La presente invención se refiere a un sistema para gestionar información, y más concretamente a un sistema para el almacenamiento y recuperación de información, especialmente datos digitales en forma de archivos electrónicos, tales como documentos o programas, preferiblemente en un entorno uni¬ personal. También se refiere a un procedimiento para gestionar información.

Antecedentes de Ia invención

El fondo documental de una persona está formado por toda aquella información que recibe y genera. Parte de dicha información es estructurada y tratada por Ia persona, pasando a formar parte de Ia organización de su "archivo personal", cuyo objetivo es el de permitirle recuperar posteriormente Ia información deseada. Cada persona utiliza sus propios métodos y mecanismos de clasificación y recuperación de dicha información, estando algunos de ellos basados en estándares.

A finales del siglo pasado, con Ia aparición de los primeros ordenadores personales, empezó un proceso de migración de parte de dicho "archivo personal" hacia un soporte electrónico, con Ia intención de facilitar las tareas de organización, almacenamiento, tratamiento y recuperación de Ia información que conforma el "archivo personal".

Durante años, las personas han utilizado los ordenadores personales para gestionar Ia parte electrónica de su "archivo personal", adaptándose a los sistemas de organización y recuperación disponibles, aunque ha quedado demostrado a Io largo del tiempo que dichos entornos son a menudo poco adecuados a las necesidades reales de las personas.

Un ejemplo de entorno poco adecuado es el de los sistemas de ficheros convencionales, basados en jerarquías de directorios en árbol, que ofrecen índices tales como nombres de fichero, estructura de directorios, fechas de acceso, y búsqueda por texto. Básicamente, se trata de un entorno poco adecuado por que:

- Son sistemas rígidos;

- No son escalables a un gran número de ficheros;

- Ofrecen una categorización única sin referencias cruzadas; y - La única interrelación que puede existir entre ficheros es Ia de pertenecer a una misma carpeta.

Una persona estándar mantiene una lucha constante para organizar y recuperar sus propios documentos electrónicos, previéndose dicha lucha todavía más ardua en los próximos años ante el progresivo incremento del volumen de información almacenada en los "archivos personales" electrónicos.

Un ordenador personal es capaz de almacenar gigabytes de información y es de prever que en pocos años las unidades de disco duro permitan almacenar terabytes de información a un precio razonable, dotando a las personas de una capacidad de almacenamiento prácticamente ilimitada. Una persona podrá disponer de una cantidad mayor de información en su ordenador personal que Ia que pueda procesar a Io largo de su vida; el concepto de borrado tenderá a desaparecer porque el tiempo necesario para eliminar un elemento del archivo será más costoso que el espacio para mantenerlo. No obstante, dicha política no deberá implicar que las personas se vean superadas por el volumen de su archivo, ante una más que posible sobrecarga de Ia memoria humana (en ocasiones una persona debe esforzarse en recordar en qué parte de una determinada jerarquía de carpetas se ha guardado un documento, siendo necesario que Ia mente humana

almacene la jerarquía de carpetas para una rápida y precisa recuperación de Ia información).

Con Ia intención de evitar dicha sobrecarga de Ia memoria humana y realizar una gestión adecuada de Ia información, en los años 90 arrancaron una serie de proyectos al respecto con unas premisas que eran ciertas en esos momentos, pero que en Ia actualidad es cuando cobran mayor fuerza. Es decir, Io que en los años 90 era un aspecto a mejorar, y probablemente por ello Ia mayoría de proyectos quedaron estancados, en Ia actualidad es un inconveniente.

Algunos de dichos proyectos se centraron en el ámbito de Ia gestión documental de instituciones o entidades complejas, mientras que otros se centraron en Ia gestión de toda Ia información que gestiona una persona de forma individual. Dentro de este último grupo destacan los siguientes proyectos:

Havstack (proyecto opensource del MIT): Pretende gestionar Ia información local, remota, e incluso Ia información escrita. Se pretende que el sistema aprenda, es decir, el sistema debe responder de una manera inteligente después de analizar el histórico de consultas de una persona. También incorpora el concepto de "colaboración" entre usuarios del sistema, en el sentido de permitir a una persona realizar consultas sobre el sistema de otros usuarios.

Forget-Me-Not (departamento de investigación de Rank Xerox en Cambridge): El sistema sitúa a Ia persona en un mundo lleno de dispositivos electrónicos que intercambian información con su propio dispositivo electrónico (PDA avanzada denominada ParcTab, cuyo prototipo se desarrolló en febrero de 1994). La PDA recoge suficiente información para ayudar a Ia persona a recordar situaciones pasadas en

base a los episodios de memoria que recuerde y que pueden ser paralelos en el tiempo al episodio que pretende recordar.

LifeLoq (departamento de investigación del Pentágono -DARPA): Pretende desarrollar un PDP (Personal Digital Partner) que guarde información de toda Ia vida de un soldado y le permita utilizar este conocimiento en situaciones futuras y, a su vez, optimizar los sistemas automáticos de entrenamiento en base a interacciones entre estos y Ia

PDP. También se pretende incorporar PDPs ya cargadas en soldados robot.

pStore (división de investigación de Hewlet-Packard): Plataforma de ficheros que gestiona metadatos semánticos y está muy enfocado para entornos multi-personales.

IPtk (centro de investigación de Almadén - IBM): Toolkit de alto nivel que sirve de soporte al desarrollo de aplicaciones que permiten a las personas referirse a los documentos por estructuras semánticas, interrelacionales y contexto. Implementa también Ia "indización promiscua", consistente en guardar información de muchas maneras posibles para luego permitir al usuario recuperar esa información cuando Ie sea necesario sin tener en cuenta como es recordada.

Time-Machine (centro de investigación de Sony): Escritorio capaz de viajar en el tiempo y recuperar Ia situación tal y como estaba en el momento seleccionado por el usuario. El usuario utiliza el escritorio como una única carpeta donde distribuye espacialmente los archivos que Ie son necesarios en su vida presente. Si un archivo no Ie interesa en ese momento Io puede eliminar ya que en cualquier momento puede recuperar un contexto anterior. También permite navegar hacia el futuro y crear ficheros cuando ese tiempo se convierta en presente.

Más cercano a Ia presente invención se sitúa el proyecto Scopeware Vision de

Mirror Worlds Technologies, Inc., que ha dado lugar a Ia solicitud de patente internacional WO 03/001345, con título "Sistemas para gestionar Ia información en entornos personales y de empresa mediante una ordenación secuencial basada en tiempo". La invención se basa principalmente en sustituir Ia ordenación clásica de carpetas por una ordenación basada en el tiempo y crear colecciones de archivos mucho más intuitivas para el usuario.

Los resultados de las búsquedas se visualizan en cascada mostrando en primer lugar los archivos más recientes.

Existe también el proyecto MyLifeBits de Microsoft, que se ha desarrollado sobre una base de datos Microsoft SQL Server y que persigue almacenar toda Ia información electrónica de un mismo individuo de manera que sea fácilmente accesible para él. Para ello se dota al usuario de un entorno integrado sobre el que puede realizar anotaciones, tanto de texto como de audio, sobre cualquier tipo de fichero (documentos, imágenes, video, audio), siendo transcritas las anotaciones de audio a través del ASR de Microsoft. El sistema permite también al usuario crear relaciones entre ficheros, que reciben el nombre de "transclusiones", que posteriormente puede utilizar para "navegar" por su información. Por otro lado, el sistema sirve básicamente para determinar una probabilidad de que un fichero sea nuevamente accedido, pero en ningún caso se utiliza como un criterio de ordenación de Ia información.

Todos los proyectos citados son modelos de organización y recuperación de información que no se adaptan plenamente a las necesidades de las personas. Además, se trata de modelos poco intuitivos, de manejo complicado y que, sobretodo, no permiten a las personas trasladar sus propios mecanismos de almacenamiento y recuperación de forma transparente. Todo ello conlleva, además, una pérdida de tiempo importante para una persona a

Ia hora de querer acceder a los ficheros.

Descripción de Ia invención

A partir de Io descrito anteriormente, es un objeto de Ia presente invención proporcionar un procedimiento para gestionar información del tipo referenciado ¡nicialmente, que permite superar los inconvenientes conocidos en el estado de Ia técnica, descritos con anterioridad.

Este objeto se consigue de acuerdo con Ia reivindicación 1 proporcionando un procedimiento para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos. Dicho procedimiento comprende las etapas de (A) acceder a un fichero electrónico; (B) asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; y (C) disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero.

De este modo, se consigue un procedimiento que permite Ia ordenación de ficheros electrónicos según su uso, estando representado dicho uso por el índice de accesibilidad. Así, se trata de un escritorio inteligente que aprende de manera automática basándose en patrones de comportamiento del usuario (detecta estos patrones a partir del uso que el usuario hace de los ficheros). El hecho de realizar Ia ordenación de los ficheros según su uso supone aportar a una persona una organización más adecuada de sus ficheros y una recuperación de los mismos mejor adaptada a sus necesidades, Io que supone una reducción de tiempo importante al acceder a los ficheros deseados, es decir, se trata de un sistema predictivo y no reactivo. Puesto que dicha ordenación se basa en mecanismos parecidos a los que utiliza Ia memoria humana, el procedimiento es más intuitivo para las personas, de fácil manejo, y sobretodo permite a cada persona trasladar sus propios mecanismos de almacenamiento y recuperación de forma transparente. Por Io

tanto, se trata de una herramienta que permite a una persona almacenar y recuperar información de su "archivo personal", de Ia misma manera que se almacena en Ia memoria humana y con las ventajas que aporta un soporte electrónico: volumen, fiabilidad, diversidad y rapidez. Además, no es necesario que Ia persona conozca previamente Ia estructura jerárquica de las carpetas y subcarpetas para una ágil y rápida recuperación de Ia información almacenada, como sucede en los sistemas de archivo conocidos. Con Ia presente invención, Ia organización interna no es relevante.

Preferentemente, el procedimiento puede comprender una etapa D de determinación de un nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto.

Dicha etapa D se realiza para adaptar el índice de accesibilidad de los ficheros al instante en el que se ha accedido a alguno de ellos. En Ia mayoría de los casos, dicha etapa se realizará entre las etapas B y C descritas anteriormente, después de cerrar el fichero accedido, para actualizar los índices de accesibilidad de los ficheros antes de que se disponga el fichero entre el resto de ficheros. Existe también Ia posibilidad de que dicha etapa D se realice de forma continuada, sin que exista Ia necesidad de que algún fichero sea accedido. Es importante destacar que un fichero abierto puede conservar el índice de accesibilidad que tenía en el momento de su apertura o puede recalcularse su índice de accesibilidad cada cierto tiempo.

Por otro lado, el procedimiento puede comprender una etapa E de asignación de un atributo de desactivación a algunos ficheros del conjunto, realizándose Ia etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad sólo para aquellos ficheros que no tienen asignado dicho atributo.

De este modo se consigue una reducción significativa de los recursos (hardware, etc.) de cálculo, de los tiempos de cálculo, y de los requerimientos

de los recursos. Todo ello supone también una reducción de costes.

Además, el procedimiento puede comprender una etapa G de asignación de un atributo de recuperación del fichero, a aquellos ficheros electrónicos del conjunto que cumplan una condición predeterminada.

Básicamente, Ia asignación de dicho atributo es necesaria para poder distinguir los ficheros que tienen asignado un índice de accesibilidad mayor, del resto, pudiendo ser configurado por el usuario el número de ficheros a los que asignar dicho atributo de recuperación. Los ficheros con el atributo asignado son accesibles inmediatamente por el usuario, mientras que los ficheros sin dicho atributo asignado, cuyo volumen es mucho mayor, deben estar organizados adecuadamente para su recuperación a partir de búsquedas. Considerando que Ia memoria en Ia que se encuentra el conjunto de ficheros puede dividirse en memoria superficial (SM) y memoria interna (IM), los ficheros con atributo asignado pertenecen a Ia SM, mientras que el resto de ficheros pertenecen a Ia IM. La utilización de dichos tipos de memoria será descrita más adelante.

Ventajosamente, el procedimiento puede comprender una etapa H de mostrar los ficheros electrónicos que tienen asignado dicho atributo de recuperación, mediante una interfaz gráfica de usuario, a través de una pantalla de visualización.

De este modo, los ficheros que pertenecen a Ia SM, es decir, los ficheros que tienen asignado el atributo de recuperación, son accesibles inmediatamente por el usuario con Ia simple navegación visual a través de dicha interfaz gráfica de usuario.

Preferiblemente, el procedimiento puede comprender una etapa F, previa a Ia etapa B, de determinación del índice de accesibilidad del fichero electrónico.

En esta etapa es necesario considerar diferentes casos. Primeramente, si el fichero accedido es un fichero nuevo o es un fichero que se encuentra en Ia IM (no tiene asignado un atributo de recuperación), debe disponerse en Ia primera posición de Ia ordenación (estrategia LIFO - Last In First Out). Para ello, Ia etapa F debe determinar un índice de accesibilidad mayor que el índice de accesibilidad asignado al primer fichero de Ia ordenación, antes del acceso al fichero. Así, por ejemplo, puede determinarse el nuevo índice de accesibilidad sumando un punto al índice de accesibilidad del primer fichero de la ordenación. En segundo lugar, si el fichero accedido es un fichero de Ia SM, Ia determinación de su índice de accesibilidad debe realizarse de Ia misma manera que para el resto de ficheros del conjunto de ficheros electrónicos.

Según una característica de Ia invención, Ia etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto, puede realizarse a partir de Ia fórmula:

(t-t _j ) parte _ enteim nuevo _ Índice = viejo _ índice + β * parte _ entera 3600

{t _j - t, ) \ a

donde t es el instante de tiempo en que se determina el índice de accesibilidad, t¡ es el instante que corresponde a Ia última vez que se abrió el fichero, t¡ es el instante que corresponde a Ia última vez que se cerró el fichero, a es un valor entre 0 y 1 , y β es cualquier valor.

Dicha fórmula tiene en cuenta el tiempo absoluto equivalente a fecha y hora de acceso y Ia duración de dicho acceso al fichero. En general, Ia fórmula presenta una parte fija y una parte variable, de manera que, cada vez que se calcula un índice de accesibilidad, Ia parte variable es asumida por Ia parte fija y empieza una nueva parte variable. Dicha parte variable está modulada por β

dependiendo de su valor, para que el índice de accesibilidad sea más o menos disperso (el valor por defecto de β es 1). Es importante destacar que cuanto más tiempo pasa desde el último acceso al fichero, Ia parte variable se hace más pequeña. Queda claro que Ia utilización de dicha fórmula responde al uso que una persona o usuario realiza del fichero, puesto que el índice de accesibilidad aumenta proporcionalmente al tiempo del uso, con un factor de proporcionalidad que se hace más pequeño cuanto más grande sea el tiempo transcurrido desde el último cierre del fichero.

Como consecuencia, Ia etapa E de asignación de un atributo de desactivación a un fichero electrónico puede realizarse cuando Ia función

TU-O)I parte _ entera]

3600

(t _j - t _t ) x a para dicho fichero sea inferior a uno.

Cuando dicha función es inferior a 1, el nuevo índice de accesibilidad es igual al viejo índice de accesibilidad, es decir, el índice de accesibilidad asignado al fichero permanece inalterable, por Io que no es necesario volver a determinar su índice de accesibilidad hasta que el fichero vuelva a ser accedido. Si se selecciona adecuadamente el valor de Ia constante α, es posible tener en cuenta más o menos ficheros atrás en el tiempo para recalcular su índice de accesibilidad.

Preferentemente, el procedimiento puede comprender una etapa I de asignación de atributos de búsqueda al fichero electrónico, así como una etapa J de búsqueda, para el acceso a los ficheros que no tienen asignado el parámetro de recuperación, a partir de los atributos de búsqueda asignados a dichos ficheros en Ia etapa I.

Tal como se ha comentado anteriormente, los ficheros de Ia ÍM prácticamente sólo son accesibles a través de búsquedas, puesto que su volumen acostumbra a ser muy grande. Para ello es necesario que todos los ficheros

del conjunto de ficheros tengan asignados atributos sobre los que realizar dichas búsquedas cuando se encuentren en Ia IM. La asignación de dichas atributos puede ser manual (por ejemplo, a través de una interfaz gráfica de usuario) por parte del usuario, o automática.

Además, el procedimiento puede comprender una etapa N de indexación de texto de por Io menos uno de los ficheros del conjunto de ficheros. De este modo, Ia indexación sólo se realiza sobre aquellos ficheros accedidos alguna vez por el usuario, es decir, únicamente se indexan aquellos ficheros que forman parte del espacio del usuario (los que forman parte de Ia carpeta Memo), y no se indexan todos los ficheros del sistema de ficheros del sistema operativo, tal como sucede en algunos sistemas conocidos, en los que se indexan incluso los ficheros de sistema. Por otro lado, es posible seleccionar el tipo de ficheros que se desea indexar. En el caso de los tipos de ficheros que no se desean indexar, Ia indexación no se realiza automáticamente, pero sí que es posible realizarla de forma manual, para un fichero concreto, a partir de, por ejemplo, una opción en el menú contextual del fichero.

Según otra característica, el sistema de acuerdo con Ia invención puede configurarse para encriptar los documentos del sistema de ficheros, de manera que, cuando el usuario 102 se valida en el sistema de Ia invención, al acceder a los documentos, se desencriptan automáticamente sin que el usuario tenga que hacerlo cada vez. Por Io tanto, el indexador también puede acceder a Ia información encriptada, estando también encriptada Ia propia información del indexador para que no sea consultable por terceros, es decir, el usuario puede encriptar todos los documentos a través del sistema, pero permite al indexador acceder a los contenidos sin afectar a Ia seguridad, puesto que Ia propia base de datos del indexador encripta. Dicha característica y el hecho de que no se indexe todo el sistema de ficheros, aporta una mejora desde el punto de vista de seguridad, teniendo en cuenta Ia intimidad del usuario (puede haber ficheros con información particular) y los

datos importantes (incluso confidenciales) que pueden contener los ficheros, evitándose su posible mal uso.

Con ello, es posible conseguir un acceso más significativo a los ficheros que no tienen asignado un parámetro de recuperación y que han sido localizados en Ia etapa J de búsqueda, puesto que después de un primer filtraje a partir de los atributos de búsqueda asignados a los ficheros, se realiza un segundo filtraje mediante una búsqueda por indexación de texto de sólo los ficheros previamente localizados en dicho primer filtraje.

Según una característica de Ia invención, por Io menos un fichero del conjunto de ficheros electrónicos puede comprender una ruta de acceso a un fichero electrónico externo a dicho conjunto de ficheros electrónicos, pudiendo estar ubicado dicho fichero externo en una unidad de almacenamiento remota. También existe Ia posibilidad que dicho fichero externo se encuentre en otras ubicaciones, tales como localmente en el propio sistema de archivos del sistema operativo del ordenador personal en el que se almacena el conjunto de ficheros, en un disco duro externo conectado a dicho ordenador, o en otro ordenador conectado en red.

Por otro lado, también es posible que cualquier fichero externo al conjunto de ficheros electrónicos que sea accedido, sea enlazado automáticamente al sistema únicamente por el hecho de haber sido accedido. Esto significa, que a Io largo del tiempo, todos los ficheros electrónicos que hayan sido accedidos por Io menos una vez por el usuario, estarán enlazados, excepto en el caso de que el usuario escoja voluntariamente desenlazarlos.

Preferiblemente, el procedimiento puede comprender una etapa K de modificación del índice de accesibilidad de por Io menos uno de los ficheros electrónicos del conjunto, al actuar un usuario sobre dicho fichero.

Normalmente, la manera de modificar el índice de accesibilidad será seleccionando el fichero y arrastrándolo a través de Ia interíaz gráfica de usuario hasta una nueva posición dentro del conjunto de ficheros. Según Ia posición escogida, se Ie asignará automáticamente un nuevo índice de accesibilidad.

La etapa A de acceder a un fichero electrónico puede comprender las subetapas de A.1 ) crear un nuevo fichero electrónico; A.2) verificar que el fichero electrónico no exista; y A.3) en caso de resultado negativo, notificar Ia duplicidad del fichero.

Mediante dichas subetapas, es posible comprobar si un fichero adicionado es realmente un fichero nuevo o se trata de un duplicado, entendiéndose por duplicado aquel fichero que tiene idénticos atributos que el fichero adicionado. En el caso de que exista un fichero que sea una versión del fichero adicionado, es decir, un fichero con idéntico nombre pero con uno o más atributos distintos, el usuario podrá decidir entre cancelar Ia operación, sustituir el documento existente por el adicionado, o crear un nuevo fichero.

En una realización preferida, el procedimiento puede comprender una etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos, cuya etapa puede comprender también Ia exportación de los atributos asignados a los ficheros electrónicos de dicho conjunto de ficheros. Entre dichos atributos se puede incluir también el índice de accesibilidad de los ficheros exportados.

De este modo, se consigue un sistema de exportación sencillo para, por ejemplo, migrar de ordenador y en poco tiempo disponer del conjunto de ficheros tal como estaba en el ordenador original. Del mismo modo, también es adecuado para realizar copias de seguridad de toda Ia información representada por el conjunto de ficheros, y evitar pérdidas traumáticas y/o irreparables de información. Dicha copia de seguridad puede enviarse, por

ejemplo, a través de Internet a un DataCenter que asegure Ia integridad y Ia existencia de Ia copia (Ia copia de seguridad puede ser enviada manualmente por el usuario o puede ser solicitada automáticamente por el DataCenter). Además, existe Ia posibilidad de trabajar con el sistema, con Ia información almacenada en un servidor remoto.

La etapa L de exportación del conjunto de ficheros electrónicos puede realizarse en formato comprimido, con Ia intención de que ocupe menos espacio en destino y para que su transmisión sea más rápida.

El procedimiento puede comprender también una etapa M de importación de por Io menos un fichero electrónico. Básicamente, dicha etapa es complementaria a Ia etapa de exportación, puesto que cualquier exportación realizada debe ser posteriormente importada para poder acceder a Ia información que contiene.

De acuerdo con otra realización de Ia invención, el procedimiento puede comprender una etapa O de creación de un flujo de trabajo (workflow) para al menos un fichero del conjunto de ficheros. Así, es posible hacer desaparecer por Io menos un fichero (se almacena temporalmente en una localización destinada a ello), que el usuario sabe que no va a necesitar hasta después de un tiempo determinado, para que aparezca posteriormente en una fecha en Ia que Ie va a ser útil. En principio, el fichero que se recupera debe mantener los mismos metadatos (atributos de búsqueda, etc.) que tenía cuando se creó el workflow. Obviamente alguno podría ser modificable, tal como el índice de accesibilidad, de manera que cuando se crea el workflow podría establecerse Ia posición que debe ocupar en el conjunto de ficheros. Normalmente esta etapa será adecuada para ficheros con el parámetro de recuperación asignado. Básicamente se trata de generar un workflow por parte del usuario para el usuario.

De acuerdo con otro aspecto, Ia invención proporciona un sistema para gestionar información en forma de un conjunto de ficheros electrónicos, que se caracteriza por comprender medios para acceder a un fichero electrónico; medios para asignar un índice de accesibilidad al fichero electrónico; y medios para disponer el fichero entre el conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende de su índice de accesibilidad, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero.

De acuerdo con aún otro aspecto, Ia presente invención proporciona un programa de ordenador que comprende instrucciones de programa para provocar que un sistema de computación realice el procedimiento descrito anteriormente.

Dicho programa de ordenador, por ejemplo, puede estar contenido en unos medios de grabación, en una memoria del sistema de computación, en una memoria de solo lectura, o puede ser portado por una señal portadora eléctrica.

De acuerdo con otro aspecto de Ia invención, se proporciona un sistema de comunicaciones que comprende al menos dos sistemas de computación, y medios de transmisión de información compartidos por dichos sistemas de computación, comprendiendo cada uno de los sistemas de computación un sistema para gestionar información descrito anteriormente, interconectándose dichos sistemas para gestionar información a través de los medios de transmisión de información.

De este modo se consigue un sistema que permite Ia interconexión de interfaces inteligentes representadas por el sistema para gestionar información. Preferentemente, dicho sistema está formado por una red de área local a Ia que están conectados los sistemas de computación, tales como ordenadores, PDAs, o teléfonos móviles. A partir de este sistema de

comunicaciones de acuerdo con Ia invención, los sistemas de computación pueden compartir ficheros entre ellos, ya sea de una manera manual (e.g. si un documento debe ser corregido por una persona, el usuario que ha elaborado dicho documento puede enviárselo a dicha persona) como mediante Ia utilización de los medios para crear un flujo de trabajo (workflow) para al menos un fichero del conjunto de ficheros (un usuario puede generar un workflow para que uno de sus documentos aparezca en el sistema para gestionar información, de otro usuario.

Otro punto a destacar es que Ia red es distribuida (inteligencia distribuida), es decir, no existe un servidor sobre el que atacan todos los sistemas de computación, sino que, a Ia vez, todos los sistemas de computación son servidores de información.

Además, por ejemplo, en el caso de que una empresa tenga el servidor de correo electrónico extemalizado, el sistema de comunicaciones de Ia invención aporta seguridad, puesto que los usuarios de Ia red de Ia empresa no tendrán que enviarse los ficheros a través del correo electrónico (Ia información sale de Ia empresa para después volver), sino que Io podrán hacer a través de Ia red, mediante Ia interconexión entre los sistemas para gestionar información.

Por otro lado, permite añadir a cada uno de los sistemas para gestionar información, atributos de búsqueda relacionados con Ia empresa, de manera que se facilita Ia localización de documentos relacionados con Ia misma. En este caso, es posible Ia incorporación de un servidor central que almacene todos los documentos de Ia empresa, para que estén accesibles para todos los usuarios de Ia red.

Según una característica de Ia invención, el sistema de comunicaciones puede comprender enlaces peer-to-peer entre los sistemas de computación.

La utilización de dicho tipo de enlaces favorece que no exista saturación en Ia red, puesto que no interviene un servidor que genere un cuello de botella. Los sistemas de computación involucrados en Ia comunicación hablan entre ellos y se pasan ficheros entre ellos, sin Ia intervención de otro sistema de computación.

Por Io tanto, el sistema de Ia invención permite Ia compartición de ficheros y el workflow asociado a los mismos, sobre enlaces peer-to-peer en una red de área local. Dicha interconexión entre los sistemas para gestionar información abre múltiples posibilidades para la colaboración y compartición de documentos siguiendo procesos muy paralelos a los que se establecen de forma natural en grupos humanos.

El sistema puede comprender un repositorio de ficheros no entregados, de manera que si se debe realizar Ia entrega de un fichero a un sistema de computación que no está presente en ese momento (e.g. está apagado), dicho repositorio Io almacena hasta que el sistema de computación vuelva a estar en línea. En principio debe ser el propio sistema de computación el que interrogue al repositorio sobre si contiene algún fichero para él y, en caso afirmativo, debe ser él el que Io descargue.

El sistema puede comprender además un repositorio de copias de seguridad de Ia información contenida en los sistemas para gestionar información, pudiendo estar dicho repositorio dispuesto local o remoto. En el caso de que se encuentre remoto, el sistema debe comprender medios de comunicación entre los sistemas de computación y dicho repositorio de copias de seguridad. Dichos medios de comunicaciones pueden ser, por ejemplo, una extranet o Internet.

Así, se consigue un repositorio seguro, gestionado de forma automática y que permite recuperaciones más eficientes de Ia información salvaguardada,

puesto que Ia copia de seguridad únicamente comprende Ia información utilizada por el usuario, es decir, Ia información contenida en su sistema para gestionar información (se reduce el tráfico de datos). Con respecto a los repositorios conocidos, dicho repositorio permite acelerar Ia restauración de datos perdidos o el acceso a los mismos desde distintos sistemas para gestionar información, independientemente del lugar de conexión.

El sistema también puede comprender medios para adaptar los contenidos de un servidor de contenidos al sistema para gestionar información.

De acuerdo con otro aspecto, Ia invención proporciona un sistema de comunicaciones entre por Io menos un sistema de computación y un servidor de contenidos, en el que el sistema de computación comprende un sistema para gestionar información descrito anteriormente, comprendiendo dicho sistema de comunicaciones medios para adaptar los contenidos del servidor de contenidos al sistema para gestionar información.

De este modo, se consigue un sistema que permite una preclasificación de los contenidos (e.g. digitales) a partir de los parámetros de consulta utilizados por el usuario durante su acceso a Ia base de datos de contenidos. Estos parámetros son añadidos por los medios de adaptación (e.g. una pasarela o gateway inteligente) a los ficheros en el momento de Ia descarga, y permite su posterior clasificación en el sistema para gestionar información. De esta manera, el usuario podrá obviar Ia tarea de asignar metadatos (e.g. atributos de búsqueda) a sus documentos y contenidos digitales.

Breve descripción de los dibujos

Para mayor comprensión de cuanto se ha expuesto se acompañan unos dibujos en los cuales, esquemáticamente y sólo a título de ejemplo no limitativo, se representa un caso práctico de realización.

En los dibujos:

La figura 1 muestra una representación esquemática de un sistema de computación que integra el sistema para gestionar información, de acuerdo con Ia invención;

La figura 2a muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento interno del sistema, desde el sistema al shell de\ sistema operativo; La figura 2b muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento interno del sistema, desde el sistema al propio sistema de Ia invención;

La figura 2c muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento enlazado del sistema, desde el sistema al shell del sistema operativo;

La figura 2d muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento enlazado del sistema, desde el sistema al propio sistema;

La figura 2e muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento externo al sistema, desde el shell del sistema operativo al sistema;

La figura 2f muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento enlazado, desde el shell del sistema operativo al sistema; La figura 2g muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento enlazado, desde el shell del sistema operativo al propio shell;

La figura 2h muestra una representación esquemática de las operaciones de mover y copiar un documento enlazado, desde el shell del sistema operativo al propio shell (mismo origen);

La figura 3 muestra una representación de un diagrama de flujos del

procedimiento para gestionar información, de acuerdo con Ia invención;

La figura 4 muestra una representación gráfica de una primera interfaz gráfica de usuario generada por el sistema para gestionar información, objeto Ia invención; La figura 5 muestra una representación gráfica de una segunda ¡nterfaz gráfica de usuario generada por el sistema para gestionar información, objeto

Ia invención;

La figura 6 muestra una representación gráfica de una tercera interfaz gráfica de usuario generada por el sistema para gestionar información, objeto Ia invención;

La figura 7 muestra una representación gráfica de Ia barra de tareas de

Microsoft Windows ® que incorpora Ia barra de búsqueda de Ia invención;

La figura 8 muestra una representación gráfica de una ventana de diálogo de configuración de las búsquedas realizadas a partir de Ia barra de búsqueda de Ia figura 7;

La figura 9 muestra una representación gráfica del Explorador de Windows, que incluye un menú contextual de interacción con el sistema, de acuerdo con

Ia invención;

La figura 10 muestra una representación gráfica de una cuarta ¡nterfaz gráfica de usuario generada por el sistema;

La figura 11 muestra una representación esquemática de un sistema de comunicaciones, de acuerdo con Ia invención;

La figura 12 muestra una representación esquemática del sistema de Ia figura

11 , que incorpora un repositorio de copias de seguridad; y La figura 13 muestra una representación esquemática del sistema de Ia figura

11 , que incorpora una pasarela inteligente para Ia adaptación de contenidos digitales.

Descripción de realizaciones preferidas

La presente invención pretende dotar a un usuario de una herramienta que Ie

permita organizar los ingentes montones de información, en forma de ficheros electrónicos, que acumula a Io largo del tiempo, debiendo permitirle acceder a cualquier fichero electrónico que se haya almacenado en algún momento. Para ello, Ia invención se basa en un modelo de organización y recuperación de información con mecanismos similares a los que utiliza Ia memoria humana. A continuación se realizará una breve descripción de Ia teoría de funcionamiento de dicha memoria humana.

La mayoría de científicos están de acuerdo en describir Ia memoria humana como un conjunto de almacenes que son "sitios" para poner información, además de un conjunto de procesos que actúan en los almacenes.

Un modelo muy sencillo podría contener tres tipos de almacenes:

- Sensory Information Store (SIS)

- Short-Term Store (STS)

- Long-Term Store (LTS)

Y tres procesos:

- Encoding (poner información en un almacén)

- Maintenance (mantener con vida dicha información)

- Retríeval (encontrar información codificada)

La memoria SIS es todo Io que interfiere con los sentidos pero que únicamente se almacena cuando se Ie presta atención. La información sensorial (de los ojos, oídos, etc.) entra en Ia Sensory Information Store (SIS) y puede ser ignorada o puede prestársele atención. La información ignorada no es Ia última en haber entrado por mucho tiempo. La nueva información percibida rápidamente sobrescribe (enmascara) Ia antigua, un proceso que en ocasiones se describe como "interferencia". La información atendida no está

sólo protegida de interferencias sino que es procesada por mecanismos de más alto nivel que entienden qué significa. Por ejemplo, una información en Ia S/S puede indicar que existe un punto rojo en una posición determinada, de modo que, cuando se atiende a esa información y Ia información es procesada visualmente, se determina que el punto rojo es una señal de Stop. Cuando Ia información es procesada de esta manera, puede codificarse en Ia Short-Term Store (STS). En el cerebro humano, Ia STS tiene una capacidad de almacenamiento limitada (7 ± 2 elementos) que "decae" y se vuelve inaccesible en cuestión de segundos (entre 12 y 30 segundos). Además de decaer, la pérdida de información de Ia STS puede ocurrir por interferencia cuando nueva información desplaza información más antigua. La interferencia no siempre provoca Ia pérdida de información, pero sí puede producir errores en Ia recuperación de Ia memoria cuando uno recuerda información que es similar pero no idéntica a Ia necesitada.

Existen dos formas de hacer perdurar Ia información en Ia memoria y permitir que se codifique en Ia Long-Term Store [LTS):

- Maintenance Rehearsal (MR) - Elaboration Rehearsal (ER)

MR consiste en repetir mentalmente Ia información de forma que se mantenga activa y accesible en Ia memoria S7S y se acabe codificando en Ia LTS. ER consiste en elaborar Ia información para conseguir el mismo objetivo (esta segunda técnica funciona mejor que Ia primera).

La memoria de larga duración puede almacenar una gran cantidad de información y puede mantener dicha información durante muy largos períodos de tiempo. Soporta muchos tipos de información, tales como hechos, acontecimientos, capacidades motoras o perceptivas, conocimientos de leyes físicas, modelos espaciales o entornos familiares, o actitudes y historias sobre

uno mismo y los demás. Muchos y diversos factores parecen afectar a Ia dificultad de acceder a memoria guardada en Ia LTS. Algunos de estos factores son Ia similitud entre las condiciones actuales y las que existían cuando Ia memoria fue almacenada, el tiempo transcurrido desde que Ia memoria fue usada por última vez, su grado de ínter relatividad con otro conocimiento, o su exclusividad en relación a otra información contenida en Ia LTS. Buena parte de Ia investigación científica que queda por hacer se centra en especificar los efectos de estos factores en detalle y determinar los mecanismos que producen estos efectos.

Si se realiza una analogía con gestión documental, Ia institución sería Ia persona, el fondo documental, que es el conjunto de documentación que recibe y genera Ia persona, sería Ia STS, y Ia organización del archivo, que es Ia información estructurada y tratada por Ia persona, sería Ia LTS. Las búsquedas se realizan sobre el archivo, Ia LTS, porque está organizado con esa finalidad.

A continuación se realizará Ia descripción de una realización preferida de Ia invención, en forma de un sistema para gestionar información, más concretamente, para gestionar ficheros electrónicos.

Como se puede ver en Ia figura 1 , dicho sistema se ejecuta sobre un ordenador personal 100 o de usuario final que presenta como sistema operativo, por ejemplo, Microsoft Windows XP Professional, que como ya es conocido, incluye un sistema de ficheros (o varios) propio (puesto que no se trabaja directamente sobre el contenido de los ficheros electrónicos, no tiene sentido crear un nuevo sistema de ficheros). Dicho sistema operativo podría ser cualquier otro siempre que comprenda una interfaz gráfica de usuario. Por consiguiente, cuando, a Io largo de Ia memoria, se hable indistintamente de documento o fichero electrónico 103 normalmente se hará referencia al elemento, tal como un icono o el nombre del fichero, de Ia interfaz gráfica de

usuario que representa al fichero físico almacenado en el sistema de ficheros del sistema operativo (son accesos a los ficheros).

El ordenador personal comprende una pantalla de visualización 101 a través de Ia cual se visualizan las diferentes interfaces gráficas de usuario generadas por el sistema para gestionar información, de acuerdo con Ia invención; y un dispositivo apuntador, tal como un ratón, para que un usuario 102 pueda interaccionar con dichas interfaces, conectados al ordenador. Todos aquellos elementos de las interfaces que realizan una acción cuando el usuario actúa sobre ellos a través de, por ejemplo, el ratón o combinaciones de teclado reciben el nombre de elementos de control, mientras que las acciones que realizan vienen generadas por señales de control.

Según una realización preferida, el sistema de acuerdo con Ia invención comprende un programa de ordenador para gestionar Ia información, en forma de ficheros o documentos electrónicos, almacenada en unos medios de almacenamiento de datos, tales como un disco duro local o una unidad remota, ejecutándose dicho programa de ordenador sobre el ordenador personal 100 citado anteriormente. Dicho programa de ordenador comprende un módulo para acceder a un fichero electrónico 103; un módulo para asignar un índice de accesibilidad a dicho fichero; un módulo para disponer el fichero entre un conjunto de ficheros electrónicos, en una posición que depende del índice de accesibilidad que se Ie asigna, que se basa en accesos realizados sobre dicho fichero; un módulo para determinar un nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros electrónicos del conjunto; un módulo para asignar un atributo de desactivación en determinados ficheros del conjunto, actuando el módulo para determinar un nuevo índice de accesibilidad sólo sobre los ficheros que no tienen asignado el atributo de desactivación; un módulo para determinar el índice de accesibilidad del fichero electrónico accedido; un módulo para asignar, a aquellos ficheros del conjunto que cumplan una condición predeterminada, un atributo de recuperación del

fichero; un módulo para mostrar, a través de una interfaz gráfica de usuario, los ficheros electrónicos que tienen asignado dicho atributo de recuperación; un módulo para asignar atributos de búsqueda al fichero electrónico; un módulo para buscar entre los ficheros electrónicos que no tienen asignado el atributo de recuperación, aquellos ficheros que tengan asignados unos atributos de búsqueda que coincidan con Ia estrategia de búsqueda establecida por el usuario 102; un módulo para modificar el índice de accesibilidad de un fichero electrónico cuando un usuario actúa sobre dicho fichero; un módulo para exportar del sistema, el conjunto de ficheros junto con los atributos asignados a cada uno de los ficheros del conjunto de ficheros; un módulo para indexar el texto de los ficheros del conjunto de ficheros; un módulo para crear un flujo de trabajo para al menos un fichero del conjunto de ficheros; y un módulo para importar por Io menos un fichero del conjunto de ficheros exportado. Es importante señalar que, debido a que el sistema operativo presenta una interfaz gráfica de usuario, Ia mayoría de los módulos deberán generar, durante su proceso, una interfaz usuario, tal como una ventana de diálogo, para poder interactuar con un usuario y poder conseguir su objetivo. Obviamente, es posible que alguno de los módulos citados sea un programa de ordenador separado del programa de ordenador principal del sistema de Ia invención.

El módulo para acceder a un fichero electrónico puede comprender un módulo para crear un nuevo fichero electrónico; un módulo para verificar que el fichero electrónico no exista; y un módulo para, en caso de resultado negativo del módulo de verificación, notificar Ia duplicidad del fichero al usuario.

El módulo para determinar un nuevo índice de accesibilidad para cada uno de los ficheros del conjunto de ficheros se ejecuta cuando el módulo para acceder a un fichero electrónico ha accedido a alguno de ellos. Normalmente dicha ejecución tendrá lugar cuando se haya cerrado el fichero accedido, para actualizar los índices de accesibilidad de los ficheros del conjunto de ficheros

antes de que se disponga el fichero accedido entre el resto de ficheros. Existe también Ia posibilidad de que dicho módulo se ejecute continuamente, sin que exista Ia necesidad de que un fichero sea accedido.

Por otro lado, el módulo para determinar los nuevos índices de accesibilidad puede basarse en Ia aplicación de Ia siguiente fórmula:

parte _entera\ nuevo _ índice = viejo _ índice + β * parte _ entera 3600

(t. - tj x a

donde t es el instante de tiempo en que se determina el índice de accesibilidad, /, ^• es el instante que corresponde a Ia última vez que se abrió el fichero, t¡ es el instante que corresponde a Ia última vez que se cerró el fichero, a es un valor entre 0 y 1 , y β es cualquier valor. Como se desprende de Ia fórmula, se tiene en cuenta el tiempo absoluto equivalente a fecha y hora de acceso y Ia duración de dicho acceso al fichero. En general, Ia fórmula presenta una parte fija y una parte variable, de manera que, cada vez que se calcula un índice de accesibilidad, Ia parte variable es asumida por Ia parte fija y empieza una nueva parte variable. Dicha parte variable está modulada por β dependiendo de su valor, para que el índice de accesibilidad sea más o menos disperso (el valor por defecto de β es 1). Es importante destacar que cuanto más tiempo pasa desde el último acceso al fichero, Ia parte variable se hace más pequeña. Queda claro que Ia utilización de dicha fórmula responde al uso que una persona o usuario realiza del fichero, puesto que el índice de accesibilidad aumenta proporcionalmente al tiempo del uso, con un factor de proporcionalidad que se hace más pequeño cuanto más grande sea el tiempo transcurrido desde el último cierre del fichero.

El módulo para asignar un atributo de desactivación en determinados ficheros

parte _ ωileral — del conjunto Io asigna cuando Ia función 3600

(t _j - t,) x a para dicho

fichero sea inferior a uno.

Cuando se da dicha condición, el nuevo índice de accesibilidad es igual al viejo índice de accesibilidad, es decir, el índice de accesibilidad asignado al fichero permanece inalterable, por Io que no es necesario volver a determinar su índice de accesibilidad hasta que el fichero vuelva a ser accedido. Si se selecciona adecuadamente el valor de Ia constante α, es posible tener en cuenta más o menos ficheros atrás en el tiempo para recalcular su índice de accesibilidad. De este modo, el módulo para determinar el nuevo índice de accesibilidad sólo actúa sobre aquellos ficheros que no tengan asignado dicho atributo de desactivación.

El módulo para asignar un atributo de recuperación del fichero actúa sólo sobre aquellos ficheros que cumplen una condición determinada, de modo que es posible distinguir los ficheros que tienen asignado un índice de accesibilidad mayor, del resto, pudiendo ser configurado el número de ficheros a los que asignar dicho atributo de recuperación. El hecho de que un fichero tenga asignado dicho atributo hace que sea accesible directamente por el usuario, a través de una ¡nterfaz gráfica de usuario, mientras que los ficheros que no tengan asignado dicho atributo sólo pueden se accedidos mediante una búsqueda.

El módulo para determinar el índice de accesibilidad del fichero electrónico accedido debe considerar diferentes casos. Primeramente, si el fichero accedido es un fichero nuevo o es un fichero que no tiene asignado un atributo de recuperación (el fichero se encuentra en Ia IM), debe disponerse en Ia primera posición de Ia ordenación (estrategia LIFO - Last In First Out).

Para ello, el presente módulo debe determinar un índice de accesibilidad mayor que el índice de accesibilidad asignado al primer fichero de Ia

ordenación, antes del acceso al fichero. Así, por ejemplo, puede determinarse el nuevo índice de accesibilidad sumando un punto al índice de accesibilidad del primer fichero de Ia ordenación. En segundo lugar, si el fichero accedido es un fichero que tiene asignado un atributo de recuperación (el fichero se encuentra en Ia SM), Ia determinación de su índice de accesibilidad debe realizarse de Ia misma manera que para el resto de ficheros del conjunto de ficheros electrónicos, es decir, a partir de Ia fórmula citada anteriormente.

El módulo para asignar atributos de búsqueda al fichero electrónico debe interactuar con el usuario para obtener los atributos que debe asignar al fichero. Dicha asignación es necesaria para poder realizar búsquedas de los ficheros cuando no tengan asignado un atributo de recuperación, es decir, cuando se encuentren en Ia IM. El módulo puede asignar de forma automática los atributos de búsqueda, o dicha asignación puede ser manual, a partir de Ia interacción entre el usuario y el módulo, por ejemplo, a través de una ¡nterfaz gráfica de usuario.

El sistema presenta dos tipos de atributos según el tipo de lista de valores. Podemos tener dos tipos de listas de valores para un atributo: • Multivalor • Univalor

Los valores de atributo son etiquetas que podemos añadir á los atributos.

Un atributo multivalor es un atributo que permite clasificar usando más de un valor a Ia vez. Estos valores son complementarios entre ellos. Por ejemplo: el atributo "Contiene" permite clasificar por uno o varios de los valores: "Ejemplos interesantes", "Video promoción", "Nota editor", etc.

Un atributo univalor es un atributo que permite clasificar usando sólo un valor. Estos valores son exclusivos entre ellos. Por ejemplo: el atributo "Importancia"

permite clasificar sólo por uno de estos valores: "Alta", "Media" o "Baja".

Así, un ejemplo de asociación automática de atributos para documentos puede ser el siguiente. Para un documento del tipo "C:\Documentos\Trabajo\lnformes\lnforme Médico.doc", el sistema asociará de forma automática los atributos para facilitar su búsqueda y clasificación. El documento después de enviarlo al sistema pasa a tener los siguientes atributos:

- C - Documentos

- Trabajo

- Informes

Un ejemplo de asociación automática de atributos para mensajes puede ser el siguiente. Para un mensaje de Microsoft Outlook, el sistema asociará de forma automática sus atributos para facilitar su búsqueda y clasificación. El mensaje, después de enviarlo al sistema, pasa a tener los siguientes atributos:

- Remitente

- Importancia - Asunto

El módulo para buscar entre los ficheros electrónicos que no tienen asignado el atributo de recuperación, debe localizar aquellos ficheros que tengan asignados unos atributos de búsqueda que coincidan con Ia estrategia de búsqueda establecida por el usuario 102. Igualmente, dicho módulo debe interactuar con el usuario a través de una interfaz gráfica de usuario (e.g. una ventana de diálogo), para obtener qué atributos de búsqueda deben comprender los ficheros a localizar.

El módulo para modificar el índice de accesibilidad de un fichero normalmente se basa en una acción del usuario sobre el fichero, tal como arrastrándolo a

través de una interfaz gráfica de usuario hasta una nueva posición dentro del conjunto de ficheros. Según Ia posición escogida, el módulo Ie asigna el nuevo índice de accesibilidad que Ie corresponde.

El módulo para indexar el texto de los ficheros del conjunto de ficheros realiza una indexación de sólo aquellos ficheros accedidos alguna vez por el usuario, es decir, únicamente se indexan aquellos ficheros que forman parte del espacio del usuario (los que forman parte de Ia carpeta "Memo", que se describirá más adelante). Por otro lado, a partir de Ia interacción entre dicho módulo y el usuario a través de una interfaz de usuario, el módulo puede determinar el tipo de ficheros que el usuario desea indexar. En el caso de los tipos de ficheros que no se desean indexar, Ia indexación no se realiza automáticamente, pero sí que es posible realizarla de forma manual, para un fichero o ficheros concretos, a partir de, por ejemplo, una opción en el menú contextual del fichero. Con Ia actuación de dicho módulo, es posible conseguir un acceso más significativo a los ficheros que no tienen asignado un parámetro de recuperación y que han sido localizados por el módulo de búsqueda, puesto que después de un primer filtraje a partir de los atributos de búsqueda asignados a los ficheros, se realiza un segundo filtraje mediante una búsqueda por indexación de texto de sólo los ficheros previamente localizados en dicho primer filtraje.

El módulo para crear un flujo de trabajo (workflow) para por Io menos un fichero del conjunto de ficheros del sistema, permite al usuario hacer desaparecer al menos un fichero del sistema para, posteriormente, en una fecha adecuada volver a disponerlo en el conjunto de ficheros. La utilización de dicho módulo permite al usuario mejorar el número de ficheros que tiene accesible, sobretodo cuando conoce que un determinado fichero no Io va a necesitar hasta a partir de una fecha concreta. Para interaccionar con el usuario 102, el módulo genera una interfaz gráfica de usuario que Ie permite a dicho usuario configurar el workflow. Dicha interfaz puede comprender, por

ejemplo, un cuadro de grupo que incluya un botón de opción para no hacer nada con el fichero, un botón de opción para hacer aparecer el fichero en una fecha determinada, y un botón de opción para hacer aparecer el fichero en una fecha determinada, avisando de ello al usuario mediante un mensaje en pantalla. Obviamente dicha ¡nterfaz debe comprende también un cuadro de texto para que el usuario pueda entrar el texto del mensaje (aunque dicho texto puede venir predefinido) y un calendario para poder seleccionar Ia fecha de aparición del fichero. Para poder activar dicho módulo existen diferentes caminos, aunque el más eficiente puede ser seleccionar el documento o documentos a tratar y hacer aparecer su menú contextual, para seleccionar Ia opción de workflow.

El sistema de acuerdo con Ia invención permite organizar los documentos del usuario en zonas separadas. Cada zona permite trabajar de Ia misma manera, pero agrupando, aquellos documentos según las necesidades del usuario. Ejemplos comunes del uso de zonas pueden ser: Ia zona de trabajo (profesional) y Ia zona personal. Para cada zona se puede definir una lista de atributos y valores distintos, particulares de esa zona. Así, si se habla de Ia zona de trabajo se pueden tener atributos tales como Proyecto, Fase, o Estado. En cambio, si se habla de Ia zona personal se pueden tener atributos tales como: Interesante para... (Juan, Pedro, Ana), o Fotos... (Cumpleaños, Trabajo, Familia). De forma predeterminada, el sistema de Ia invención crea por defecto dos zonas con sus correspondientes atributos y valores. Mientras el usuario se encuentra en una zona, todas las operaciones que realiza con los documentos se asocian con Ia zona activa en ese momento. Para cambiar Ia zona activa es posible usar Ia barra de tareas o las opciones que aparecen en Ia barra principal del sistema. Cada zona puede tener asociada o no una franja horaria determinada, por Io que Ia zona profesional podría corresponderse con Ia franja horaria en Ia que el usuario se encuentra desarrollando su actividad profesional, mientras que Ia zona personal podría corresponderse por defecto al resto de horas en las que el usuario no se

¡ o encuentra en Ia zona profesional.

De acuerdo con Ia realización preferida de Ia invención, el programa de ordenador se ejecuta sobre el sistema operativo del ordenador personal 100. Dentro del sistema de archivos de Windows se crea una carpeta referenciada como "MEMO" a Ia que se envían todos los ficheros electrónicos, más concretamente, los accesos a los ficheros (en Ia presente realización se trata de documentos del usuario) que debe gestionar Ia invención. El hecho de utilizar una carpeta puede facilitar Ia integración del sistema con productos ya existentes. También es posible que existan documentos fuera del directorio, por ejemplo, en un servidor o localmente en el sistema de archivos del sistema operativo, o que dichos documentos tengan Ia forma de papel escrito. En cualquiera de estos casos es necesario crear "ficheros localizadores" (en este caso aparece en concepto de fichero enlazado) a estos documentos, siendo dichos "ficheros localizadores" creados y procesados de Ia misma manera que el resto de ficheros. Además, en el caso de documentos en papel, otra posible solución puede ser digitalizar dichos documentos para que sean gestionados de Ia forma habitual.

La carpeta "MEMO" es una carpeta extendida que se integra en el sistema de archivos del sistema operativo, permitiendo al usuario 102 usar el sistema de acuerdo con Ia invención como si se tratara de una carpeta más (desde esta carpeta es posible acceder a todas las operaciones). Esta carpeta se muestra en un nivel especial en el "Explorador de Windows" y aparece también como una opción en los diálogos de "Guardar como ...". Básicamente también es posible acceder a dicha carpeta desde, por ejemplo, un icono del escritorio o un acceso rápido desde Ia barra de tareas.

Así como un documento o un fichero del sistema operativo es una representación visual para un archivo físico almacenado en el sistema de archivos, un documento o fichero del sistema de acuerdo con Ia invención se

puede entender como una extensión del documento del sistema de ficheros, es decir, el sistema guarda para cada documento o fichero, información acerca del documento en el sistema de ficheros, pero también otra información (metadatos) del sistema, usando un sistema de almacenamiento particular.

Igual que un sistema de ficheros permite Ia existencia de un acceso directo, es decir, un enlace a un documento en el sistema de ficheros, el sistema de acuerdo con Ia invención permite el concepto de documento enlazado. Un documento enlazado representa a un documento existente al que se Ie pueden añadir metadatos (e.g. atributos de búsqueda), y puede encontrarse tanto dentro como fuera del sistema de Ia invención. Su identificación se realiza a partir de una marca visual para que el usuario pueda diferenciarlos del resto de documentos. Dicho concepto de documento enlazado es un concepto inexistente en el sistema de ficheros. Todo ello supone poder realizar una serie de operaciones, algunas ya existentes, pero también añade algunas hasta ahora no disponibles.

Existentes: - Mover documento

- Copiar documento

- Eliminar documento

- Crear documento

- Crear acceso directo Añadidos:

- Enlazar un documento

- Enviar un documento

- Mover documentos enlazados

- Copiar documentos enlazados - Desenlazar un documento enlazado

- Restaurar a ubicación original un documento interno

- Mover documentos internos

- Copiar documentos internos

Mover un documento es Ia operación que consiste en mover un documento desde una carpeta origen a una carpeta destino (el documento desaparece de Ia carpeta origen). Existen varias opciones para mover un documento.

Copiar un documento es Ia operación que consiste en copiar un documento des una carpeta origen a una carpeta destino (el documento se mantiene en Ia carpeta origen). También existen varias opciones para copiar un documento.

Eliminar un documento es Ia operación de enviar el documento a Ia Papelera de reciclaje.

Crear un documento es Ia operación que consiste en crear un documento, es decir, el sistema operativo ofrece esta opción ("Nuevo") desde el menú contextual para algunos de los programas instalados, y en su defecto es posible crear un documento específico usando Ia aplicación de edición propia.

Crear un acceso directo es Ia operación que consiste en crear un acceso directo a partir de un documento. El acceso directo creado permite al usuario acceder al documento en cuestión.

Enlazar un documento es Ia operación que consiste en crear una entrada lógica en el sistema de Ia invención. El sistema registra Ia información de Ia carpeta origen del documento con otra información interna, manteniéndose el documento en su carpeta original, y sin modificar el documento. Por Io tanto, el documento pasa a ser un documento enlazado en el sistema de Ia invención. Esta entrada lógica tiene varias implicaciones, ya que el sistema de Ia invención modifica el "Explorador de Windows" para mostrar información específica, modificando el comportamiento y Ia funcionalidad disponible para

el documento enlazado (ver figura 10). El documento, a partir de que está enlazado, se muestra con una marca para ayudar a distinguirlo del resto de documentos. Así, el sistema enriquece al documento permitiendo al usuario Ia siguiente funcionalidad: - Gestión de metadatos. El usuario puede asociar atributos y valores al documento.

- Gestión temporal. El usuario puede asociar acciones internas del sistema de Ia invención para realizarse según un patrón de repeticiones. Por ejemplo, a una cierta hora o día de Ia semana, diariamente o semanalmente.

- Gestión de zonas. El usuario puede asignar el documento a una zona (particular vs. profesional) dentro del sistema.

- Gestión de escritorios. El usuario puede colocar el documento en varios escritorios para realizar sus tareas relacionadas con documentos.

Así, un documento enlazado actúa dentro del sistema de Ia invención como el documento original, es decir, aparentemente se tiene el mismo documento en dos carpetas: Ia carpeta de origen y Ia carpeta del sistema de acuerdo con Ia invención. Esto es así, aunque las operaciones de mover y copiar documentos enlazados tienen un comportamiento especial.

Enviar un documento es Ia operación que consiste en crear una entrada lógica en el sistema, registrando Ia información de Ia carpeta origen del documento con otra información interna. El documento se mueve de su carpeta origen a una carpeta interna del sistema. Esta operación no modifica el documento, pasando el documento a ser un documento interno al sistema.

La entrada lógica tiene varias implicaciones (idénticas que para Ia operación de enlazar un documento) ya que el sistema modifica el "Explorador de Windows" para mostrar información específica, modificando el comportamiento y Ia funcionalidad disponible para el documento interno. Para

un documento interno las operaciones de mover y copiar se comportan normalmente.

Mover documentos enlazados es Ia operación que consiste en mover documentos enlazados desde una carpeta origen a una carpeta destino. Esta operación puede hacerse desde dentro o desde fuera del sistema, presentando comportamientos diferentes. Así, cuando se mueve un documento enlazado desde dentro del sistema a otra carpeta, el resultado es equivalente a mover el documento que ha sido enlazado a Ia carpeta destino de Ia operación. Cuando se mueve un documento enlazado desde fuera del sistema hacia el sistema, el resultado es equivalente a copiar los documentos enlazados, es decir, se mantiene el documento enlazado, pero además, queda una copia como documento interno.

Copiar documentos enlazados es Ia operación que consiste en copiar documentos de una carpeta de origen a una carpeta destino. Esta operación puede realizarse desde dentro o desde fuera del sistema, presentando diferentes comportamientos. Cuando se copia un documento enlazado desde dentro del sistema a otra carpeta, el resultado es equivalente a copiar el documento que ha sido enlazado a Ia carpeta destino de Ia operación, con Ia diferencia de que se obtiene otra entrada lógica correspondiente al documento enlazado que apunta a Ia copia en Ia nueva carpeta, pero sin metadatos. Cuando se copia un documento enlazado desde fuera del sistema hacia el sistema, el resultado es equivalente a copiar los documentos enlazados, es decir, se mantiene el documento enlazado, pero además se obtiene una copia como documento interno. Si se copia un documento enlazado dentro del sistema hacia el sistema, se obtiene una copia del documento pero esta será interna y tendrá los mismos metadatos del documento original. Si se realiza Ia misma operación en una carpeta que no sea del sistema, Ia operación resultará en una copia del documento pero sin Ia copia de los metadatos.

Desenlazar un documento enlazado es Ia operación que consiste en eliminar Ia información interna del documento en el sistema. El documento deja de mostrar una marca en el "Explorador de Windows" y pierde Ia funcionalidad y comportamientos específicos del sistema de Ia invención. Entre otra información, el documento pierde sus metadatos.

Restaurar a una ubicación original un documento interno es Ia operación que consiste en crear una nueva entrada lógica en el sistema de Ia invención, que apunta al documento restaurado, manteniéndose los metadatos.

Mover documentos internos es Ia operación que consiste en mover documentos internos del sistema a una carpeta destino. Esta operación sólo puede realizarse desde dentro del sistema hacia fuera, mostrando un comportamiento igual a Ia operación habitual. Cuando se copian documentos internos desde el sistema a otra carpeta, el resultado es equivalente a mover el documento que fue enviado a Ia carpeta destino de Ia operación. No se pueden mover documentos internos al sistema, puesto que fuera del sistema no pueden existir documentos internos.

Copiar documentos internos es Ia operación que consiste en copiar documentos internos del sistema a una carpeta destino. Esta operación sólo puede realizarse dentro del sistema hacia fuera, mostrando un comportamiento igual a Ia operación habitual. Cuando se copian documentos internos desde dentro del sistema a otra carpeta, el resultado es equivalente a copiar el documento normalmente a Ia carpeta destino, perdiendo los metadatos. Si se copia un documento interno dentro del sistema hacia el sistema, se obtiene una copia del documento, pero además se tienen los mismos metadatos del documento original.

En general, en cualquier operación "mover" de un documento enlazado siempre se mantienen los metadatos, mientras que en una operación de

"copiar" de un documento, sólo se pueden mantener los metadatos si el usuario realiza Ia operación desde el propio sistema de Ia invención.

Para clarificar Io descrito, se adjunta Ia figura 2, Ia cual está dividida en varias sub-figuras según las operaciones copiar y mover, teniendo en cuenta el origen y el destino.

En Ia figura 2a se muestran esquemáticamente las operaciones de mover y copiar documentos internos desde el sistema al shell del sistema operativo. En Ia operación de mover, se tiene Ia opción de sacar el documento, perdiendo los metadatos, o Ia opción de volver a enlazarlo con los mismos metadatos. En Ia opción de copiar se pierden los metadatos.

En Ia figura 2b se muestran las operaciones de mover y copiar documentos internos desde el sistema hacia el sistema. En el caso de mover, no tiene ningún efecto, mientras que en el caso de copiar, no debería tener información del origen (o1 ) ya que sino una restauración podría borrar el original con esta copia.

En Ia figura 2c se muestran las operaciones de mover y copiar documentos enlazados desde el sistema al shell del sistema operativo, mientras que en Ia figura 2d se muestran las operaciones de mover y copiar documentos enlazados desde el sistema hacia el sistema. En Ia figura 2e se muestran las operaciones de mover y copiar un documento externo desde el shell hacia el sistema. En el caso de mover, el documento tiene nuevos metadatos (es equivalente a Ia operación enviar), mientras que en el caso de copiar, el documento tiene nuevos metadatos y Ia operación restaurar del documento interno tendrá que preguntar si se desea sobrescribir.

En Ia figura 2f se muestran las operaciones de mover y copiar documentos enlazados desde el shell al sistema. En el cado de mover se puede decir que

es equivalente a enviar. En Ia figura 2g se muestran las operaciones de mover y copiar documentos enlazados desde el shell al propio shell. En el caso de Ia operación copiar, los documentos deben tener los mismos metadatos para ser una copia. En Ia figura 2h se muestran las operaciones de mover y copiar documentos enlazados desde el shell hacia el shell con el mismo origen. En el caso de mover no tiene ningún efecto Ia operación, mientras que en el caso de copiar, los documentos deben tener los mismos metadatos para ser una copia.

Según se ha descrito anteriormente, cada uno de los documentos del sistema tiene asignado un índice de accesibilidad que representa el uso que se hace de ellos. La manera de determinarlo debe ser proporcional a los accesos al documento con o sin modificación y debe tenerse en cuenta el momento en que se han producido estos accesos y Ia duración que han tenido. Volviendo a Ia comparación con Ia memoria humana, el hecho de abrir un fichero sin modificarlo (visualizarlo y/o imprimirlo) se puede contemplar como una operación de Maintenance Rehearsal (MR) o de mantenimiento de Ia información contenida en el documento, mientras que el hecho de abrir un documento y modificarlo (editarlo) se puede considerar como una operación de Elaboration Rehearsal (ER) o de elaboración.

El valor del índice de accesibilidad obtenido para cada documento permite ordenar los documentos en una cola según Ia importancia que tienen para el usuario y \a accesibilidad que deben tener (Ia manera de determinar el índice tiene que dar respuesta al uso que se hace de él por parte del usuario). En Ia presente realización, Ia fórmula utilizada para determinar el índice de accesibilidad de un documento es Ia citada anteriormente.

De Ia fórmula se desprende que el primer documento de Ia cola, es decir, el más importante para el usuario, debe tener el índice de accesibilidad más elevado. Queda claro también que el índice de accesibilidad aumenta

proporcionalmente al tiempo de uso del documento, con un factor de proporcionalidad que se hace más pequeño cuanto más grande sea el tiempo transcurrido desde el último cierre del fichero.

La manera de asignar a cada documento su índice de accesibilidad es Ia siguiente.

Cuando se accede a un documento nuevo o a un documento con un índice de accesibilidad inferior a un valor determinado por una limitación de ficheros (pertenece a Ia memoria IM, que será descrita más adelante), se Ie asigna el índice de accesibilidad más alto, más concretamente, en Ia presente realización se Ie asigna el índice de accesibilidad del primer documento de Ia cola antes del acceso, más 1. Esto se realiza siguiendo una estrategia Last In First Out (LIFO), con Ia que se consigue que el documento más valorado por el usuario sea el que se ha guardado más tarde (el último documento al que accede es el primero en ser presentado al usuario o el más valorado). En el caso de que el documento accedido tenga un índice de accesibilidad igual o superior al valor determinado por Ia limitación de ficheros (pertenece a Ia memoria SM, que será descrita más adelante), Ia determinación de su índice de accesibilidad se realiza según Ia fórmula descrita.

En cualquiera de las dos situaciones anteriores, para el resto de documentos de Ia cola, cuando se cierra el documento accedido, se aplica Ia fórmula anterior, a excepción de aquellos documentos menos usados por el usuario. A dichos documentos se les asigna un parámetro de desactivación cuando Ia pαi te __cníei α

3600 función " (t _j - t, ) x α es inferior a 1 , que indica que no es

necesario recalcular el índice de accesibilidad hasta que no vuelva a ser accedido en algún momento futuro, puesto que el índice nuevo siempre será igual al índice viejo. Seleccionando adecuadamente el valor de Ia constante α se pueden tener en cuenta más o menos ficheros atrás en el tiempo para

recalcular el índice de accesibilidad.

En Ia presente realización preferida, cualquier documento que se encuentre abierto tiene el mismo índice de accesibilidad que tenía en el momento de ser abierto. Alternativamente, el índice de accesibilidad de un documento abierto podría recalcularse cada cierto tiempo.

También podría considerarse Ia actualización del índice de accesibilidad de un fichero en base a acontecimientos futuros. Así, por ejemplo, si un usuario consulta cada lunes un documento determinado, el sistema podría incrementar automáticamente el índice de accesibilidad del documento, para que el lunes ocupe una de las posiciones más altas de Ia cola de documentos.

El valor del índice de accesibilidad de un documento no depende directamente del resto de valores del índice de accesibilidad de los documentos de Ia cola.

Si un documento gana en importancia, ve aumentado su índice de accesibilidad y avanza en Ia cola de documentos hasta Ia posición posterior al primer documento que encuentra con un índice de accesibilidad superior. Por

Io tanto, es evidente que un documento nunca se desplaza hacia posiciones inferiores de Ia cola, sino que es desplazado por documentos que superan su índice de accesibilidad. Nuevamente, este funcionamiento es análogo al del cerebro humano, en el que Ia nueva información sobrescribe a Ia vieja información debido a Ia limitación de Ia capacidad. Este mecanismo, tal como ya se ha comentado anteriormente, libra a Ia invención de recalcular el valor del índice de accesibilidad de Ia mayor parte de los documentos de Ia cola.

Es importante destacar que es necesario que el índice de accesibilidad sea disperso, de modo que sea muy poco probable que dos documentos coincidan en el mismo valor, evitándose conflictos al segmentar Ia cola de documentos. Para ello, Ia fórmula para el cálculo del índice de accesibilidad presenta Ia constante β, cuyo valor hace que el índice de accesibilidad sea más o menos

disperso, modulando Ia parte variable de Ia fórmula, β tiene como valor por defecto 1 , aunque puede tomar cualquier valor.

En Ia presente realización preferida, Ia memoria en Ia que se almacenan los documentos se divide en memoria interna o Internal Memory (IM) y memoria superficial o Surface Memory (SM). Haciendo una nueva analogía con el cerebro humano, puede considerarse que Ia memoria interna está ubicada en Ia parte interior del cerebro, haciendo que Ia información sea menos accesible y que sea necesario realizar una búsqueda para recuperarla, mientras que Ia memoria superficial corresponde a Ia superficie del cerebro, haciendo que Ia información sea más accesible. Como es evidente, el propio funcionamiento del sistema lleva a que los documentos almacenados en Ia IM sean muchos más que los documentos almacenados en Ia SM. El número de ficheros presentes en Ia SM viene determinado por el usuario, siendo en Ia presente realización preferida de 8.

La presencia de un documento en Ia SM o en Ia IM depende exclusivamente de su índice de accesibilidad. Aquellos documentos con mayor índice de accesibilidad son los que estarán, por razones obvias, en Ia SM (8 documentos en Ia presente realización preferida), con Io que serán más fácilmente accesibles, mientras que el resto de documentos de Ia cola estarán en Ia IM y será necesario realizar una búsqueda para acceder a ellos.

El funcionamiento de Ia SM emula en cierto modo al mecanismo de Ia Short- Term Store (STS), mediante el cual nueva información se guarda a menudo sobre vieja información, generando interferencia, es decir, modificación de Ia información vieja que se puede recordar con errores en algunos casos. Para el sistema objeto de Ia invención, el documento se mantiene íntegro pero pasa a un nuevo espacio que es Ia IM, en el que, como se ha comentado anteriormente, será necesario realizar una búsqueda cuando el usuario desee acceder a él. Cuando el usuario, tras el proceso de búsqueda, encuentre el

documento y realice un acceso abriendo el documento, éste se incorporará de nuevo a Ia SM. El usuario, en cualquier momento, puede retomar manualmente el documento a Ia IM, determinando el sistema el nuevo índice de accesibilidad del documento, dependiendo de Ia posición de Ia cola a Ia que ha sido movido. Igualmente, el usuario puede pasar un documento manualmente de Ia IM a Ia SM (por ejemplo, interaccionando con una interfaz gráfica de usuario).

Los documentos de Ia memoria interna que ocupen las últimas posiciones (el usuario puede determinar que documentos deben ser) se guardan comprimidos con el objetivo de ahorrar memoria. Teniendo en cuenta que el acceso a dichos documentos es mucho menor que el acceso a los documentos de Ia SM, el funcionamiento es del todo óptimo. Cuando se desee acceder a los documentos contenidos en dicho paquete, el sistema aplicará los atributos de búsqueda vigentes en el momento de Ia creación del paquete. Así, cualquier modificación futura (e.g. eliminación, modificación) de los atributos de búsqueda no afectará a Ia búsqueda de documentos de dicho paquete.

Con el tiempo, cada documento de Ia SM se sitúa en Ia posición que Ie corresponde dependiendo del uso que el usuario haga de él. En el caso de que, en algún momento, el usuario desee cambiar manualmente el orden de los documentos, únicamente debe arrastrar el documento de una ubicación a otra y el sistema Ie asigna un índice de accesibilidad adecuado a Ia nueva posición que ocupa en Ia cola (a partir del módulo para modificar el índice de accesibilidad).

Igualmente, el usuario puede desear enviar un documento que se encuentra en Ia SM a Ia IM. Para ello, el usuario debe seleccionar el documento que desea enviar y, por ejemplo, pulsar sobre un icono destinado al envío a Ia IM presente en Ia interfaz gráfica de usuario correspondiente, o seleccionar Ia

opción correspondiente en el menú contextual del documento. En el caso de que el usuario envíe el documento a Ia IM, el sistema provoca Ia apertura de una ventana en Ia que se indica al usuario los atributos de búsqueda y los valores que tiene para el documento. Los atributos que el usuario no haya valorado o que no valore en ese momento, quedan sin valor y no se pueden utilizar como criterio de búsquedas posteriores.

Para pasar de Ia SM a Ia IM, el sistema asigna al documento un índice de accesibilidad suficientemente inferior para que el documento desaparezca automáticamente de Ia SM. Por ejemplo, sería suficiente con asignarle un índice de accesibilidad un punto inferior al valor del índice de accesibilidad del documento con mayor índice de accesibilidad de Ia IM. Otra opción puede ser solicitar al usuario Ia ubicación deseada del documento en Ia IM.

Así como Ia función de Ia SM es dotar al usuario de un acceso inmediato a los documentos que utiliza habitualmente y las búsquedas se limitan a Ia navegación visual que realiza el usuario sobre una interfaz gráfica de usuario generada por el sistema, en el caso de Ia IM, en Ia que el volumen de información es mucho mayor, es necesario organizar los documentos para su posterior recuperación mediante búsquedas. Para ello es necesario asignar a cada documento una serie de atributos de búsqueda, siempre antes de que el documento "caiga" a Ia IM, es decir, cuando un documento se desplace de Ia SM a Ia IM por Ia propia dinámica de gestión documental del sistema, no existe Ia oportunidad de valorar campos de búsqueda que no hayan sido valorados anteriormente. La óptima asignación de dichos atributos a los documentos debe basarse en Ia automatización de Ia clasificación de dichos documentos, manteniendo a su vez Ia posibilidad de que el usuario los asigne manualmente utilizando sus propios mecanismos de ordenación.

Existen dos tipos de asignación de atributos a documentos, a partir del módulo para asignar atributos de búsqueda a un fichero: las realizadas explícitamente

por el usuario y las realizadas de forma automática por el sistema. Aunque es determinante Ia participación del usuario en Ia asignación de dichos atributos, puesto que es el que tiene mayor conocimiento de su propia información, también es cierto el elevado tiempo de dedicación requerido y Ia dificultad en determinar los valores adecuados para las parejas categoría-valor. Así, Ia clasificación de los documentos se basará principalmente en Ia clasificación automática por parte del sistema. Dichos procesos de clasificación automáticos se basan en el análisis del contexto del usuario.

En Ia presente realización preferida se pueden utilizar dos métodos de análisis de contexto: el estado del sistema en el momento en que el usuario accede a un documento, y Ia propagación de atributos hacia documentos relacionados.

En el caso del análisis de contexto según acceso, cuando un documento es creado o accedido, el sistema aprovecha para asignar atributos a partir del contexto de Ia sesión del usuario. Para ello utiliza dos mecanismos: el primero utiliza ayuda de las aplicaciones, mientras que el segundo utiliza las entradas del usuario existentes.

En el primer caso, puesto que Ia mayoría de usuarios utilizan habitualmente un conjunto pequeño de aplicaciones y éstas a su vez crean Ia mayoría de documentos del usuario, es necesario monitorizar dichas aplicaciones para obtener pistas acerca del contexto del usuario y poder utilizarlas para asignar atributos a los documentos. Por ejemplo, si un usuario guarda un documento adjunto a un email con asunto "RE: Informe de marketing", es evidente que el documento adjunto estará relacionado con "marketing" e "informe".

En el segundo caso, es posible extraer información de las entradas realizadas por el usuario, tales como el nombre del fichero o el directorio al que pertenece, así como de las consultas que realiza el usuario. Si, por ejemplo, el usuario realiza una búsqueda sobre "sistema de ficheros semántico" y escoge

un documento que únicamente tiene asignado el atributo "semántico", el resto de atributos "fichero" y "sistema" deben aplicarse al documento. También, si se presenta el resultado de una búsqueda en el orden que se considere más relevante, se puede utilizar como indicativo de éxito o fallo Ia posición del documento escogido por el usuario. Del mismo modo, es posible pedir al usuario que puntúe el resultado de Ia búsqueda a posteriori.

En el caso del análisis de contexto según relaciones entre documentos, si se establecen conjuntos de documentos interrelacionados, es posible compartir atributos entre dichos documentos, evitándose Ia asignación individual de atributos a documentos difíciles de clasificar. En Ia presente realización es posible utilizar dos métodos diferentes para crear relaciones de manera automática entre documentos:

1. Patrones de acceso del usuario. Si, por ejemplo, el usuario accede a

"SemanticFS.ps" y a "Gopal.ps" y a continuación realiza Ia actualización de "realted.tex", es más que probable que exista una relación entre estos tres documentos. En consecuencia, acceder a "related.tex" y crear "Memo.ps" puede indicar una relación transitiva.

2. Similitud de contenidos entre ficheros potencia imente relacionados. Únicamente es necesario realizar un análisis de contenido de los documentos y detectar similitudes de contenido entre varios documentos, de modo que se utiliza para definir relaciones basadas en el contenido y propagar los atributos automáticamente. Por ejemplo, diferentes versiones de un mismo documento se identifican fácilmente por su contenido y se pueden relacionar. Además, el análisis de las diferencias entre versiones de un mismo documento permite crear atributos específicos para cada versión, facilitando al usuario Ia tarea de localizar una versión concreta.

Dentro de Ia clasificación manual de documentos, se incluyen los siguientes mecanismos:

1. Asignación de un documento a una pila de documentos (para documentos sin clasificar); y

2. Asignación manual de valores a atributos (campos) definidos por el usuario, usando el método de asignación de un documento a una pareja atributo-valor.

1. El mecanismo de pilas se utiliza en el contexto de los documentos pendientes de clasificar y se implementa con iconos específicos distribuidos por el propio usuario en Ia interfaz gráfica de usuario generada por el sistema. Dichos iconos autocontienen los documentos que el usuario ha arrastrado sobre ellos. Además, el usuario puede crear en cualquier momento una pila nueva de documentos desde un menú contextual. Una pila no tiene nombre para el usuario, pero si una localización específica dentro de Ia interfaz gráfica, aunque existe Ia posibilidad de que el usuario pueda asignarle un nombre. El usuario puede arrastrar cualquier documento sobre una pila pero sin sobrepasar Ia capacidad máxima de Ia pila (en Ia presente realización, por ejemplo, 10 elementos). Un documento debe pertenecer a una sola pila, y el icono representativo de Ia pila debe indicar el número de documentos que contiene. El usuario puede acceder de forma rápida a los documentos de Ia pila situándose sobre el ¡cono; el sistema despliega entonces una ventana emergente limitada a no más de, por ejemplo, 10 elementos (capacidad máxima de Ia pila) con información del tipo de documento y el nombre. Los documentos aparecen en orden cronológico inverso al tiempo que fueron añadidos a Ia pila (FIFO), pudiendo el usuario sacar un elemento de Ia pila en cualquier momento, ya sea arrastrando Ia entrada de Ia lista de los documentos o pulsando sobre una opción de "eliminar" presente en el menú contextual del documento o mediante un icono o botón en Ia interfaz gráfica de usuario correspondiente. El documento eliminado se presenta en el centro

de la interfaz, y puede ser arrastrado por el usuario a otra pila.

También existe Ia posibilidad de arrastrar una pila sobre otra pila, reordenándose los documentos en función de Ia fecha más alta en cada una de las respectivas pilas. Si Ia capacidad de Ia pila resultante supera Ia capacidad máxima permitida, Ia operación no se realiza. Existe Ia posibilidad de eliminar una pila entera (menú contextual de Ia pila, botón o icono, etc.), distribuyéndose, en este caso, los documentos por toda Ia ¡nterfaz gráfica.

2. El método de asignación de documentos a una pareja atributo-valor se utiliza cuando el usuario agrega un nuevo documento al sistema o en cualquier momento que se Ie pida asignar atributos a un documento. Este mecanismo funciona de forma parecida al de las pilas, pero en este caso, el usuario arrastra el documento a un icono que simboliza el atributo. Al situarse sobre el atributo, se muestran los valores más relevantes en forma de satélites sobre el planeta atributo. El usuario puede arrastrar el documento sobre cualquiera de dichos satélites o, en caso de no encontrar ningún satélite adecuado, sobre el planeta correspondiente al atributo. En este último caso, el sistema muestra el resto de valores existentes en formato de lista emergente, similar a Ia lista de documentos de una pila. La navegación por Ia lista emergente es rápida porque el número de valores está limitado a un número visible de una sola vez. Si Ia lista no excede un número máximo de valores, el usuario puede crear un nuevo valor, mostrándose inmediatamente como un nuevo satélite dentro del planeta correspondiente al atributo. Es importante destacar que un mismo documento puede arrastrarse a cuantos atributos- valor desee el usuario. También es posible realizar un método de asignación a un documento de una pareja atributo-valor, es decir, realizar Ia asignación en el sentido contrario. En este caso, los atributos se arrastran a través de Ia interfaz sobre los documentos, pudiéndose arrastrar un mismo atributo sobre tantos documentos como desee el usuario.

Queda claro pues que para recuperar un documento de Ia IM será necesario realizar una búsqueda sobre ellos, debido al volumen de documentos almacenados. El sistema contempla que dicha búsqueda pueda realizarse sobre los atributos de búsqueda de los documentos, por nombre directamente sobre Ia cola de ficheros de una u otra zona, o pulsando sobre un ¡cono flecha presente en Ia interfaz gráfica que muestra los documentos de Ia IM, para pasar de una interfaz a otra, y así sucesivamente. Esta última opción únicamente será eficiente cuando el documento que se pretende recuperar no tenga un índice de accesibilidad muy bajo (no se encuentre en una posición muy baja de ¡a cola de documentos). Además, el sistema puede incorporar el módulo de indexación de texto, a partir del cual se consigue un acceso más significativo a los documentos de Ia IM.

Otra posibilidad para facilitar las búsquedas se basa en establecer relaciones categorizadas entre documentos, de manera que se puede acceder rápidamente a documentos con un índice de accesibilidad no necesariamente elevado pero que tienen una determinada relación con el documento que se está trabajando o que se ha obtenido como resultado de un proceso de búsqueda. La existencia de una relación categorizada se muestra en Ia interfaz gráfica de usuario junto al documento.

Cada tipo de memoria, es decir, Ia memoria interna (IM) y Ia memoria superficial (SM) puede estar subdividida en varias zonas. La presente realización preferida contempla Ia división de dichas memorias en una zona personal (PeZ) y una zona profesional (PrZ), aunque también es posible Ia utilización de otras zonas o incluso Ia creación de zonas nuevas por parte del usuario, tal como se ha descrito anteriormente. Cada una de dichas zonas presenta una interfaz gráfica de usuario del tamaño de Ia pantalla de visualización. El usuario configura en el sistema Ia distribución horaria de su jornada, indicando qué franjas horarias corresponden a su vida profesional y cuales a su vida personal. Cuando el usuario accede al sistema, visualiza el

panel de Ia SM correspondiente a Ia zona profesional o personal, dependiendo de Ia hora del día. Cabe destacar que un mismo documento puede pertenecer al mismo tiempo a Ia zona personal y a Ia zona profesional, sin que ello implique un doble consumo de memoria física del ordenador personal, pudiendo tener un índice de accesibilidad distinto para cada una de las zonas. Desde el punto de vista de organización interna del sistema, son Ia zona personal y Ia zona profesional las que están divididas en los dos tipos de memoria (SM y IM).

El sistema establece una contraseña para ser accedido y puede indicar si se aplica para una de las zonas o para ambas. Si se desea, el sistema permite tener para las dos zonas contraseñas independientes. Del mismo modo, es posible abrir el sistema por Ia zona activa por defecto sin contraseña, y solicitar una contraseña para cambiar de zona.

El valor de α y β de Ia fórmula para el cálculo del índice de accesibilidad puede ser diferente y personalizare para cada una de las zonas.

En el caso de que el ordenador personal del sistema se conecte a una LAN (ver figura 11 ) es posible realizar un espejo de Ia memoria de ficheros o solamente de una de las zonas, en un servidor. Un administrador de Ia LAN puede consultar y acceder a los ficheros de un determinado usuario tanto de Ia zona profesional como de Ia zona personal, pero sin utilizar las estructuras de organización y recuperación del usuario, es decir, el administrador únicamente tiene acceso a los contenidos. También es posible que el administrador tenga asignada una contraseña propia, de modo que cuando acceda a los documentos de un usuario, dichos documentos se ordenen según las estructuras organizativas del administrador y no del usuario.

En cualquier momento el usuario puede desear conmutar entre Ia zona personal y Ia zona profesional. Para ello, se dispone, por ejemplo, de un icono

en una interfaz gráfica del sistema.

También existe Ia posibilidad de que el usuario desee enviar un documento de Ia zona profesional a Ia personal o viceversa. En este caso, el envío se puede realizar mediante un ¡cono o botón destinado a ello, o mediante una opción del menú contextual del documento. El envío de un documento de una zona a otra equivale a mover el documento, es decir, el documento deja de pertenecer a Ia zona activa.

Si el usuario desea copiar un documento de Ia zona personal a Ia profesional o viceversa, debe seleccionar el documento de Ia zona activa y copiarlo a Ia otra zona mediante una opción de su menú contextual o pulsando sobre un icono existente para este fin. Copiar un documento a Ia otra zona supone que el documento sigue existiendo en Ia zona activa.

Ante Ia existencia de Ia zona profesional y Ia zona personal, es necesario realizar una indización de los ficheros electrónicos. El sistema utiliza dos colas de ordenación por uso: una cola para los ficheros personales y una cola para los ficheros profesionales. Cada una de estas colas está ordenada según el índice de accesibilidad de los ficheros que Ia componen y sus elementos son punteros a las posiciones de memoria en las que están almacenados dichos ficheros. Un mismo fichero físico puede estar referenciado en cada una de las colas, por Io que si un mismo fichero tiene dos referencias significa que está duplicado en Ia zona personal y Ia zona profesional, aunque los valores del índice de accesibilidad son diferentes.

A partir de todo Io descrito hasta el momento, se va a realizar a continuación una descripción de una realización preferida del procedimiento para gestionar información, objeto de Ia invención.

Como se puede ver en Ia figura 3, después de una etapa 100 de inicio, el

procedimiento comprende una etapa (A) en Ia que se accede a un documento. El acceso a dicho documento puede deberse a que ha sido enviado, movido o copiado desde el sistema de archivos de Microsoft Windows, o que se ha abierto un documento existente o un documento nuevo. Si se ha abierto un documento existente puede haber sido modificado (edición) o puede no haber sido modificado (visualización/impresión). Si se trata de un documento nuevo (sub-etapa A.1 ), muy probablemente habrá existido una edición del mismo. Sea cual sea el caso, en una etapa 102, se cierra el documento, Io que provoca, en una etapa I, una asignación automática al documento de atributos de búsqueda según el contexto de Ia sesión del usuario, para posteriormente solicitar, Ia asignación manual de atributos de búsqueda por parte del usuario. En dicha etapa I es posible mostrar los atributos asignados automáticamente para que el usuario los modifique o los valide.

A continuación, si se ha determinado que el documento es un documento nuevo (sub-etapa A.1 ), se realiza Ia verificación de Ia existencia de un documento duplicado (sub-etapa A.2). En caso de resultado afirmativo, se comunica al usuario, en una sub-etapa A.3, Ia existencia de dicho documento duplicado y se termina el procedimiento. En caso de resultado negativo, en una etapa F, se realiza Ia determinación del índice de accesibilidad del documento. En el caso de tratarse de un documento nuevo o de un documento de Ia IM, es necesario que ocupe Ia primera posición de Ia cola de documentos, por Io que se suma un punto al índice de accesibilidad del documento que ocupaba el primer lugar de Ia cola, antes de que el documento fuera accedido. En el caso de un documento de Ia SM, Ia determinación del índice de accesibilidad se realiza a partir de Ia fórmula descrita anteriormente. En una etapa B, se asigna el índice de accesibilidad obtenido al documento, mientras que se recalcula, en una etapa D, el índice de accesibilidad de cada uno de los documentos que forman parte de Ia cola, excepto para aquellos documentos que tienen asignado un atributo de desactivación porque llevan mucho tiempo sin ser accedidos.

Una vez determinados y asignados todos los índices de accesibilidad, se procede, en una etapa C, a ordenar los documentos de Ia cola a partir de sus índices de accesibilidad, de manera que los documentos avanzan en Ia cola hasta Ia posición posterior al primer documento con un índice de accesibilidad superior, Io que supone desplazar hacia posiciones inferiores a los documentos con índice de accesibilidad menor. Cuando todos los documentos han sido posicionados en Ia cola, se asigna, en una etapa G, a los 8 documentos que ocupan las posiciones más altas, es decir, a los 8 documentos con índice de accesibilidad más alto, un atributo de recuperación para indicar que forman parte de Ia SM Todos los documentos que no tienen asignado dicho atributo de recuperación se entiende que forman parte de Ia IM. En una etapa H, los documentos que forman parte de Ia SM son mostrados al usuario mediante una interfaz gráfica de usuario, para que puedan ser accedidos con Ia simple navegación visual a través de dicha interfaz gráfica.

Es importante destacar que alguna de las etapas citadas puede realizarse en otras posiciones dentro del procedimiento. Así, por ejemplo, Ia etapa D de determinación del nuevo índice de accesibilidad de los documentos de Ia cola podría realizarse a intervalos predeterminados de tiempo, sin esperar que un documento haya sido accedido. Lo mismo sucede con Ia etapa I de asignación de atributos de búsqueda, que podría repetirse en el tiempo según conveniencia del usuario.

Por otro lado, pueden existir también otras etapas no contempladas en el procedimiento porque no tienen una posición definida en el tiempo. Por ejemplo, puede existir una etapa K de modificación del índice de accesibilidad de un documento por parte del usuario, el cual puede arrastrar cualquier documento a una nueva posición en Ia cola; una etapa L de exportación de Ia cola de documentos, junto con sus atributos, para realizar, por ejemplo, una

copia de seguridad; una etapa de importación M de por Io menos un documento para, por ejemplo, recuperar una copia de seguridad; o una etapa N de indexación del texto de por Io menos un documento del conjunto de documentos del sistema.

Es importante destacar también que el procedimiento descrito es el mismo tanto para Ia zona profesional como Ia zona personal.

Puesto que los módulos del programa de ordenador generan una multitud de diferentes interfaces gráficas de usuario, a continuación se describirán algunos ejemplos que incluyen algunos de los elementos de control más importantes. Queda claro que Ia generación de las interfaces gráficas de usuario, que es una parte mínima del objetivo del sistema, sirve principalmente para facilitar Ia interacción entre el usuario y dicho sistema. A partir de dicha interacción, el sistema obtiene los datos necesarios para realizar acciones determinadas.

Como se puede ver en Ia figura 4, el sistema genera una interfaz gráfica de usuario 1 del tamaño de Ia pantalla de visualización, correspondiente a una de las zonas (profesional o personal). Dicha interfaz 1 , por defecto, al iniciarse el sistema, muestra los documentos 2 de Ia memoria superficial (SM) ₁ más concretamente, los 8 documentos con mayor índice de accesibilidad de Ia cola de documentos (tienen asignado el atributo de recuperación), correspondientes a Ia zona activa en Ia hora del día, en su parte derecha 1a. Los documentos 2 dentro de Ia interfaz 1 están ordenados por defecto según su índice de accesibilidad 3.

Un documento 2 en cuestión, desaparecerá de Ia interfaz 1 en el momento que Ia capacidad del mismo esté llena y su índice de accesibilidad 3 sea inferior al del resto de documentos de Ia interfaz. En cierta manera será como si el documento hubiese sido olvidado por el usuario por interferencia de

nuevos documentos, pero el documento seguirá guardado en Ia memoria interna [IM). Como ya se ha comentado anteriormente, Ia capacidad máxima de Ia interfaz 1 viene determinada por el usuario, siempre teniendo en cuenta las características de Ia pantalla de visualización y las limitaciones físicas de Ia visión humana.

Como también se puede ver en Ia figura 4, el sistema no substituye o enmascara para nada el sistema de ficheros del sistema operativo Microsoft Windows XP. En Ia parte izquierda 1 b de Ia interfaz 1 se muestra Ia estructura de carpetas 4 propia de dicho sistema operativo, en Ia que se puede observar el directorio 5 que almacena todos los documentos gestionados por el sistema. Además, como se ha comentado anteriormente, es posible que el sistema gestione ficheros que no se encuentran en el directorio 5, estableciendo un enlace a los mismos. Por cuestiones de claridad, cuando se abre el directorio "Memo", los ficheros que no se encuentran físicamente en Ia carpeta se indican visualmente con una marca, para que el usuario, si Io desea, pueda hacer una captura hacia adentro de Ia carpeta. Los ficheros enlazados también son visibles desde fuera del sistema, mientras que el resto de fichero no Io son. Cuando se visualizan desde fuera, los ficheros aparecen marcados para indicar al usuario que se trata de ficheros enlazados.

Así mismo, cualquier fichero externo a Ia carpeta "Memo", perteneciente al sistema de ficheros del sistema operativo, que sea accedido, queda automáticamente enlazado con el sistema. De este modo, a Io largo del tiempo, todos aquellos ficheros que hayan sido accedidos por el usuario por Io menos una vez, estarán enlazados con el sistema, excepto aquellos ficheros que el usuario decida desenlazar.

En Ia figura 5 puede verse una ¡nterfaz gráfica de usuario 6, a partir de Ia cual se realiza el paso de Ia zona personal a profesional y viceversa. Para ello, Ia interfaz cuenta con una barra de operaciones 7 que integra un elemento de

control 8 para realizar dicho cambio de zona, de modo que cuando el usuario actúa sobre dicho elemento de control 8 mediante, por ejemplo, el ratón, se genera una señal de control que provoca el cambio de zona, mostrándose una nueva interfaz con los documentos de Ia SM de Ia zona correspondiente. En dicha figura 5, los documentos 2 se muestran en forma de iconos, estando ordenados según su índice de accesibilidad de izquierda a derecha y de arriba a abajo (dicha ordenación puede venir determinada por el propio usuario). Además, Ia barra de operaciones 7 muestra las operaciones más habituales respecto el control de las zonas.

Como puede verse en Ia figura 6, el sistema comprende también una interfaz gráfica de usuario 9 para realizar Ia asignación de atributos a los documentos 2. La interfaz 9 comprende una barra de operaciones 10 que integra un elemento de control 11 , 12, 13 para cada grupo de atributos ("Urgente", "Autor", y "Proyecto"), de modo que el usuario únicamente debe arrastrar el documento 2 sobre el atributo 11 ; 12; 13 que quiera asignarle. Dichos atributos están ordenados según el uso que hace de ellos el usuario. Cuando el documento se dispone, por ejemplo, sobre el elemento de control 11 que corresponde al atributo "Urgente", se genera una señal de control que provoca Ia aparición de los diferentes valores que engloba el atributo, en forma de un menú desplegable. El usuario debe arrastrar el documento 2 sobre el valor deseado y soltar el botón del ratón para que se genere una señal de control que asigne dicho valor al documento. También es posible asignar el atributo general 11 ; 12; 13 al documento si ninguno de los valores corresponde al deseado. Para ello, el usuario debe arrastrar el documento sobre el atributo 11 y soltar el botón del ratón, Io que genera en el sistema una señal de control que asigna el atributo 11 al documento. Es importante recordar que a un mismo documento se Ie pueden asignar todos aquellos atributos que se deseen.

En Ia figura 7 se muestra Ia barra de tareas 14 de Windows (Taskbar), en Ia

que se ha integrado un elemento de control de búsquedas 15 de documentos en Ia memoria interna (IM). Dicho elemento de control comprende un cuadro de texto 15a editable, en el que se introduce el criterio de búsqueda, y un elemento de control en forma de botón 15b, que cuando es accionado por el usuario mediante el ratón, genera una señal de control que inicia una búsqueda dentro de los documentos de Ia memoria interna. El resultado es mostrado a través de una interfaz gráfica de usuario. El funcionamiento de Ia barra de búsquedas 15 es el mismo en Ia zona profesional y Ia zona personal.

Alternativamente, Ia figura 8 muestra una ventana de diálogo 16 con opciones de búsqueda 17, que aparece cuando se arranca una búsqueda a partir de Ia barra de búsquedas 15 de Ia figura 7. Cuando se actúa sobre el botón 15b de dicha barra 15, se genera una señal de control que provoca Ia aparición de Ia ventana de diálogo 16. Después de que el usuario active o desactive las opciones deseadas, actúa sobre un botón "Buscar" 18 para generar una señal de control para que el sistema realice una búsqueda en los documentos de Ia memoria interna (IM) según las opciones configuradas en Ia ventana 16.

Como se puede ver en Ia figura 9, Ia integración del sistema objeto de Ia invención en Microsoft Windows es total. La figura muestra Ia barra de tareas 14 de Windows, con Ia barra de búsquedas 15 (figura 5), y el Explorador de Windows 19 con un menú contextual 20 específico del mismo, que incluye algunas de las acciones 21 más habituales para enviar y/o relacionar documentos al sistema.

De este modo, si el usuario desea enviar un documento (puede hacerlo también para una pluralidad de documentos) desde el sistema de ficheros de Windows al sistema objeto de Ia invención, para que sea gestionado por éste, existen varias opciones. Primeramente, el usuario debe seleccionar el documento que quiere enviar, para posteriormente:

- Arrastrar el documento sobre el ¡cono representativo del sistema en el escritorio de Windows y soltar el botón del ratón, para generar una señal de control que provoque el envío del documento a Ia memoria superficial (SM) de Ia zona activa en ese momento, si Ia aplicación está en funcionamiento, o en Ia zona activa por defecto si el sistema está cerrado.

- Provocar Ia aparición del menú contextual 20 referente al documento que el usuario desea enviar, con Ia acción del ratón, y seleccionar Ia opción "Enviar" 22 de entre las opciones 21 , para generar una señal de control que provoque el envío del documento a Ia memoria superficial (SM) de Ia zona activa en ese momento, si Ia aplicación está en funcionamiento, o en Ia zona activa por defecto si el sistema está cerrado. Como se puede ver en Ia figura 9, dicho menú contextual comprende un submenú de nombre "MeMo" que incluye todas las operaciones relativas al sistema accesibles desde, por ejemplo, el Explorador de Windows. Dicho submenú únicamente se visualizará cuando el fichero seleccionado supere el filtro del tipo de fichero soportado por el sistema. Entre las operaciones soportadas destacan: enviar/sacar un fichero, enlazar/desenlazar un fichero, clasificación simple directa, acceso a Ia pantalla de clasificación, enviar/sacar un fichero a una zona, o enlazar/desenlazar un fichero a una zona.

En cualquiera de los casos, el documento es considerado como un documento nuevo para el sistema y por Io tanto se guarda en Ia primera posición de Ia cola con el índice de accesibilidad más grande, es decir, el índice de accesibilidad existente mayor hasta el momento, más 1.

El hecho de que el sistema esté cerrado no significa que no esté activo, es decir, aunque Ia interfaz gráfica que muestra los documentos de Ia SM no esté abierta, el sistema en background siempre está activo y ejecutándose. Dicha

característica se indica visualmente a través del sistema operativo (e.g. System Tray). Por Io tanto, Ia ordenación automática de los ficheros que realiza el sistema de Ia invención no requiere que ninguna interfaz gráfica de usuario del sistema esté abierta.

En Ia figura 10 se puede ver una posible interfaz usuario para realizar una búsqueda en los documentos pertenecientes a Ia IM. Cabe recordar que Ia manera más eficiente para acceder a un documento contenido en Ia IM es a partir de una búsqueda, definiendo los atributos de búsqueda que deben tener asignados los documentos. Para ello, dicha interfaz comprende una barra de herramientas para realizar acciones sobre los documentos, una pluralidad de elementos 111 de configuración de Ia búsqueda, una primera zona 112 de Ia interfaz en Ia que se muestra toda Ia información relacionada con el fichero seleccionado (nombre, ubicación, atributos asignados, índice de accesibilidad, etc.), una segunda zona 113 de Ia interfaz, en Ia que se muestran los documentos que cumplen con Ia estrategia de búsqueda establecida por el usuario 102, estando representado cada uno de dichos documentos por su nombre 114 (o su icono representativo), su índice de accesibilidad 115, su formato 116, es decir, si es un documento interno, enlazado, etc., su ubicación actual 117, y su ubicación original 118, por si el usuario decide restaurar el documento a su ubicación original.

En Ia primera zona 112 se puede ver Ia siguiente información:

. Nombre alternativo (etiqueta) y nombre físico del documento; . Localización del documento;

. Información acerca de avisos pendientes; • Lista de atributos y valores del documento.

El Nombre alternativo (etiqueta) y nombre del documento muestra el nombre alternativo junto con el nombre del documento. Si un documento no tiene un nombre alternativo se mostrará sólo su nombre. Un documento puede tener

un nombre alternativo usando Ia opción "Cambiar etiqueta..." desde el menú contextual de MemoDesk.

En Ia localización del documento, si el documento está enlazado, se muestra 5 el camino para encontrar el documento en el sistema de archivos. Si el documento esta en el sistema, informa que es un documento interno.

En Ia Información acerca de avisos pendientes, se muestra un resumen de Ia información de aviso para el documento. Si el documento no tiene avisos 10 pendientes no muestra nada. Un documento puede tener un aviso pendiente si se ha definido usando Ia opción "Asignar aviso..." desde el menú contextual del sistema.

En Ia Lista de atributos y valores del documento, se muestra Ia lista de 15 atributos y valores definidos para el documento seleccionado.

En Ia figura 11 se muestra un sistema de comunicaciones que comprende tres ordenadores 121 , 122, 123 interconectados a través de una red de área local (LAN) 124, comprendiendo cada uno de los ordenadores el sistema 125, 126,

20 127 para gestionar información descrito anteriormente. Por Io tanto, dichos sistemas para gestionar información están interconectados a través de Ia LAN 124. Obviamente, el sistema para gestionar información puede estar ¡mplementado en forma de un programa de ordenador que se ejecuta sobre los ordenadores 121 , 122, 123.

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A partir de dicha configuración descrita, los ordenadores pueden compartir documentos entre ellos a través de Ia LAN 124, ya sea de una manera manual, es decir, el usuario de un sistema envía un documento a otro usuario, como mediante Ia utilización del módulo para crear un flujo de trabajo

30 (workflow), es decir, un usuario puede generar un workflow para que uno o más de sus documentos aparezca en el sistema para gestionar información,

de otro usuario.

Además, con dicha configuración, se obtiene una red distribuida (inteligencia distribuida), en Ia que, por tanto, no existe un servidor sobre el que atacan todos los ordenadores 121 , 122, 123, sino que, a Ia vez, todos los ordenadores actúan como servidores de información. De esta manera se obtiene una red 124 con una alta eficiencia.

Por otro lado, puesto que todos los ordenadores de Ia red, por ejemplo, Ia red de una empresa, están interconectados, el sistema permite, a cada uno de los sistemas para gestionar información, añadir atributos de búsqueda relacionados con Ia empresa, de manera que se facilita Ia localización de documentos relacionados con Ia misma. En este caso, es posible Ia incorporación de un servidor central que almacene todos los documentos de Ia empresa, para que estén accesibles para todos los usuarios de Ia red. Obviamente tiene que existir una administración de usuarios, para determinar, entre otras cosas, que usuarios de Ia red pueden o no acceder a dicho servidor.

La comunicación entre los diferentes ordenadores se realiza mediante enlaces peer-to-peer, Io que favorece que no exista saturación en Ia red, puesto que no interviene un servidor que genere un cuello de botella. Los ordenadores, por ejemplo, ios ordenadores 121 , 122, involucrados en una comunicación, hablan entre ellos y se pasan documentos entre ellos, sin Ia intervención de otro ordenador, tal como un servidor. Por Io tanto, el sistema de Ia invención permite Ia compartición de ficheros y el workflow asociado a los mismos, sobre enlaces peer-to-peer en una red de área local.

Además, el sistema de Ia figura 11 puede incorporar un servidor "tonto" (no mostrado) que comprende un repositorio de documentos no entregados, de manera que si se debe realizar Ia entrega de un documento a un ordenador,

por ejemplo, el ordenador 123, y este no está presente en ese momento en Ia red porque está, por ejemplo, apagado o desconectado, dicho repositorio almacena el documento hasta que el ordenador 123 vuelva a estar en línea. En principio, puesto que se trata de un servidor "tonto", debe ser el propio ordenador el que interrogue al servidor sobre si contiene algún documento para él y, en caso afirmativo, debe ser el propio ordenador 123 el que Io descargue.

Como se muestra en Ia figura 12, el sistema de Ia figura 11 puede comprender un servidor 130 con una base de datos 131 de copias de seguridad automáticas de Ia información contenida en los sistemas para gestionar información de cada uno de los ordenadores 121 , 122, 123, pudiendo estar dicho servidor 130 dispuesto local o remoto. En el caso de que se encuentre remoto, los ordenadores deben estar conectados al servidor mediante, por ejemplo, una extranet o Internet.

Puesto que Ia copia de seguridad se hace únicamente de Ia información utilizada por cada usuario y no de todo el ordenador, el sistema es más eficiente que los sistemas conocidos. La realización de las copias de seguridad ocupa muy poco ancho de banda de Ia red/Extranet-Intemet, y Ia restauración de datos perdidos o el acceso a los mismos es muy rápido. En dicha figura 12, los elementos correspondientes a Ia figura 11 están designados con las mismas referencias numéricas.

En Ia figura 13 se muestra un sistema de comunicaciones que comprende los ordenadores 121 , 122, 123, Ia red de área local 124 que los ¡nterconecta, de acuerdo con Ia figura 11 , un servidor 140 de contenidos digitales 141 , conectado a Ia LAN 124 mediante una extranet o Internet, y una pasarela inteligente 142, dispuesta entre Ia LAN y el servidor 140 de contenidos digitales, para adaptar los contenidos del servidor de contenidos digitales al sistema para gestionar información de cada uno de los ordenadores.

Así, cuando el usuario de uno de los ordenadores 121 ; 122; 123 realiza una consulta sobre el servidor 140 de contenidos, dicho servidor envía los contenidos que coinciden con Ia consulta al ordenador en cuestión, y Ia pasarela inteligente 142, antes de que dichos contenidos alcancen el ordenador, realiza una preclasificación de los mismos a partir de los parámetros de consulta utilizados por el usuario durante su acceso al servidor de contenidos digitales. Estos parámetros son añadidos por Ia pasarela inteligente a los documentos en el momento de Ia descarga, y permite su posterior clasificación en el sistema para gestionar información. De esta manera, el usuario puede obviar Ia tarea de asignar metadatos (e.g. atributos de búsqueda) a sus documentos y contenidos digitales.

A pesar de que se han descrito y representado realizaciones concretas de Ia presente invención, es evidente que el experto en Ia materia podrá introducir variantes y modificaciones, o sustituir los detalles por otros técnicamente equivalentes, sin apartarse del ámbito de protección definido por las reivindicaciones adjuntas.

Por ejemplo, el escenario planteado podría ser sustituir o encapsular por completo el sistema de archivos del sistema operativo, por el sistema de Ia invención.

Por otro lado, el usuario puede definir a su gusto Ia extensión de Ia memoria superficial (SM), aunque es conveniente que esté limitada por el número de ficheros que pueden ser visualizados en una interfaz gráfica de usuario del tamaño de Ia pantalla del ordenador.

A pesar también de que las realizaciones descritas de Ia invención con referencia a los dibujos comprenden sistemas de computación y procesos realizados en sistemas de computación, Ia invención también se extiende a

programas de ordenador, más particularmente a programas de ordenador en o sobre unos medios portadores, adaptados para poner Ia invención en práctica. El programa de ordenador puede estar en forma de código fuente, de código objeto o en un código intermedio entre código fuente y código objeto, tal como en forma parcialmente compilada, o en cualquier otra forma adecuada para usar en Ia implementación de los procesos de acuerdo con Ia invención. El medio portador puede ser cualquier entidad o dispositivo capaz de portar el programa.

Por ejemplo, el medio portador puede comprender un medio de almacenamiento, tal como una ROM, por ejemplo un CD ROM o una ROM semiconductora, o un medio de grabación magnético, por ejemplo un floppy disc o un disco duro. Además, el medio portador puede ser un medio portador transmisible tal como una señal eléctrica u óptica que puede transmitirse vía cable eléctrico u óptico o mediante radio u otros medios.

Cuando el programa de ordenador está contenido en una señal que puede transmitirse directamente mediante un cable u otro dispositivo o medio, el medio portador puede estar constituido por dicho cable u otro dispositivo o medio.

Alternativamente, el medio portador puede ser un circuito integrado en el que está encapsulado (embedded) el programa de ordenador, estando adaptado dicho circuito integrado para realizar, o para usarse en Ia realización de, los procesos relevantes.