhaltung und Integration der Prozesse Nach¬ forschung/Ersatz , Transportabrechnung und Abrechnung Endver¬ gütungen können Ersatzansprüche gegenüber Transportunternehmen und Postgesellschaften automatisch zugeordnet und abgerechnet werden . Durch die verursachungsgerechte Zuordnung der Ersatz¬ leistungen werden die entsprechenden Forderungen und Verbind¬ lichkeiten transparent , nachvollziehbar und manipulationssi¬ cher im System gespeichert .

Integration : Anforderungen und Beispiele

SICMA gewährleistet die Einhaltung zentraler Bestandteile der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme " (GoBS ) . Mit den GoBS werden die allgemeinen GoB - der Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - für den Bereich der DV-gestützten Buchführung präzisiert .

Nachfolgend werden weitere Vorteile der Erfindung , sowie Maß- nahmen zu ihrem Erreichen dargestellt .

Die buchungspf lichtigen Geschäftsvorfälle werden richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst , wodurch sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Jour- nal funkt ion) .

In SICMA erfolgt zum Zeitpunkt des Warenein- und- ausgangs die Umwandlung der abrechnungsrelevanten Logistikdaten in Abrech- nungsinf ormationen . Hieraus resultieren die FIBU-Belege . Kor- rekturen werden mit Bezug zum Originalbeleg erfasst und als neue (korrigierte) Version in gleicher Art und Weise wie Ori ¬ ginalbelege verarbeitet .

Der Belegfluss von den tabellarisch abgespeicherten Logistik- Rohdaten über die Logistikbelege bis hin zu den FIBU-Belegen kann systemseitig j ederzeit nachvollzogen werden .

Die Geschäftsvorfälle werden so verarbeitet , dass sie geordnet darstellbar sind und ein Überblick über die Vermögens- und Er- tragslage gewährleistet ist (Kontenfunktion) .

Zur Gewährleistung einer zeitnahen periodischen Abgrenzung werden die Abrechnungsdaten verursachungsgerecht spätestens im Zuge des Monatsabschlusses zu Buchungsbelegen verarbeitet . Dies führt zu einer periodengerechten Darstellung der Vermö- gens- uns Ertragslage . Darüber hinaus dienen statistische Verfahren in SICMA zur unter j ährigen IPK-Wertberechnung der

Minimierung periodenfremder Aufwände / Erträge. Dies ent¬ spricht den Grundsätzen nationaler und internationaler Vor¬ schriften zur Rechnungslegung.

Die Abrechnungsvorgänge werden so gespeichert, dass sie nach¬ vollziehbar und prüfbar sind.

Hierzu eignet sich ein Einsatz einer oder mehrerer, besonders vorteilhafterweise aller der nachfolgend genannten Merkmale:

- Die monatlichen systeminternen Zwischenabrechnungen verbin¬ den die Abstimmformulare mit den FIBU-Belegen im Verhältnis 1:1.

Das Abstimm- und Korrekturwesen beinhaltet eine hierarchi¬ sche Statusverwaltung. Diese stellt sicher, dass nachfolgen- de Korrekturebenen nur im Zustand der finalen Freigabe auf der vorherigen aufsetzen können.

Die Integration sämtlicher Prozesse, welche abrechnungsrele¬ vante Daten erzeugen oder verändern, erlaubt eine transpa¬ rente Darstellung der Beleghistorie vom Original über Kor- rekturen bis hin zum Zahlungsausgleich

- Die Statusübergabe ist durch das Shake-Hand-Prinzip klar definiert und jederzeit nachvollziehbar.

- Die Nutzung eines zentralen Datenpools gewährleistet die Durchgängigkeit der Prozesse in ihrem Ablauf und Ergebnis.

Das Verfahren der DV-Buchführung wird durch eine Verfahrensdo¬ kumentation, die sowohl die aktuellen als auch die histori¬ schen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvoll¬ ziehbar gemacht. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm in seiner Version voll entspricht (Programmidentität) .